“Nous devons parler du budget du projet…”
$config[code] not foundAucune phrase ne peut semer la peur dans le cœur des cadres subalternes et supérieurs, tout comme un courriel urgent pour discuter du budget.
Si vous êtes chef de projet, vous savez très bien à quel point il peut être difficile de respecter les délais et les budgets des projets. Entre l’évolution de la portée du projet, les demandes irréalistes des clients et les revers inattendus, la gestion d’un projet peut souvent donner l’impression de rassembler des chats.
Si votre équipe dépasse régulièrement son budget (même si le budget initial semblait tout à fait à la portée de la balle), le problème ne viendrait peut-être pas de votre équipe, de votre leadership ou de votre client, mais des outils que vous utilisez. Oui, je parle de la plate-forme de gestion de projet coûteuse (et déroutante) que vous utilisez.
En choisissant le mauvais outil de gestion de projet en ligne, votre entreprise sera confrontée à de nombreux problèmes. C’est l’un des moyens les plus courants pour les entreprises de gaspiller de l’argent sérieux sans même s’en rendre compte. Vous avez du mal à choisir le bon logiciel de gestion de projet ou vous ne savez pas si votre plate-forme actuelle est adaptée aux besoins de votre équipe?
Attention aux drapeaux rouges suivants:
Drapeau rouge n ° 1
La planification de projet et le travail ad hoc n'utilisent pas la même plate-forme.
Les chefs de projet consacrent 90% de leur temps à la communication. Votre logiciel de gestion de projet ne devrait-il pas faciliter ce processus?
Lorsque vous sélectionnez un système de gestion de projet, optez pour une plate-forme qui facilite le suivi de tous les aspects de vos projets à partir d'un seul système. Ainsi, lorsque des tâches ad hoc apparaîtront, vous pourrez les ajouter à la même plate-forme de projet, ce qui facilitera le suivi de la charge de travail et de la disponibilité de chaque membre de l'équipe.
Identifiez facilement les membres qui ont plus de temps dans leur emploi du temps et ceux qui sont trop engagés pour déplacer de manière transparente la charge de travail lorsque les priorités et la disponibilité changent.
Drapeau rouge n ° 2
Il n’existe pas d’intégration standardisée.
Lorsque vous gérez une équipe virtuelle, la première étape du succès consiste à standardiser le processus d’intégration.
Obtenez tout le monde sur la même page depuis le début avec un tutoriel de base pour utiliser la nouvelle plate-forme. Définissez vos attentes en matière de disponibilité avec un guide de communication et une fiche de contact.
Les meilleures plateformes de gestion de projet incluent des outils de discussion virtuels et des programmes de messagerie internes. En utilisant le même outil de discussion que celui fourni avec le logiciel de gestion de projet, vous pouvez instantanément modifier les attributions de tâches, ajouter des notes à différents travaux ou reporter les délais sans jamais quitter le programme.
Drapeau rouge n ° 3
Vous utilisez un service pour la gestion de projet et un autre pour le partage de fichiers dans le cloud.
Oui, DropBox et Google Docs sont excellents, mais j’ai constaté que, lorsque je gérais un projet majeur, il était beaucoup plus facile de conserver tous les fichiers au même emplacement que les listes de tâches à effectuer et les réunions de partage / partage.
Mon équipe doit inclure un numéro de version dans chaque nom de fichier et les initiales de la dernière personne à avoir modifié le fichier. De cette façon, s’il ya une question sur le contenu ou ce qui a été modifié, je sais instantanément qui contacter. Cela permet d'éviter que les fichiers ne soient enfouis dans une chaîne de messagerie et que les modifications ne soient dupliquées.
Quelle que soit la convention de dénomination de fichier choisie, mettez en place un système de gestion et de suivi des fichiers dès le premier jour et conservez-les tous au même endroit.
Drapeau rouge n ° 4
Il n’ya pas d’espace pour des discussions en groupe ou des réunions virtuelles.
Les logiciels de gestion de projet ne se limitent pas au suivi des tâches et au stockage de fichiers.
Lorsque vous dirigez une équipe virtuelle, des réunions régulières peuvent être un défi. Cela dit, sans communication claire, tout le projet pourrait s'effondrer. Choisissez un jour et une heure (comme le lundi à 10 heures et le jeudi à 14 heures) pour organiser une session d’enregistrement hebdomadaire de l’état du projet.
Être attentif aux membres de l'équipe qui vivent dans des fuseaux horaires différents; Il est généralement plus facile pour tout le monde de «participer» aux réunions de midi. Avoir un jour et une heure spécifiques régulièrement planifiés à l’avance maintient tout le monde sur la même page et le projet avance.
Drapeau rouge n ° 5
Beaucoup de cloches et de sifflets, mais pas assez de fonctionnalités de base.
Lors du choix d’une plate-forme de gestion de projet, il est tentant de choisir celle qui présente les fonctionnalités les plus fantaisistes.
Assurez-vous que la fonctionnalité de base sauvegarde ces options. Qu'il s'agisse d'une intégration complète avec Gmail et DropBox, d'une transformation en un clic d'un e-mail en tâche de projet ou d'une messagerie instantanée au sein d'un espace de travail partagé, choisissez les fonctionnalités adaptées à votre équipe virtuelle.
Wrike, Zoho Projects et Clarizen sont trois options Web populaires de collaboration de projet offrant des fonctionnalités similaires. Avant de vous engager sur une plate-forme unique, faites-en l’essai pour déterminer celle qui convient le mieux à vos besoins.
Ligne de fond
Les projets achevés ne se matérialisent pas par pure volonté. Dépenser trop d’argent sur des plates-formes de gestion de projet coûteuses qui ne font pas le travail ne nuit pas seulement à la rentabilité de votre entreprise, mais ralentit également la productivité et retarde les délais.
Restez sur la bonne voie avec une plate-forme de gestion de projet qui permet de suivre les tâches, de voir des aperçus, de stocker des fichiers, offre une vue d'ensemble de tous les membres de l'équipe et fournit des réunions virtuelles / messagerie instantanée faciles à partir du même endroit.
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