Il y a des activités banales dans chaque entreprise. Il s’agit de tâches qui prennent du temps et de l’énergie, mais qui sont franchement mieux gérées par quelqu'un d’autre afin que vous puissiez vous concentrer sur le cœur de votre entreprise.
Mais où pouvez-vous trouver quelqu'un pour gérer ces tâches? Entrez l'assistant virtuel!
«Un assistant virtuel peut prendre des objets quotidiens qui causent du stress, mais ne sont pas si difficiles, et les faire en arrière-plan afin que vous puissiez continuer à travailler sur des choses plus importantes qui comptent», explique Jess Ostroff, directrice de Calm sur Don't Panic Management, une agence d’assistance virtuelle spécialisée dans les services de gestion Facebook de bout en bout pour les entreprises.
$config[code] not foundCompte tenu de leur rôle important, il est crucial de choisir judicieusement lorsqu’un assistant virtuel est recruté. Vous trouverez ci-dessous quelques secrets pour engager le bon assistant virtuel.
Lors de l'embauche d'assistants virtuels, assurez-vous qu'ils…
Maintenir une communication claire
La présence physique est une différence essentielle entre l’embauche d’un employé à temps plein et celle d’un assistant virtuel. Contrairement à un employé régulier, un assistant virtuel ne peut pas entrer dans votre cabine pour obtenir des réponses. Cela rend la communication extrêmement cruciale. Par conséquent, vous devriez rechercher un assistant virtuel qui maintienne une transparence totale de la communication à tout moment.
Avoir de l'expérience dans l'industrie
Supposons que vous possédiez une petite entreprise B2B et que votre public cible soit un groupe de personnes et de décideurs plus sérieux et plus évolué. Auriez-vous avantage à embaucher un novice sans expérience dans l'industrie? Probablement pas. Vous devriez plutôt rechercher une personne ayant une connaissance suffisante de l’industrie dans laquelle vous évoluez. Une personne ayant une solide expérience de l’industrie sera en mesure de comprendre ce que le public veut vraiment.
S'approprier les erreurs
Un assistant virtuel professionnel n'a jamais peur d'assumer le fardeau des erreurs commises au travail. C’est cette qualité qui vous permet de travailler plus facilement avec eux. Comme le dit Ostroff, «Ils valorisent leur travail et leurs contributions à votre succès, et prennent en charge les erreurs ou les incompréhensions pour pouvoir faire mieux à l'avenir." S'approprier pour des erreurs indique également la responsabilité de la personne, ce qui est une grande qualité d'avoir dans un assistant virtuel.
Avoir des références vérifiables
Un moyen simple mais efficace de jauger les compétences et les qualités d’un assistant virtuel potentiel consiste à rechercher des références et des témoignages d’anciens employeurs. Assurez-vous de porter une attention particulière à ce que leurs employeurs précédents ont à dire sur leur travail, leur personnalité et leurs compétences. Sur la base des témoignages, vous serez en mesure de trouver la bonne personne pour le poste.
Comprendre le fonctionnement des médias sociaux
Si vous embauchez quelqu'un pour, par exemple, gérer votre compte Facebook, il est important qu'ils comprennent parfaitement le fonctionnement du site. Outre une compréhension approfondie des fonctionnalités de Facebook, il est important de savoir clairement ce qu’il peut faire pour les entreprises. Une bonne expérience vous aidera à examiner les capacités d’un assistant virtuel potentiel dans l’exécution du travail.
Partager des suggestions
Les assistants virtuels professionnels ont suffisamment confiance en leurs compétences et leurs expériences pour partager des suggestions qui peuvent les aider dans leur travail et profiter à votre entreprise. «Ils peuvent également faire des suggestions concernant les processus et l'efficacité basés sur leurs propres expériences qui vous aideront à gérer votre entreprise de manière plus transparente», mentionne Ostroff. Des suggestions et suggestions utiles peuvent vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.
Posez des questions sur le travail et les responsabilités
Lorsqu'un assistant virtuel potentiel pose des questions sur le rôle et les responsabilités du poste, cela montre son intérêt à répondre à vos attentes. Des questions valides sont également utiles pour vous aider à définir des responsabilités bien définies. «Il est important de regarder au plus profond de vous-même et de votre entreprise pour déterminer ce que vous devez vraiment faire et ce que quelqu'un d'autre pourrait faire. Ensuite, vous devez déterminer quelles tâches les autres peuvent réellement faire devraient être déléguées à un VA », déclare Ostroff.
Bien performer en essai
Vous n’êtes pas sûr de l’évolution de votre relation avec l’assistant virtuel? Essayez un projet d'essai pour tester les eaux. «Il est important de commencer par des tâches ou des projets de petite taille et spécifiques afin de pouvoir créer un climat de confiance tout en évitant tout risque de problème majeur si l’assistant n’est pas le bon candidat», explique Ostroff. Si le petit projet se déroule bien, vous pouvez confier à l'assistant de plus grandes tâches.
