Comment accepter les minutes d'une réunion

Prendre des notes lors d'une réunion est un moyen efficace et utile de noter les points d'action, les décisions et les questions à résoudre lors d'une réunion professionnelle, où les personnes peuvent être trop impliquées dans la discussion pour prendre des notes. Normalement, il y a un secrétaire désigné, qui est chargé de prendre des notes pendant la réunion, de les organiser dans un format lisible et de les distribuer aux participants après la conclusion de la réunion. Lors des réunions formelles, les procès-verbaux de la réunion précédente doivent être approuvés et acceptés dans la transcription du procès-verbal de la réunion en cours par les participants à la réunion.

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Procès-verbal d'acceptation

Déterminez si un quorum est présent à la réunion en cours. Un quorum est défini comme le nombre minimum de membres nécessaire pour approuver une motion et prendre les décisions finales conformément aux règlements de l'association ou du groupe. Sans quorum, aucune réunion officielle ne peut avoir lieu.

Lisez ou demandez au secrétaire de l'association, du conseil d'administration ou du groupe, de lire le procès-verbal à voix haute de la réunion précédente, en notant les personnes présentes et toutes les actions qui se sont déroulées.

Discutez du procès-verbal de la réunion précédente et apportez les corrections nécessaires avant son approbation. Les discussions devraient être factuelles et amicales et ne pas ouvrir de vieux débats ou conflits.

Appel à une motion de la parole. Le président ou le président du conseil d'administration, du groupe ou de la réunion demande une motion pour accepter le procès-verbal de la réunion précédente tel que lu ou avec les modifications discutées, comme indiqué. La motion peut être présentée par n'importe quel membre du bureau de vote et devra être appuyée par quelqu'un d'autre. Le procès-verbal précédent doit être accepté avant que la réunion en cours puisse avoir lieu.

Demandez à tous les participants de voter pour accepter le procès-verbal. Cela se fait à main levée, à la voix ou par le président qui demande à chaque participant individuellement. Notez dans le procès-verbal de la réunion en cours que la précédente a été acceptée.

Prendre des minutes

Procurez-vous une copie de l'ordre du jour de la réunion afin de déterminer les sujets à discuter. Ceci décrira le déroulement des minutes à prendre. Selon les règles de procédure de Robert, le procès-verbal de la réunion précédente doit être lu et accepté avant le début de la réunion.

Asseyez-vous à côté de la personne qui préside la réunion pour obtenir des éclaircissements au fil de la réunion. Utilisez un magnétophone pour enregistrer les débats et vérifier les notes une fois la réunion terminée.

Rédigez le titre du procès-verbal en notant la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que le nom de chaque participant à la réunion.

Prenez des notes au fur et à mesure que la réunion se poursuit en notant chaque point de l'ordre du jour en cours de discussion. Notez les noms de ceux qui font des motions, ainsi que leur adoption ou leur rejet. Ecrivez comment cette décision a été prise, que ce soit par un vote à main levée ou par une autre méthode.

Transcrivez les notes de la réunion dès que possible après la fin de la réunion, pendant que les discussions sont encore fraîches.

Utilisez le modèle des réunions précédentes pour rédiger le compte rendu actuel. S'il n'y a pas de procès-verbal précédent, créez un modèle, indiquant clairement le titre de la réunion, la date et les participants.

Indiquez clairement toutes les résolutions prises, avec tous les détails de la résolution.

Joignez tout document supplémentaire présenté lors de la réunion à inclure avec le procès-verbal en annexe.