L’assistant administratif d’une association de propriétaires de maison (HOA) est un professionnel qui soutient les activités d’une association de quartier. Ces personnes doivent être extrêmement minutieuses et capables d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Les employeurs recherchent souvent des assistants administratifs HOA qui ont au moins un diplôme d’études secondaires ou une formation générale, mais un diplôme d’associé de deux ans est particulièrement souhaitable. L'emploi d'assistants administratifs devrait augmenter de 11% entre 2008 et 2018, selon le Bureau of Labor Statistics du département américain du Travail. Les salaires moyens des assistants administratifs des associations de propriétaires au moment de la publication étaient de 34 000 $, selon SimplyHired.com.
$config[code] not foundTâches initiales
Un assistant HOA est chargé de recevoir les visiteurs et de diriger les invités vers la personne ou la zone appropriée au bureau de HOA. En outre, l’assistant doit répondre facilement aux appels téléphoniques d’un responsable de communauté indisponible et organiser des téléconférences si nécessaire. Préparer le courrier et la correspondance sortants et en faire des copies est également une tâche importante des assistants HOA. Ces professionnels doivent également servir de ressource pour le public lorsque le community manager est absent.
Tâches informatiques
La gestion des bases de données informatiques HOA incombe aux assistants administratifs HOA. Les assistants mettent également à jour les sites Web. Cela pourrait inclure la fourniture de nouvelles dates de réunion ou de réponses actuelles à la section de questions et réponses de l’association. Les assistants administratifs doivent pouvoir taper rapidement et utiliser efficacement un logiciel de traitement de texte et un tableur. En outre, ils devront peut-être aider à organiser des présentations de diapositives pour les réunions. La mise à jour des listes de membres du conseil HOA et la mise à jour des formulaires communautaires sont également des responsabilités précieuses dans ce rôle.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTravaux de communication
L’une des tâches les plus importantes de l’assistant administratif est de servir de visage à la SHO d’une communauté. Les assistants administratifs HOA doivent entretenir des relations professionnelles avec leurs clients. En outre, ils publient des bulletins d'information périodiques à l'intention des propriétaires de maison de la région. Il est du devoir de l’adjointe administrative HOA de lire le courrier postal et de remettre la correspondance au responsable de la communauté avec les fichiers appropriés. Les assistants administratifs de HOA doivent également parfois générer des lettres de violation de la conformité.
Autres responsabilités
Un assistant administratif HOA est responsable de la coordination des réunions, de la réservation des installations et de la préparation des ordres du jour des réunions. Ils doivent transcrire les procès-verbaux lors des réunions. Ces assistants aident également à préparer les paquets de demandes d'approbation architecturale lorsque cela est nécessaire. La gestion d'un système de classement des affaires d'association pour les statuts, règlements et autres documents importants de l'association est également importante pour ce poste. Les assistants HOA approuvent les factures de paiement et émettent les enregistrements des permis spéciaux demandés par l'association.
