Les propriétaires de petites entreprises sont des artisans de tous les métiers, ce qui est un atout formidable, mais peut être décourageant s’il n’ya pas assez d’aide et que l’entreprise grandit plus vite que prévu. Cependant, la technologie numérique a introduit de nombreuses solutions permettant de gérer une entreprise sans tirer les cheveux. Microsoft (NASDAQ: MSFT) Bookings est l’outil le plus récent pour donner un coup de main. Il supprime efficacement le va-et-vient de la planification des rendez-vous, qui est devenu une tâche en soi en raison des nombreux points de contact disponibles à ce jour.
$config[code] not foundLa voie traditionnelle
Pour les petites entreprises qui fournissent des services, il est essentiel de respecter le calendrier des rendez-vous pour pouvoir créer de nouvelles affaires. Ce processus prend du temps et implique des échanges, que ce soit par téléphone, courrier électronique ou SMS.
Bien sûr, il est possible d’embaucher une personne, mais la grande majorité des petites entreprises sont des opérateurs indépendants qui ajoutent lentement du personnel à mesure que leurs revenus augmentent. Devoir mettre un terme à vos activités et rompre avec votre activité principale - fournir le meilleur service possible à vos clients existants - est coûteux et inefficace. Mais la gestion de la planification pour les nouveaux clients ou des rendez-vous supplémentaires pour les clients existants est ce qui maintient votre activité.
La route des réservations Microsoft
Microsoft Bookings offre à votre petite entreprise une page Web unique contenant toutes les informations nécessaires à vos clients pour planifier leurs propres rendez-vous, même si vous n'êtes pas là.
Cette page a été conçue pour être tout aussi utile, que vos clients soient sur un ordinateur personnel ou un appareil mobile, explique un article sur les blogs officiels de Microsoft Office. En fonction de la disponibilité que vous publiez pour vous-même ou votre personnel, le client sélectionne le service de son choix, le jour et l'heure. Ils entrent ensuite leurs coordonnées et prennent le rendez-vous.
Découvrez comment fonctionne Bookings dans cette vidéo de Microsoft:
Confirmations et Rappels
Une fois le rendez-vous programmé par le client, Microsoft Bookings leur envoie immédiatement une confirmation par courrier électronique. Il donne également au client la possibilité d’ajouter le rendez-vous à son calendrier comme rappel supplémentaire.
De plus, Bookings vous permet de configurer des e-mails de rappel avant le rendez-vous. Les e-mails sont envoyés en fonction du nombre d'avis que vous souhaitez donner à vos clients.
La fonctionnalité de rappel s’applique également à votre personnel. S'ils utilisent le calendrier Outlook dans Office 365, Outlook.com ou Google, les rendez-vous clients nouveaux ou mis à jour sont automatiquement ajoutés à leur compte.
Reprogrammer ou annuler des réservations par des clients
Un client peut être amené à annuler un rendez-vous pour une multitude de raisons. Avec Microsoft Bookings, il peut le faire avec une modification en libre-service qui n'exige pas de conversation avec qui que ce soit. Tout ce qu'ils ont à faire est de cliquer sur le lien dans l'e-mail de confirmation ou sur le rendez-vous dans leur calendrier. Le lien les amène à la page de planification où ils peuvent annuler le rendez-vous en cours et choisir une heure plus pratique pour eux.
Une autre caractéristique intéressante de cette application est le contrôle qu’elle donne à votre entreprise pour éviter les annulations de dernière minute. Vous pouvez définir différents paramètres pour le temps dont disposent les clients pour donner des préavis afin d'annuler leurs rendez-vous. Que ce soit des heures, des jours ou même une semaine, vous serez en mesure de gérer les annulations plus efficacement afin que vous puissiez prendre immédiatement un nouveau rendez-vous.
Gérer vos rendez-vous
Avec Bookings, vous pouvez gérer votre rendez-vous, que vous soyez dans votre bureau ou en déplacement. L'application vous permet d'afficher toutes les réservations de votre page sur un calendrier de réservation centralisé, ce qui vous permet de modifier les rendez-vous pour répondre aux besoins de vos clients.
Il vous permet également de prendre rendez-vous pour un client si vous lui parlez au téléphone. Grâce à la fonctionnalité d'affichage fractionné, vous pouvez accéder rapidement à la page pour voir qui est disponible dans votre entreprise à un moment donné pour prendre les dispositions nécessaires.
Une liste de clients avec les informations de contact est également générée chaque fois que vos clients prennent un rendez-vous à l'aide de votre page. Vous pouvez utiliser ces informations pour rester en contact avec eux, fournir un meilleur service client ou offrir des promotions spéciales.
Microsoft indique qu'une application compagnon sera disponible dans les prochaines semaines pour Bookings, ce qui permettra aux utilisateurs autorisés disposant d'un abonnement Office 365 de gérer et d'afficher tous les rendez-vous ainsi que les informations sur le client.
Grandir avec les réservations
Parce que Bookings est livré via le cloud Microsoft, il évoluera et grandira avec vous, quelle que soit la taille de votre entreprise. La création de plusieurs pages de réservation ou l'ajout de membres du personnel ne coûte pas plus cher, car elle requiert uniquement vos abonnements Office 365.
S'inscrire aux réservations
Microsoft Bookings sera déployé immédiatement pour tous les abonnés Office 365 Professionnel Premium du programme Première version. Tous les autres clients Office 365 Professionnel Premium du monde entier disposeront de cette nouvelle fonctionnalité au cours des prochains mois.
Si vous remplissez les conditions requises, il vous suffit de vous connecter à Office 365, d'ouvrir Bookings à partir du lanceur d'applications, puis de cliquer sur le bouton «Téléchargez-le maintenant». Cela vous demandera de renseigner les informations nécessaires sur votre entreprise, après quoi vous les sauvegarderez et les publierez. Une fois ce processus terminé, vos clients peuvent commencer à prendre rendez-vous immédiatement.
Prendre rendez-vous et suivre peut prendre du temps à l’un des autre les activités les plus importantes de votre entreprise, qui prouvent un excellent service ou vos clients. Et cela est particulièrement vrai si vous êtes un entrepreneur qui porte plusieurs chapeaux dans votre entreprise. Pour les clients et les entreprises, il s’agit d’un inconvénient à éviter dans la mesure du possible. Avec Bookings de Microsoft, les petites entreprises pourront automatiser le processus de communication et de confirmation des rendez-vous afin que tout le monde soit sur la même page.
Images: Microsoft
Plus dans: Microsoft