Excel à la gestion du temps
Selon Ostroff, l'un des atouts majeurs d'un bon assistant virtuel réside dans sa capacité à «prendre des objets quotidiens qui causent du stress, mais ne sont pas si difficiles». Pour ce faire, l'assistant virtuel doit posséder d'excellentes compétences en gestion du temps.. En d'autres termes, ils doivent savoir comment hiérarchiser différents travaux et tâches multiples sans manquer l'échéance. Ils devraient également valoriser votre temps et veiller à ce que vous ayez un accord sur les délais.
Mesh avec votre personnalité
Étant donné que vous devez travailler étroitement avec votre assistant virtuel, il est essentiel de trouver une personne dont la personnalité est compatible avec la vôtre. Par exemple, vous sentiriez-vous à l’aise de travailler à distance avec une personne qui ne parle pas du tout? Vous devez comprendre clairement les qualités interpersonnelles que vous recherchez chez une personne que vous ne rencontrerez pas tous les jours.
Comprendre votre public cible
Lorsque vous essayez de vous connecter à votre public par le biais des médias sociaux ou de toute autre manière, vous devez vous fier à quelqu'un qui connaît votre public, ou du moins qui est disposé à améliorer ses connaissances. Supposons que votre public cible soit un adolescent américain moyen vivant dans une petite ville. Vous auriez intérêt à embaucher un assistant virtuel qui connaît le pouls de ce type de public.
Rester joignable
Rester connecté est essentiel lorsque vous travaillez avec un assistant virtuel. Grâce à Internet, il existe plusieurs manières de s’interfacer avec des gens assis à des kilomètres de distance. Mais il est également important de trouver quelqu'un qui est à l'aise avec vos heures de travail. Par exemple, si vous êtes assis aux États-Unis, cela vous aiderait-il d’embaucher un assistant virtuel en Malaisie lorsque vous devez être en contact quotidiennement?
Posséder des compétences spécifiques
En plus de posséder des compétences interpersonnelles souhaitables, la personne doit également posséder des qualités spécifiques pour mener à bien son travail. Ostroff a un conseil: «Il est important de déterminer votre ensemble de compétences unique, de vous concentrer sur cela et de déléguer le reste." L’idée ici est de trouver le juste équilibre dans l’attribution des emplois et de choisir une personne le bon ensemble de compétences.
S'intéresser à la compréhension de votre entreprise
Selon Ostroff, «la plupart des assistants virtuels ne trouvent pas de raison d’investir dans votre entreprise. Et vous en avez pour votre argent. »Le bon assistant virtuel s'implique davantage. Il ou elle sait que pour vous connecter avec votre public, il doit comprendre en quoi consiste votre entreprise. C'est cette compréhension qui les aide à en savoir plus sur votre stratégie et à contribuer de la manière la plus efficace possible.
Montrer l'intention d'apprendre
Vous n’avez peut-être pas toujours besoin d’embaucher un assistant virtuel ayant plusieurs années d’expérience. Une personne comparativement moins expérimentée peut également faire un excellent travail si elle a la volonté d'apprendre. Vous devrez peut-être d'abord préparer cette personne, mais les avantages sont plus importants si vous considérez que leur coût est extrêmement faible.
Rechercher des commentaires
Un assistant virtuel sérieux au sujet de son travail sera plus proactif dans la recherche de commentaires pour trouver des pistes d'amélioration. L’empressement à recevoir des commentaires est un indicateur clair du sérieux de l’assistant vis-à-vis du travail. Ostroff ajoute: «Il est également important de donner des commentaires en continu, bons ou mauvais, pour que votre assistant puisse apprendre et se développer."
Te tenir au courant
Il est difficile de garder un œil sur ce que fait l’assistant virtuel car vous n’êtes pas physiquement proches les uns des autres. Mais un bon assistant virtuel comprend cela et c’est la raison pour laquelle il vous tient au courant de temps en temps. Une bonne analyse virtuelle partagera les mises à jour pour vous tenir au courant des progrès et vous aider à éliminer les problèmes de communication.
Fournir un rapport de projet détaillé
Les assistants virtuels professionnels ont le souci du détail. Ils reconnaissent le rôle d’un rapport détaillé permettant de suivre l’état d’avancement du projet, ses progrès et les domaines à améliorer. Un rapport de projet détaillé vous aide également à savoir ce que vous retirez de l'engagement, ce qui est bénéfique pour le suivi du retour sur investissement.
Anticipez vos besoins
Un assistant virtuel professionnel prend le temps de comprendre votre entreprise et ses besoins. Au fil du temps, l'assistant virtuel commence à anticiper les besoins de votre entreprise et peut prendre des décisions éclairées. Comme le dit Ostroff, «les meilleurs assistants virtuels sont ceux qui, après un certain temps, peuvent anticiper vos besoins et y répondre avant même d’avoir à y penser.»
Assistant Image via Shutterstock
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