En tant que propriétaire de petite entreprise, votre entreprise peut être créée ou détruite par votre système de télécommunication ou votre fournisseur. Les ventes sont perdues à cause d'un appel interrompu ou d'une messagerie vocale manquée. Et comme toutes les entreprises, grandes et petites, dépendent de téléphones et d'ordinateurs en état de fonctionnement, il est donc difficile de décider quel type de système et quel fournisseur utiliser.
Il y a beaucoup plus à prendre en compte lors du choix d’un système de télécommunication, car le coût n’est qu’un facteur. Alors, quelles sont les considérations à prendre en compte lors du choix d’un système de télécommunication et d’un fournisseur? Nous allons jeter un coup d'oeil.
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La première étape dans le choix d’un système de télécommunication consiste à déterminer ce que vous risquez de perdre si votre système tombe en panne ou a un problème. Y a-t-il un montant en dollars que vous pouvez nommer si cela se produit? Nombre de clients perdus? Des employés frustrés? Examiner de très près les enjeux est un bon point de départ pour prendre une décision.
La prochaine étape consisterait à examiner votre système actuel et à comprendre pourquoi il avait été choisi. Ce système a-t-il répondu aux besoins et objectifs de l'entreprise? Répond-il toujours aux besoins et aux objectifs? Sinon, il est temps de rechercher un nouveau système ou un nouveau fournisseur.
Concevoir un plan directeur en fonction des besoins
L'obtention d'un système de télécommunication étant une tâche majeure pour toute entreprise, quelle que soit son ampleur, vous devez vous asseoir et élaborer une stratégie concernant le nombre de connexions nécessaires et les fonctionnalités devant accompagner chaque connexion. En raison de la nature variable de leur travail, certains membres de votre personnel auront besoin d’un téléphone offrant toutes les fonctionnalités, tandis que d’autres auront simplement besoin des connexions de base. Faites la liste de leurs besoins et prenez une décision rentable.
Nombre de connexions ou de lignes dont vous avez besoin
Le nombre de lignes dont vous pouvez avoir besoin dépend strictement de la nature de votre entreprise. Si nous parlons d'un centre d'appels, vous aurez besoin d'un ratio de 1: 1 de lignes téléphoniques. Cependant, cela peut être moins pour des entreprises travaillant dans des domaines différents.
Caractéristiques dont vos employés auront besoin
Avec les progrès de la technologie de télécommunication moderne, la liste des fonctionnalités associées aux connexions téléphoniques est devenue très longue. Parmi une telle gamme de services, il est difficile de choisir les services dont vous aurez besoin sur votre lieu de travail. Réfléchissez bien à la nature diverse du travail que vos employés sont tenus de faire. il vous sera plus facile de décider quelle ligne téléphonique aura besoin de quelles fonctionnalités.
Rationaliser vos systèmes
Une fois que vous avez déterminé le nombre de lignes téléphoniques et l’ensemble des fonctionnalités dont vos employés auront besoin, la tâche la plus importante à venir consiste à rationaliser vos systèmes afin de minimiser le coût mensuel des communications. Tony Campbell, fondateur et associé directeur de WhichVoip, a déclaré: «Asseyez-vous avec votre fournisseur de services pour discuter de vos options. Si votre fournisseur de services ne peut pas vous fournir ce dont vous avez besoin, vous devrez faire le tour pour vérifier les comparaisons, les avis des utilisateurs et le matériel pédagogique.
Économiser le coût de la communication
Analysez de nouvelles façons de réduire vos factures; Pour ce faire, vous pouvez notamment réduire le nombre de connexions ou de lignes disponibles sur votre lieu de travail, mettre fin au circuit de point à point, utiliser des lignes réseau IP afin de réduire la consommation sur les longues distances, utiliser des options de numérotation intelligente et obtenir des communications. Mises à jour périodiques du matériel ou des logiciels de votre système.
Idée fausse sur le système VoIP et les téléphones IP
Un certain nombre de personnes qui recherchent des connexions téléphoniques abordables supposent à tort qu'un système de téléphones IP doit disposer de téléphones VoIP connectés. Cette conception est fausse. Si la plupart des utilisateurs de votre téléphone d’entreprise ont besoin d’une connexion de base pour travailler, vous pouvez simplement vous procurer des téléphones analogiques, le cas échéant, et économiser le coût de fonctionnalités supplémentaires.
Outre les conseils mentionnés ci-dessus pour choisir un système de télécommunication, vous devez également vous assurer que le matériel que vous avez acheté est compatible avec votre connexion téléphonique. Il est essentiel que vous vous en assuriez, en raison des coûts liés au remplacement ou à la mise à niveau des systèmes.
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