Comment utiliser le matériel de bureau

Vous avez donc obtenu un poste dans un bureau, peut-être en tant qu’assistant administratif ou secrétaire. Vous devez maintenant apprendre à utiliser correctement le matériel dans votre bureau, car votre travail impliquera l’utilisation d’ordinateurs, l’envoi de fax, la photocopie, etc. Avec une manipulation appropriée, le matériel dans votre bureau devrait durer plusieurs années et devrait en réalité vous faciliter la tâche. Mieux vous maîtriserez votre équipement, vous pourrez mieux faire votre travail.

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Utilisation du photocopieur

Lisez le manuel d’instruction fourni avec le photocopieur. Localisez l'interrupteur d'alimentation et allumez la machine. Prévoyez un temps suffisant pour que la machine se réchauffe; les machines plus anciennes peuvent prendre plus de temps que les modèles plus récents.

Soulevez le capot et placez le document que vous souhaitez copier à l'envers sur la vitre. Prenez soin de le positionner correctement; la plupart des photocopieurs ont des marques indiquant où placer les documents. Abaissez le capot et, à l'aide du panneau de commande, sélectionnez le nombre de copies à effectuer. Appuyez sur "démarrer" et la copie devrait commencer.

Utilisez l'alimentation automatique de votre copieur pour copier des documents de plusieurs pages. En suivant le guide à côté du flux, placez votre pile de documents; de nombreux photocopieurs alimentent automatiquement les documents face vers le haut. Vérifiez si votre photocopieur dispose d'options pour assembler et agrafer automatiquement vos documents, comme le font la plupart des modèles récents. Sélectionnez ces options sur l’affichage numérique, appuyez sur "démarrer" et votre pile de documents sera photocopiée, assemblée et agrafée pour vous.

Utiliser un fax

Lisez les instructions du fabricant.Vérifiez que le télécopieur est branché sur une source d'alimentation et sur une prise téléphonique avant de l'allumer. Obtenez le numéro de fax pour la destination du fax que vous envoyez. Organisez les documents que vous envoyez dans l'ordre.

Remplissez une page de couverture pour votre fax; il contiendra le nom et le numéro de fax du destinataire, le nom de votre chef ou de votre bureau, le numéro de fax de votre bureau, un message court au destinataire et le nombre de pages, y compris la page de garde.

Placez les documents face imprimée dessus dans le bac d'alimentation. Composez le numéro de fax du destinataire. Appuyez sur "envoyer" ou "fax" pour envoyer le document, en fonction de la machine que vous utilisez.

Assurez-vous que la cartouche de toner de votre appareil contient beaucoup d'encre et de papier afin que vous puissiez recevoir une télécopie en douceur. Attendez que le téléphone sonne, mais ne répondez pas. cela indique qu'une télécopie arrive. Écoutez les tonalités de "poignée de main" qui vous indiquent que le télécopieur de l'expéditeur et votre télécopieur communiquent. Regardez votre télécopieur commencer à imprimer et attendez que tout le document soit passé.

Vérifiez le nombre de pages que vous avez reçues par rapport au nombre indiqué sur la page de couverture pour vous assurer que le fax complet est bien passé. Contactez l'expéditeur pour confirmer la réception de ce document.