Les assistants administratifs jouent un rôle essentiel dans la facilitation des activités dans les entreprises, la médecine légale et de nombreux autres types de bureaux. Compte tenu de la diversité des tâches qu’ils accomplissent, les assistants administratifs ont besoin d’un large éventail de compétences, notamment en matière de communication interpersonnelle et d’organisation.
Rôles et responsabilités
Les assistants administratifs répondent aux appels téléphoniques et les transfèrent à la bonne personne du bureau. Ils saluent également les personnes qui entrent dans le bureau et les aident à les connecter à la bonne personne. Les assistants coordonnent les réunions de service et gèrent les horaires des responsables pour lesquels ils travaillent. La création de mémos et de documents de base, la collecte de courrier et le classement de documents internes sont des rôles clés supplémentaires. Dans certains petits bureaux, un assistant s’occupe également de la comptabilité.
$config[code] not foundCompétences primaires
Outre la communication interpersonnelle et les compétences organisationnelles, la grammaire anglaise et les compétences rédactionnelles sont également souvent nécessaires pour les rôles d'assistante administrative. Ces professionnels interagissent quotidiennement avec les administrateurs, les clients et les autres membres du personnel de bureau et doivent transmettre des informations importantes de manière positive. L'intégrité est importante dans tout bureau, mais particulièrement dans les entreprises, les cabinets d'avocats et les cabinets médicaux, où les assistants administratifs supervisent souvent les dossiers confidentiels. Les compétences organisationnelles sont utiles pour gérer un système de fichiers afin de retrouver facilement et efficacement des documents. De plus, la grammaire anglaise et les compétences en écriture sont utiles lors de la préparation de documents et de mémos internes et externes.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingCompétences secondaires
Les compétences en matière de technologie, d’Internet et de recherche comptent parmi les compétences secondaires importantes d’un assistant administratif. Les capacités logicielles améliorent les tâches qu'un assistant peut assumer, en particulier dans les domaines de la comptabilité et de la comptabilité. Il est également parfois demandé aux assistants de mener des recherches pour les cadres en effectuant des recherches sur le Web, en passant des appels téléphoniques ou en fouillant dans des fichiers. La possibilité de rassembler des informations utiles et de les organiser pour les utiliser facilement est une autre compétence utile.
Exigences d'éducation et de formation
Un diplôme d'études secondaires combiné à des compétences de base en informatique et en travail de bureau peut vous préparer à de nombreux emplois d'adjoint administratif. Certains collèges communautaires offrent des programmes d'assistant administratif avec une formation plus avancée si vous souhaitez avoir accès à une carrière d'assistante administrative plus vaste et mieux rémunérée. La formation en cours d'emploi est la norme dans de nombreux environnements de bureau. Si vous aspirez à travailler dans des secteurs spécifiques, tels que le droit ou le médical, vous devrez peut-être suivre des cours ou des ateliers pour acquérir des connaissances de base du secteur et une compréhension de la terminologie.
