Les hauts dirigeants, tels que les PDG, les vice-présidents de société et les directeurs des opérations, gèrent leurs organisations avec l'aide du support administratif des dirigeants. Souvent appelés secrétaires exécutifs, administrateurs exécutifs ou assistants de direction, ces professionnels gèrent les besoins en informations et les détails administratifs de leurs chefs. En raison de leur contact avec les principaux employés d’une organisation, ils peuvent effectuer de nombreuses tâches de niveau supérieur, telles que participer à des réunions importantes et mener des recherches vitales.
$config[code] not foundCompétences
Parce qu'ils traitent avec des gestionnaires, des cadres, des techniciens et des employés à tous les niveaux de l'organisation, ainsi qu'avec des clients, les administrateurs ont besoin d'excellentes compétences interpersonnelles. Ils doivent écouter activement les instructions de leurs chefs, expliquer verbalement les informations à leurs subordonnés et rédiger des rapports que les employés généraux comprennent. Leur perception sociale les aide à recueillir des informations auprès des personnes et à motiver les autres à l'action. De bonnes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps sont nécessaires, car elles jonglent avec plusieurs tâches en même temps et peuvent travailler pour plus d’un cadre. Les administrateurs exécutifs doivent avoir des compétences informatiques efficaces pour utiliser un logiciel afin de traiter, organiser et présenter les données efficacement.
Fonctions
Les administrateurs exécutifs agissent en tant que contrôleurs d'accès pour leurs dirigeants en filtrant leurs appels téléphoniques et leurs lettres et en prenant des messages. Les visiteurs de l'entreprise doivent les traverser pour qu'ils puissent décider d'autoriser ou non l'accès aux principaux dirigeants. Ils organisent également des voyages, planifient des réunions et les assistent pour enregistrer les procès-verbaux et compiler les données demandées par leurs chefs. Ils relisent et écrivent la correspondance et d'autres documents commerciaux par des cadres supérieurs et distribuent des notes de service ou d'autres communications écrites. Dans le cadre de leur expertise, ils peuvent utiliser des équipements de bureau variés tels que des ordinateurs, des copieurs, des télécopieurs et des systèmes téléphoniques.
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Dans les grandes organisations, les administrateurs exécutifs peuvent être responsables d'autres secrétaires, assistants et employés, afin qu'ils puissent ajouter des tâches de gestion à leur description de travail. Ils affichent les descriptions de travail, puis interviewent et vérifient les qualifications des candidats. Ils embauchent ensuite, forment et motivent les administrateurs subalternes. Ils attribuent également des tâches et des calendriers, attribuent des espaces de bureau et des fournitures, et surveillent la progression et la qualité des travaux. Les administrateurs peuvent également être responsables des augmentations et des promotions - ainsi que des licenciements - des subordonnés.
Qualifications
O * NET OnLine montre que 41% des administrateurs exécutifs ont des cours postsecondaires mais aucun diplôme, 28% ont un diplôme d'études secondaires ou un diplôme de formation générale, et 26% ont un grade d'associé. Certains administrateurs occupent des postes de bureau de niveau inférieur, mais avec l'expérience et une formation supplémentaire, ils accèdent à des responsabilités croissantes jusqu'à atteindre des postes de direction. Les diplômes d’associé d’assistant de direction durent deux ans et sont disponibles dans les écoles de commerce et les collèges communautaires. Quelques secrétaires exécutifs obtiennent un baccalauréat en administration des affaires d’une université, ce qui prend quatre ans. La certification volontaire est disponible auprès des organisations nationales, ce qui peut augmenter les opportunités d'emploi.
