Les préposés au document fonctionnent dans un environnement de bureau et servent à la relecture et à la modification de documents. Ces documents vont des manuels d’entreprise aux dossiers de patients dans un hôpital. Les documents peuvent être des fichiers ou des formulaires pour les clients, ou à des fins internes uniquement. À l’occasion, les documents contiennent des informations confidentielles, de sorte que les préposés peuvent avoir besoin d’une autorisation de sécurité.
Responsabilités
Les contrôleurs de documents inspectent les documents pour en vérifier l'exactitude du contenu et les spécifications visuelles. Les préposés au document enlèvent les agrafes, marquent les pages, corrigent les coins pliés ou déchirés et trient les documents en fonction des spécifications du client. Les preppers de document modifient et corrigent des informations incorrectes Les enregistrements de documents sont conservés physiquement ou électroniquement conformément aux politiques et procédures de la société. En plus de préparer des documents, ils effectuent souvent des tâches administratives générales, telles que répondre au téléphone, prendre des messages, en faire des copies et s'acquitter de toute autre tâche qui leur est confiée.
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Les préparateurs de documents doivent pouvoir rester assis pendant de longues périodes et doivent porter une extrême attention aux détails. Les préposés doivent maîtriser les ordinateurs, car ils utilisent des ordinateurs et d’autres équipements de bureau, tels que des scanners et des télécopieurs. Les préposés au document doivent avoir d'excellentes compétences en communication verbale et écrite et la capacité de distinguer différents types de formulaires et de documents. Une autorisation de sécurité peut être requise si le poste exige de travailler avec des informations confidentielles. Preppers possède généralement une expérience de travail dans un environnement de bureau.
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Un diplôme d'études secondaires ou de formation générale est habituellement exigé. toutefois, selon le type de documents, l'entreprise peut exiger un diplôme d'associé; Les cabinets d’avocats exigeront du préposé aux documents qu’il possède une expérience juridique ou un certificat de parajuriste. Dans certains cas, il est nécessaire de connaître le secteur des prêts hypothécaires, car les préposés peuvent préparer des documents hypothécaires pour leurs clients.
Un salaire
En date du 26 mai 2011, le salaire annuel d'un préparateur de documents s'élevait à 36 000 dollars par an, selon un site Web consacré à l'emploi. Le salaire peut varier en fonction du type d’entreprise; les personnes qui travaillent avec des documents hautement confidentiels reçoivent un salaire plus élevé.
