La mise en œuvre appropriée d'un logiciel de suivi du temps est l'un des plus grands défis auxquels de nombreuses entreprises sont confrontées pour rester en conformité avec certaines réglementations gouvernementales. Avec une multitude d'options, comprenant à la fois une technologie de pointe et une technologie de pointe, il peut être difficile de déterminer le logiciel approprié, les bonnes méthodes et les meilleures pratiques à mettre en œuvre dans toute l'entreprise.
Voici un aperçu des meilleures pratiques en matière de feuille de temps, qui incluent certaines des pratiques les plus élémentaires et les plus importantes pour trouver le logiciel de suivi du temps adapté à votre entreprise.
$config[code] not foundMettre en place un suivi du temps du haut vers le bas
Rien ne peut plus démoraliser les employés que de penser qu’il ya deux poids deux mesures, surtout en ce qui concerne le suivi de leur temps. Lorsque le patron encourage non seulement le suivi du temps, mais qu’il l’utilise, cela permet de souligner aux employés l’importance du suivi du temps pour toutes les personnes impliquées.
Il existe de nombreuses manières créatives de demander des comptes à l'ensemble de l'organisation. L'agence de publicité Colle + McVoy a mis en place non seulement un système de feuille de temps, mais également une solution logicielle permettant à un réfrigérateur de bière de s'ouvrir tous les vendredis, à condition que toutes les feuilles de temps des employés soient soumises à temps.
Selon Adweek:
«Colle + McVoy a mis au point une machine merveilleuse appelée TapServer - un« système de déploiement de bières à plusieurs fûts »qui utilise la technologie RFID et un logiciel personnalisé pour vérifier si vous avez cessé d'être un imbécile paresseux, terminé vos feuilles de temps et mérité votre pinte gratuite.. "
Savoir plus que le chef le valorise suffisamment pour le faire soi-même et appliquer les mêmes règles au sein de l’entreprise peut être une motivation puissante pour que tout le monde puisse faire sa part, en particulier dans les cas où le suivi du temps est aussi impopulaire que le suivi du temps.
Offrir la formation nécessaire
La communication est tout. S'assurer que tout le monde comprend ce qui est impliqué dans le suivi du temps précis peut changer la manière dont vos employés réagissent à vos nouvelles politiques de feuille de temps à pas de géant. Malgré les bonnes intentions des employés, s’ils ne comprennent pas l’implication, cela peut entraîner des erreurs et des informations manquantes dans les feuilles de présence.
Cela est particulièrement important pour les entreprises qui travaillent avec des agences gouvernementales, ont des types d'employés horaires ou salariaux, ou toute autre organisation ayant des exigences de suivi du temps strictes. Une bonne formation peut souvent faire la différence entre rester conforme et perdre un contrat de valeur.
Automatiser l'ensemble du processus
DCAA News est une organisation qui fournit des informations aux entrepreneurs souhaitant se conformer aux contrats gouvernementaux sécurisés de la DCAA. Comme le maintien de la conformité à la DCAA nécessite un suivi précis du temps imparti, il convient de noter l’une des recommandations de DCAA News:
“… Ignorer toute forme de comptabilité manuelle; simplifiez-vous la vie avec un logiciel automatisé conforme à la norme DCAA. Ces progiciels peuvent indiquer quelles données doivent être suivies, automatiser les approbations, permettre aux employés d’enregistrer de temps en temps, créer des factures, permettre les téléchargements dans QuickBooks, suivre le temps restant, créer des rapports ad hoc extrêmement détaillés, fournir un mot de passe protection et ainsi de suite. Ces progiciels peuvent permettre aux gestionnaires d’entreprendre des tâches plus concrètes tout en pouvant afficher des données de feuille de temps précises. ”
Non seulement l’automatisation de vos processus métier vous permettra de rester en conformité avec les lois du gouvernement, mais elle contribuera également énormément à la sécurité des données de votre entreprise. Selon une étude d’IBM, «95% de tous les incidents de sécurité sont liés à une erreur humaine». incroyablement haut.
L'automatisation de vos processus non seulement atténuera le risque lié aux données, mais vous aidera également à rester conforme, et tant que vous formerez correctement votre personnel à l'utilisation de ces nouveaux systèmes, votre organisation sera en mesure de tirer le meilleur parti de votre système de feuille de temps..
Déplacer vers les employés horaires
Bien que les employés salariés puissent sembler intéressants en théorie, dans la pratique, cet arrangement convient rarement à l'employeur ou à l'employé. Il est beaucoup trop facile pour un employé de tirer parti d’un chèque de règlement non axé sur les résultats, alors que de nombreux employeurs essaient d’obtenir plus que leur argent en retour. Il en résulte souvent une lutte acharnée où la productivité est la principale victime.
April Dykman écrit pour Get Rich Slowly décrit certains de ces défis:
"Dans un autre emploi, on m'a dit que le salaire était synonyme de" si nous fermons le bureau plus tôt, vous serez toujours payé. "Mais nous avons fermé le bureau peut-être deux ou trois après-midi de l'année, et il y en avait beaucoup, de nombreux événements nécessitant plus de 8 heures par jour. Une fois, j'ai consacré 22 heures à un grand événement. ”
Une solution bien meilleure consiste à transférer tous les employés au tarif horaire, chaque partie comprenant clairement ce qui est attendu et la marge bien moins grande pour que l’une profite de l’autre.
Enregistrez votre temps quotidiennement
L'une des plus grandes erreurs que beaucoup commettent est d'enregistrer des feuilles de temps à la fin de la semaine. Beaucoup d'entre nous se souviennent à peine de ce que nous avions au déjeuner hier, encore moins à nous rappeler et à recréer des journées entières de travail après les faits. Pour conserver de bons enregistrements et de meilleures pratiques, assurez-vous que tous les membres de la société enregistrent leur feuille de présence au moins une fois par jour.
Inversement, pour faciliter cette tâche, assurez-vous que le processus d’enregistrement d’une feuille de temps n’est pas si compliqué qu’il s’agit d’une corvée majeure. L'enregistrement d'une feuille de temps ne devrait pas prendre plus de quelques minutes par jour.
Bien qu’elles ne soient certainement pas exhaustives, ces meilleures pratiques en matière de feuilles de temps font partie des plus importantes et sont malheureusement négligées.
Si votre organisation peut les mettre en œuvre pendant la mise en œuvre du système de feuilles de temps et peut continuer à communiquer clairement et efficacement avec vos employés, votre entreprise fonctionnera mieux pour cela.
Chronomètre Photo via Shutterstock
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