Les réunions d'affaires par audioconférence et vidéoconférence font désormais partie intégrante de toute organisation. L'époque où seuls les géants de l'informatique achetaient un logiciel de collaboration en ligne pour organiser des réunions d'affaires sur Internet était révolue.
Aujourd'hui, même les petites entreprises réalisent les avantages de l'utilisation des outils de collaboration pour les conférences Web.
Le résultat est la mort lente des réunions en face-à-face, dont nous avons déjà eu la preuve il y a environ quatre ans.
$config[code] not found- Cisco Systems a annulé sa formation à la vente en 2009.
- Apple est sorti de ses futurs Macworld.
- De nombreuses entreprises ont même réduit la force de leurs équipes dans le département des événements et des réunions, ce qui a entraîné une forte augmentation des réunions virtuelles.
Grâce à l'adoption d'outils et de logiciels de réunion en ligne, vous pouvez économiser entre 50% et 80% des coûts, qui sont autrement utilisés pour l'hébergement, la location, le transport, le conditionnement et la présentation. L’organisation d’événements virtuels peut vous coûter aussi peu que 10 USD par jour, au lieu d’un investissement de 200 USD à 1 000 USD pour un événement physique.
Cela signifie que vous obtenez la même chose pour moins.
Cependant, le simple fait de disposer d'un outil de conférence Web ne garantit pas le succès des réunions en ligne.
Il y a deux façons de voir les choses.
- Premièrement, votre outil de réunion en ligne doit disposer de toutes les fonctionnalités captivantes et nécessaires pour une conférence audio et vidéo fluide.
- Deuxièmement, le contenu de la présentation doit être suffisamment intéressant pour poursuivre une session interactive.
Vous devez disposer de la plate-forme appropriée pour organiser des réunions en ligne avec toutes les fonctionnalités de collaboration probables, ainsi que pour adopter des stratégies de présentation de contenu bien structurées permettant de retenir les personnes plus longtemps.
Si ces deux aspects ne sont pas correctement pris en charge, les réunions virtuelles ne peuvent pas réussir. Voici une liste de conseils relatifs à la conférence Web que vous pourrez également trouver utiles.
Comment gérer les deux exigences
Gagner des entreprises lors de réunions en ligne consiste à rendre les communications plus faciles et plus fluides entre vos clients et vos pairs.
Aidez-les simplement à collaborer de manière transparente sur tout ce qu'ils souhaitent proposer, discuter, réviser ou réaliser dans le confort de leur bureau ou même de leur domicile. Et vous êtes chez vous.
Étant donné que la nature des engagements et des interactions au cours des réunions en ligne dépend entièrement des stratégies de présentation, des attentes de l’entreprise et de la concentration du contenu parmi les participants, il leur appartient de déterminer comment ils peuvent utiliser au mieux les outils et les ressources disponibles.
Plus le contenu que vous présentez dans une réunion est spécifique, résumé et axé sur l'action, plus vous pouvez atteindre les objectifs de chacun et ainsi conclure des accords rapides.
En ce qui concerne l’exigence principale, c’est choisir le bon outil. Vous ne pouvez pas faire de compromis sur les fonctionnalités haut de gamme que les principaux fournisseurs peuvent vous offrir. En fait, les bons outils de conférence Web ne manquent pas sur le marché.
La prochaine chose importante dans votre liste de contrôle est de savoir à quel point vous notez mieux un outil de réunion en ligne et en choisissez un qui convient à votre entreprise. Bien que beaucoup d’entre nous soient conscients de la complexité de la tenue de réunions par VoIP et par téléphone, il existe de meilleurs moyens d’optimiser leur utilisation.
Dans cet article, nous allons examiner ces 5 possibilités.
Rendez la collaboration plus simple, réalisable et intéressante à tout moment et en tout lieu
Votre logiciel de réunion en ligne devrait les avoir tous:
- Compatibilité totale avec tous les navigateurs populaires tels que Chrome, Firefox et Safari utilisés par les participants, afin que personne ne se sente isolé
- Assistance pour l'hébergement de présentations interactives, de démonstrations de produits et de revues de produits, ou même la révision de contrats commerciaux ensemble… le tout à la convenance de votre client
- Capacité à enregistrer, archiver et réutiliser les résultats de réunion en interne, au sein des équipes et de l’organisation, afin de mieux analyser les besoins des clients et les informations en retour
- Une manière plus intelligente de télécharger votre propre contenu multimédia ou d'ajouter des images sur votre tableau blanc à partir de Flickr, de sorte que vous puissiez partager rapidement le contenu multimédia avec les participants, même lorsque la réunion est allumée.
- Prise en charge de la gestion de toutes sortes d’interactions (présence, partage, discussion, édition et remue-méninges) en temps réel et naturellement, ainsi que de la possibilité de passer ultérieurement à l’analyse du tableau blanc pour obtenir un aperçu détaillé.
