À l’approche de la fin de l’année, il est temps de passer en revue la conformité de votre entreprise avec son statut juridique et de s’assurer que vous avez respecté toutes vos obligations légales.
Former une société ou une LLC est un excellent moyen de formaliser votre petite entreprise et de protéger vos avoirs personnels. Mais le maintien d'une société ou LLC est plus impliqué que d'une entreprise à propriétaire unique. Vous devez connaître et suivre les règles pour que votre entreprise reste conforme et en règle.
$config[code] not foundLes étapes sont simples, mais elles sont importantes: ne pas respecter la conformité de votre société ou de votre LLC peut entraîner des frais et des pénalités supplémentaires. Dans le pire des cas, le non-respect de la conformité peut entraîner une «mauvaise réputation» de votre entreprise auprès de l'État. Vous pouvez perdre votre protection personnelle en mettant vos biens en péril.
Alors, que devez-vous faire pour vérifier la conformité de votre entreprise afin de vous assurer que votre entreprise reste conforme? Voici une liste de contrôle:
1. Déposez votre rapport annuel
La plupart des États exigent que les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée déposent un rapport annuel (ou déclaration d'information). Il s’agit d’un formulaire de base qui tient le bureau de l’État au courant de vos informations vitales, telles que l’adresse de la société et des informations sur les administrateurs et les dirigeants. Il y a généralement une petite taxe de dépôt associée au rapport. Si vous n'êtes pas certain des exigences et des délais de votre rapport annuel, adressez-vous au bureau du secrétaire d'État de votre État ou à un service de dépôt légal en ligne.
2. Payer les taxes de franchise de votre État
Certains États (comme la Californie) ont une taxe sur les franchises. Il s’agit essentiellement d’une taxe prélevée sur les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée pour le privilège de fonctionner dans l’État. Chaque État a des règles différentes régissant le délai et le mode de calcul de la taxe. Si vous ne connaissez pas vos obligations en matière d’impôt sur les franchises, adressez-vous à la Commission des impôts sur les franchises de votre État (ou à un bureau similaire).
3. Signaler tout changement majeur à l'état
Vous devez tenir à jour vos registres d’État. Par conséquent, vous devrez déposer une notification officielle (souvent appelée Statuts d’amendement) si vous apportez des modifications importantes à votre société ou à votre LLC. Voici quelques exemples de tels changements: changement d'adresse de votre entreprise, changement de membre du conseil d'administration, changement du nom de votre entreprise, etc. Comme pour le rapport annuel, il s'agit d'un formulaire très simple. Il n'y a donc aucune raison de mettre en péril la conformité de votre entreprise en omettant de le déposer..
4. Assurez-vous que votre agent enregistré est à jour
Votre LLC ou votre entreprise doit fournir une adresse officielle pour recevoir les documents d'état et les documents juridiques importants. De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un service d’agent enregistré comme adresse officielle, en particulier les entreprises à domicile ou n’ayant pas de bureau permanent. Si vous utilisez un service d’agent enregistré, vous devez vous assurer de respecter vos frais de service. Sinon, l'agent enregistré cessera de vous représenter, tout courrier officiel de l'État sera renvoyé et l'État mettra votre société en mauvais état jusqu'à ce que vous fournissiez une adresse enregistrée à jour.
5. Enregistrez tous les DBA, si nécessaire
Si vous exercez déjà des activités sous un nom différent de votre nom officiel, classé dans votre LLC ou vos documents de constitution, vous devrez déposer un DBA (Doing Business As) auprès de l’État. Vous devez créer un DBA pour chaque variante, même si la différence vous semble mineure. Par exemple, ma société CorpNet, Inc. a déposé un DBA pour CorpNet.com. Les DBA sont archivés auprès du greffier de l'état ou du comté, selon votre lieu de résidence. Vous pouvez également faire appel à un service juridique en ligne pour gérer les documents et les classer à votre place.
6. Séparez vos finances personnelles et celles de votre entreprise
Si vous avez démarré votre entreprise en tant que propriétaire unique, vous avez peut-être utilisé un seul compte courant pour votre entreprise et vos finances personnelles. Cependant, une fois que vous avez incorporé ou que vous êtes devenu une LLC, vous êtes légalement tenu de séparer vos finances personnelles et celles de votre entreprise. Si vous ne l’avez pas déjà fait, ouvrez un compte courant (vous aurez d’abord besoin d’un numéro EIN de l’IRS), demandez une carte de crédit professionnelle si nécessaire et prenez des mesures disciplinaires pour que tout soit séparé.
7. Voir si vous devez renouveler des permis ou des licences
La création d'une société ou d'une LLC constitue le fondement juridique de votre entreprise, mais vous devez toujours obtenir des licences ou des permis commerciaux locaux pour exploiter légalement votre entreprise. Vous pouvez contacter votre bureau de comté ou votre mairie pour savoir quels types de permis sont nécessaires pour votre entreprise - et si vous devez renouveler l'un de ces permis. Ou, travaillez avec un service de dépôt légal; ils peuvent localiser les permis dont vous avez besoin et vous assurer que vous êtes à jour.
8. Fermer une LLC inactive
Une dernière remarque pour les tâches de fin d’année est un rappel que vous devez fermer une LLC ou une société qui n’est plus active. Jusqu'à ce que vous informiez officiellement l'État que vous avez fermé l'entreprise, vous devrez toujours déposer vos taxes sur les entreprises, déposer un rapport annuel, payer les taxes de franchise, etc.
Avant la fin de l’année, prenez le temps d’examiner les exigences de conformité de votre entreprise et corrigez tout ce que vous avez oublié. Cela vous donnera un nouveau départ pour la nouvelle année.
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