La création d'un lieu de travail sans papier aide les entreprises à économiser de l'argent et à dépenser moins, mais les met également sur la voie d'un environnement plus écologique. Si vous envisagez d'échanger des classeurs remplis d'une multitude de documents contre un système sans papier, mais que vous ne savez pas par où commencer, jetez un coup d'œil aux 10 étapes suivantes pour passer au sans papier.
Aller sans papier au travail
Partager des fichiers numériquement
Au lieu de compter sur l'imprimante pour imprimer des hordes de documents, partagez des fichiers avec des collègues par le biais de méthodes numériques, telles que Google Docs. De plus, comme ce service gratuit via Gmail enregistre de manière continue, les fichiers de travail ne seront jamais perdus, contrairement à un photocopieur!
$config[code] not foundNick Candito, cofondateur et PDG de Progressly, a expliqué à Small Business Trends que le sans papier était un moyen essentiel d'aider les entreprises. Parlant d’observance et de la façon dont la numérisation améliore les pratiques de travail, Candito a déclaré:
«Il ne fait aucun doute que la numérisation améliore la collaboration. Lorsque tout le monde peut accéder aux documents essentiels et collecter systématiquement les informations correctes pour la bonne personne, le cas échéant, vous graissez les rouages de votre moteur de communication intra-entreprise. "
Stocker des fichiers dans le nuage
Les entreprises de toutes tailles ont besoin de paperasserie qui, rapidement, devient une exigence de stockage importante. Au lieu de ranger des documents importants dans les classeurs, rangez-les facilement dans des systèmes basés sur le cloud, tels que Dropbox. Ces systèmes numériques sans papier vous permettront d'économiser des quantités incroyables d'espace dans le bureau. Ils vous aideront également à protéger vos documents essentiels.
Numérisation et télécopie non plus
La numérisation et la télécopie de documents nécessitent l'utilisation de papier. Aidez votre entreprise à être sans papier en utilisant une application de numérisation sur votre téléphone pour numériser des documents. Les documents enregistrés peuvent ensuite être convertis en PDF et partagés avec des collègues par courrier électronique.
Encourager les communications numériques
Encouragez votre personnel à adopter une culture de la communication numérique, en remplaçant les anciennes méthodes de communication sur papier, telles que l'envoi de factures et de fiches de paie, par des méthodes numériques telles que les courriers électroniques et les messages instantanés.
S'appuyant sur la communication numérique au lieu de messages sur papier, vous gagnerez du temps. Selon Candito, l'utilisation de flux numériques plutôt que de papier permet à la direction de «surveiller votre entreprise et vos collaborations clés en temps réel et en vue d'analyser les goulots d'étranglement afin de les améliorer et, partant, d'améliorer les résultats».
Échange de factures et de relevés de compte pour des commandes numériques
Qu'il s'agisse de factures d'énergie, de relevés bancaires ou de factures d'entrepreneurs, toutes les entreprises génèrent des factures et des relevés. Si vos factures sont encore créées sur papier, demandez simplement à ce qu’elles soient envoyées sous forme numérique. De manière générale, les banques et autres organisations, par exemple, préfèrent envoyer des relevés numériques et du courrier, car cela permet de réduire les coûts d’impression et d’envoi.
Générer des cartes de visite numériques
Les cartes de visite, bien qu'essentielles, requièrent d'importantes quantités de papier gourmand. Au lieu de gonfler votre portefeuille avec une liasse de cartes de visite, numérisez votre carte de visite. De nombreux logiciels et applications sont disponibles, tels que Pearl Scan et CamCard, qui permettent de numériser des cartes de visite et de les convertir en un document numérique.
Utiliser des signatures électroniques
Même nos signatures peuvent être signées électroniquement. Au lieu d'imprimer un document, de le signer physiquement avec un stylo et de l'envoyer à un destinataire, les signatures peuvent être signées électroniquement, ce qui évite des tâches fastidieuses et coûteuses. Abode Reader peut être utilisé pour signer des documents sans rien imprimer.
De telles méthodes numériques peuvent aider à améliorer la sécurité d’une entreprise. Candito explique: «Grâce aux processus numérisés, identifiez la gouvernance et les contrôles d'accès pour vous assurer que seules les bonnes personnes peuvent accéder à certains documents et systèmes."
Tamiser et trier les documents existants
Pour réussir à créer un bureau sans papier, vous devez effacer une partie de la paperasse existante qui est peut-être restée au bureau ces 20 ou 30 dernières années. Consacrez une matinée, ou plus longtemps, à passer au crible les vieux papiers et à déterminer ce qui peut être passé dans la déchiqueteuse. En éliminant les tâches administratives superflues du bureau, vous gagnerez de la place, en plus d’être incroyablement satisfaisant!
Rendre les réunions sans papier
Plutôt que de distribuer des documents papier lors de réunions, utilisez des projecteurs et une technologie qui transmet les informations que vous souhaitez partager à partir d'une source visuelle.
Former le personnel à être plus numérique
Une entreprise sans papier nécessite un certain savoir-faire numérique. Des tâches telles que l'envoi de documents par courrier électronique à l'utilisation de systèmes basés sur le cloud pour stocker des fichiers, si votre personnel manque de perspicacité numérique, investir du temps et de l'argent dans leur formation, sera probablement un investissement à long terme enrichissant et précieux.
Selon Candito, l’absence de papier permet d’optimiser les performances et les résultats nets de l’entreprise, indiquant:
«En fin de compte, vous visez une meilleure expérience client et par conséquent un résultat net amélioré.
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