Les mémos - en abrégé mémorandum - sont presque identiques aux lettres. Une différence majeure entre eux est que les lettres transmettent des informations à des personnes extérieures à une organisation, alors que les mémos sont généralement écrites à des personnes à l'intérieur. Une autre différence entre les lettres et les mémos est le format. Une lettre utilise une salutation ("Chère Madame") et une fin ("Sincèrement"); une note ne fait pas. Un mémo contient toujours une ligne d'objet. Les mémos peuvent être formels ou informels, selon qui les lira.
$config[code] not foundContenu du plan
Dressez la liste des remarques à faire dans le mémo et notez les informations nécessaires à l’appui de ces remarques. Incluez les informations générales nécessaires pour donner un contexte au sujet.
Commandez les informations. Si le sujet est complexe, déplaisant ou controversé, le contexte de base devrait probablement commencer en premier. Sinon, commencez par l'idée principale.
Assurez-vous de ne pas omettre d’informations complémentaires ou principales.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingRassemblez les pièces justificatives dont vous aurez besoin comme référence lors de la rédaction de votre mémo.
Formater le mémo
Vérifiez si votre entreprise a un format préféré pour les mémos interoffices. Certaines entreprises ont même des formulaires de notes préimprimés. Utilisez le format préféré ou pré-imprimé s'il en existe un.
Définissez les marges en laissant au moins un espace de 1 1/2 pouces en haut et en bas et un espace de 1 pouce de chaque côté. Le contenu du mémo doit être centré sur la page. si le mémo est très court, les marges supérieure et latérale doivent être augmentées.
Définissez le style du document de traitement de texte sur le format de bloc: alignement à gauche, simple interligne, avec un espace entre les paragraphes.
Créer une rubrique
Tapez dans le titre des composants pour démarrer le mémo, un composant par ligne à simple interligne. Chaque composant doit être suivi de deux points. Par exemple: Date: To: De: Subject:
Remplissez les informations sur le sujet en utilisant un style de titre. Autrement dit, les mots du sujet doivent tous être mis en majuscule, à l'exception des articles, des prépositions et des conjonctions de moins de quatre lettres, à moins qu'ils ne commencent ou finissent le titre. Rendre le sujet spécifique.
Remplissez les lignes "Date", "Vers" et "De", en alignant le premier mot de chaque mot avec le premier mot de la ligne de sujet. La date doit être écrite avec un mois précisé - le 4 juillet 2020, par exemple. Utilisez des noms complets pour les lignes "À" et "De".
Créez un en-tête sur la deuxième page et les pages suivantes si le mémo dure plus d'une page. Si le mémo est destiné à plusieurs destinataires, utilisez une forme abrégée de la ligne de sujet, espace unique et indiquez la date, puis réglez à nouveau l'espace unique et indiquez le numéro de page. Si vous utilisez une seule personne, vous pouvez utiliser un autre formulaire, en indiquant le nom du lecteur, le numéro de page et la date sur une ligne, le nom aligné à droite, le numéro centré et la date alignée à gauche.
Écrire le corps
Ecrivez un paragraphe d'introduction si le lecteur en a besoin pour contextualiser. Ce paragraphe donne l'historique, énonce le problème à traiter dans le mémo et / ou rafraîchit la mémoire du lecteur à propos des communications précédentes concernant le sujet.
Énoncez l'idée principale du mémo. Ce sera la première ligne si vous n'avez pas écrit de paragraphe d'introduction. Ici, vous annoncez une politique, une solution, une décision, une recommandation, une constatation ou un événement. En l'absence d'introduction, fournissez un bref contexte, par exemple, "Comme nous en avons discuté …" ou "Depuis que la cafétéria a connu de longues files d'attente …"
Fournissez toutes les informations nécessaires pour expliquer, soutenir ou transmettre pleinement les informations dont le lecteur a besoin pour comprendre le sujet.
Finir
Indiquez des notes au bas de la page, par exemple un "cc:" si vous envoyez une copie du mémo à une personne autre que celle indiquée dans l'en-tête.
Modifier le mémo. Assurez-vous que l'orthographe et la grammaire sont correctes, que les idées sont développées et que le lecteur comprendra ce que vous devez dire.
Imprimez le mémo et paraphez-le. Certaines organisations veulent que les initiales soient écrites à côté de la ligne "De" dans l'en-tête. D'autres veulent les initiales en bas. Vérifiez la politique de l'entreprise.
Pointe
Que vous écriviez un mémo à un supérieur ou à un subordonné, à plusieurs personnes ou que vous informiez les autres de sujets controversés ou indésirables, gardez le ton formel et professionnel. Gardez les mémos concis, clairs et faciles à lire.
Attention
Lorsque vous écrivez, n'oubliez pas que les mémos ne sont plus des communications temporaires comme ils l'étaient autrefois. Le contenu risque de s’éterniser indéfiniment, il est conservé dans les dossiers afin d’enregistrer l’activité et les antécédents de la société. Donc, écrivez avec la permanence à l'esprit.
