Le procès-verbal de la réunion d’une association ou d’une organisation constitue le compte rendu officiel des mesures prises par le conseil d’administration du groupe, mais il ne s’agit pas d’une transcription exhaustive. Trop de détails peuvent donner une image déroutante de ce qu’une réunion a accompli et inciter à une interprétation erronée. La rédaction de comptes rendus de réunion appropriés doit être concise, précise et respecter les pratiques habituelles.
$config[code] not foundCommencez le procès-verbal avec le nom de l’organisation et notez la date et le lieu de la réunion. Le procès-verbal doit indiquer tous les membres du conseil présents, la présence d'un quorum et l'heure de la convocation de la réunion. Le secrétaire doit également enregistrer l'heure à laquelle les membres du conseil arrivent en retard ou partent tôt pour avoir une trace claire de la présence des votes.
Suivez l’ordre du jour pour cocher les points soulevés en premier, tels que les corrections et les ajouts au procès-verbal de la réunion précédente, l’acceptation du rapport du trésorier ou la présentation de rapports de comités qui ne nécessitent aucune action supplémentaire. Pour les rapports écrits tels qu'une mise à jour du trésorier, il suffit de joindre le rapport au procès-verbal. Pour les rapports oraux, résumez brièvement.
Notez l'essentiel des actions entreprises par un conseil, mais pas par un dialogue permanent entre ses membres. Lorsqu’une motion est présentée, enregistrez qui a présenté la motion et qui l’a appuyé, ainsi que le résultat du vote. Notez les autres actions prises lors de la réunion qui ne sont pas soumises au vote, telles que le président du conseil d’administration assignant des tâches pour un événement d’association à venir, les membres du conseil d’administration se portant volontaires pour faire partie du comité et les discussions sur les activités futures. Le procès-verbal doit inclure un résumé concis de toute autre discussion.
Résumez les questions soulevées sous le point «Nouvelles affaires» de l’ordre du jour. Bien que les nouvelles affaires puissent être n'importe quoi, le procès-verbal doit principalement refléter le sujet soulevé, son auteur et toute directive du président ou du dans ça."
Terminez le procès-verbal avec la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion. Classer les procès-verbaux selon les directives de la présidente du conseil ou du président, par exemple en ligne ou dans un classeur désigné.