Rendez la salle de réunion belle et chère
Oui, l'apparence compte beaucoup.
Plus vous rendez votre salle de réunion et votre salle d'attente intéressantes et attrayantes pour les clients, meilleure sera l'impression de votre marque.
L'ajout d'un logo d'entreprise, en utilisant les couleurs de la marque et des bannières attrayantes pour les annonces, peut faire croire à votre client que vous avez appliqué un modèle personnalisé pour traiter la réunion comme une conférence spéciale et sérieuse.
C’est une expérience de marque que vos clients porteront lors de leurs prochaines réunions.
Cela, peut-être avec de bons commentaires peut vous aider à conclure un accord crucial.
Avec les suites de modèles de marque, vous pouvez créer des thèmes de réunion uniques pour chaque service ou groupe, à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation, et ainsi conserver l'identité visuelle de votre marque.
Activer le partage de bureau et le contrôle d'écran à distance
L'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'accroître l'engagement du public consiste à partager le contrôle entre les participants.
Le contrôle d’écran à distance permet aux collègues de travail, clients, invités et visiteurs de choisir librement la manière dont ils souhaitent aller de l'avant avec leurs propres présentations et présentations.
Grâce aux options de partage de bureau, les équipes peuvent collaborer à des programmes en direct, tels que des vidéos de démonstration de produits, la révision de documents, des présentations PowerPoint, des tableaux de calcul ou tout projet en cours. Ils maîtrisent mieux leurs sessions individuelles et maintiennent les discussions ouvertes pour des vues à 360 degrés.
Lieu, fuseau horaire, nombre de participants… rien ne peut être un obstacle à la compréhension de votre message et à son action.
Activer la puissance des sessions de discussion privées et modérées
Les réunions en ligne sont supposées être naturelles, interactives et parfois confidentielles.
Les discussions privées au cours d’une réunion Web en cours aident à clarifier un grand nombre de questions qui ne seraient pas résolues autrement.
$config[code] not foundDans une réunion de groupe, il est évident que tous les membres ne comprennent pas chacun des sujets de discussion au même rythme. Souvent, les participants se retrouvent avec des questions laissées sans réponse, ce qui entraîne des confusions et des problèmes majeurs.
Des malentendus et des requêtes plus courtes peuvent conduire à un désaccord sur un objectif commercial commun. Ces lacunes en matière de communication nécessitent une réponse rapide pendant la réunion elle-même, sinon il est difficile de parvenir à un consensus. Et c’est l’objectif ultime de toute réunion de groupe.
L'option de discussion privée garantit qu'un participant reçoit des réactions et des commentaires en temps réel sur un ordre du jour particulier ou sur une action de la part d'un autre participant, sans déranger les autres personnes présentes dans la salle de réunion. Cela aide les participants à comprendre les commentaires et les actions de chacun en privé et d’une meilleure façon. Cela prend la collaboration en ligne à une plus grande hauteur.
Une conversation en tête à tête rapide rend les conversations confidentielles, de sorte que les problèmes soient résolus plus rapidement et plus silencieusement sans interrompre la session commune.
Appliquer la traduction linguistique aux conversations globales
Les perspectives commerciales, les partenaires et les pairs peuvent provenir de n’importe quelle partie du monde. Par conséquent, les communications professionnelles mondiales peuvent être dans n'importe quelle langue.
Par conséquent, la préférence linguistique ne doit pas être un obstacle aux conférences en ligne, en particulier lorsque les participants sont des locuteurs natifs.
Vous avez besoin d'une telle plate-forme de réunion en ligne qui permet aux membres de choisir parmi plus de 50 langues différentes qu'ils préfèrent être traduites, le tout en temps réel. Cela supprime les obstacles à la communication et permet à la conversation de se dérouler dans la langue maternelle de l’orateur.
En tant qu’hôte d’une réunion en ligne, vous devez vous assurer que chaque membre est en mesure d’appliquer la préférence de langue d’un simple clic de souris sur le bouton ‘Traduire’.
Une conversation par chat multilingue peut également être utile aux équipes de formation et de support client. Grâce au service de traduction par chat instantané, les clients peuvent poser des questions, modérer les applications et en faire davantage lors de démonstrations de produits dans leur langue maternelle. Cela augmente vos chances de conclure davantage d’affaires et de fidéliser vos clients.
Enfin et surtout, votre plate-forme de réunion en ligne devrait fonctionner quels que soient l'emplacement géographique, le système d'exploitation et le fuseau horaire.
Si votre plate-forme de réunion en ligne existante n'a pas encore incorporé toutes ces fonctionnalités essentielles, le moment est venu de chercher une alternative. De bons outils de collaboration en ligne améliorent non seulement la productivité de votre équipe, mais créent également une impression de votre marque pour les autres.
Photo de réunion via Shutterstock
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