Choisir un système de communication d'entreprise pour votre entreprise n'est pas une mince tâche.
Que vous soyez un solopreneur travaillant à domicile ou une entreprise en pleine croissance avec un bureau et un personnel à part entière, votre système de communication d’entreprise est ce qui vous donne accès à vos clients, fournisseurs et à toute autre personne à contacter.
Voici une liste de conseils pour choisir un système de communication d’entreprise qui aidera votre entreprise à prospérer.
$config[code] not foundComprendre l'importance critique des communications
Choisir un système de communication d’entreprise n’est pas une chose à prendre à la légère. Donc, ne choisissez pas simplement un fournisseur car il porte un nom reconnaissable ou a été la première entreprise que vous avez rencontrée. Faites des recherches pour vous assurer que vous obtenez la meilleure valeur et les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.
Être capable de communiquer de n'importe où
De nos jours, peu de propriétaires de petites entreprises s'en tiennent à faire des affaires depuis un seul endroit. Et avec un système de communication en nuage, proposé par certains fournisseurs de voix sur IP comme Nextiva, vous pouvez accéder à votre système de communication d'entreprise à partir de divers appareils. Vous n'êtes pas obligé de rester dans votre bureau.
Trouver un fournisseur avec un bon support
L’assistance client est l’un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de communications. Alors, parlez à d’autres propriétaires d’entreprise, lisez des critiques et effectuez des recherches en ligne pour déterminer les fournisseurs qui offrent le meilleur support technique pour leurs systèmes.
Concentrez-vous sur la manière dont vous voulez que votre soutien soit fourni
Plus précisément, vous devez savoir exactement comment les fournisseurs que vous envisagez d’offrir offrent une assistance et vous assurer qu’ils correspondent à vos préférences. Yaniv Masjedi, vice-président du marketing de Nextiva, a déclaré dans un entretien téléphonique avec Small Business Trends: «Certaines personnes aiment recevoir de l'aide par téléphone et certaines personnes préfèrent communiquer avec vous par Twitter, Facebook, un chat en direct ou par e-mail. Donc, si vous préférez communiquer avec une entreprise d'une manière particulière, examinez-la et posez des questions à ses collaborateurs », a-t-il déclaré.
Demandez où les représentants du service sont basés
Pour ceux qui préfèrent recevoir un support client par téléphone, Masjedi explique que la localisation des agents est souvent un facteur important. Si vous souhaitez vous assurer que vos représentants de l'assistance clientèle sont basés aux États-Unis ou dans une zone géographique particulière, posez-le à cette question lorsque vous effectuez votre recherche.
Appeler leur service clientèle
L'un des meilleurs moyens d'obtenir toutes ces informations consiste à appeler directement les entreprises. Vous pouvez utiliser ceci pour collecter des informations, mais également prendre en compte votre propre expérience. Masjedi déclare: «Appelez leur service clientèle et voyez ce que cela représente. Attendez-vous vraiment longtemps ou répondez-vous au téléphone tout de suite? Attendre 45 minutes lorsque vous rencontrez un problème avec votre système de communication est la dernière chose que vous souhaitez expérimenter. "
Magasinez pour une bonne idée des services disponibles
Le marché des systèmes de communication d'entreprise s'est développé ces dernières années grâce aux nouvelles technologies. Donc, il y a beaucoup d'options à choisir. Une fois que vous avez appelé et interrogé sur un fournisseur particulier, faites de même pour plusieurs autres entreprises, puis comparez-les.
Comparer les prix, y compris les options commerciales abordables
À mesure que le marché s'est développé, il en a été de même pour les options de tarification. Les services VoIP offrent des options souvent plus abordables pour les petites entreprises. Et comme pour toute décision commerciale, le prix devrait faire partie de votre détermination.
Prenez le temps de découvrir les coûts cachés
Mais vous ne devez pas simplement prendre le prix de chaque service à sa valeur faciale. Certains fournisseurs proposent des prix de lancement ou certains prix seulement si vous vous inscrivez dans un contrat à long terme. Examinez ces facteurs avant de choisir l'option du prix le plus bas.
Lire les avis et rechercher des signes avant-coureurs
Les avis peuvent être une excellente source d’informations sur différentes entreprises. Faites une recherche rapide parmi vos meilleurs choix et surveillez les signes avant-coureurs si les gens ont des inquiétudes quant à l'assistance ou à la fiabilité.
Comprendre les besoins de votre entreprise
Avec autant de caractéristiques et de types de régimes différents, il y en a pour tous les goûts. Cela signifie que vous devez choisir le plan le mieux adapté à votre type d'entreprise. Si vous avez besoin d'options mobiles, choisissez un forfait qui inclut ces fonctionnalités. Si vous souhaitez que la capacité de télécopie soit incluse, choisissez un plan qui l’inclut. Pensez aux fonctionnalités que vous souhaitez et comparez ces offres spécifiques de différents fournisseurs.
Trouvez un système à la taille de votre entreprise
Il existe également des forfaits qui conviennent le mieux aux différentes tailles d’entreprise. Si vous avez quelques employés, vous n’avez probablement pas besoin d’un système configuré pour des centaines de personnes. Mais si vous avez une équipe de taille décente, ne vous contentez pas du système que vous aviez lorsque vous travailliez seul à la maison.
Mais aussi rechercher des solutions évolutives
Mais même si vous ne voulez pas payer plus que ce dont vous avez besoin, une solution qui peut évoluer avec votre entreprise est un avantage certain. Trouvez-en un qui vous donne la possibilité d'ajouter des lignes ou des membres de l'équipe. Ou à tout le moins, ne vous inscrivez pas pour un contrat à long terme si vous prévoyez de le dépasser dans ce délai. Masjedi a déclaré: «Tant d'entreprises démarrent de petite taille et ont ensuite des centaines d'employés au bout de quelques années. Donc, vous ne voulez pas d’un système téléphonique conçu pour dix employés ou moins. Vous voulez un fournisseur qui vous soutiendra au fur et à mesure que vous grandissez. "
Apprendre à quelle fréquence les mises à jour sont fournies
Avec autant de croissance dans le secteur, vous ne voudrez pas manquer de nouvelles fonctionnalités qui pourraient être utiles simplement parce que vous êtes coincé dans un contrat. Avant de vous inscrire, renseignez-vous sur les nouvelles fonctionnalités sur lesquelles la société travaille et sur la fréquence à laquelle elles mettent à jour leur technologie.
Ne négligez pas les petites fonctionnalités
Même de petites fonctionnalités peuvent faire une grande différence lorsqu'il s'agit de votre système de communication d'entreprise. Par exemple, Masjedi dit que de nombreux clients de Nextiva apprécient vraiment la possibilité de modifier facilement les messages sortants ou de conserver des messages. Si vous avez une petite bête noire dans votre système actuel, ou si vous souhaitez en faire quelque chose de petit, posez des questions à ce sujet lorsque vous recherchez des prestataires. Il n’ya pas de détail trop petit.
Prenez votre système mobile
Les systèmes de communication mobiles sont de plus en plus populaires maintenant que beaucoup d’entre eux sont basés sur le cloud. Des entreprises telles que Nextiva proposent même des applications mobiles que les propriétaires d’entreprise peuvent utiliser pour prendre des appels sur leurs lignes professionnelles où qu’ils se trouvent.
Rechercher des options comme un secteur d'activité distinct
Pour certains entrepreneurs, le simple fait d'avoir un numéro distinct pour les opérations commerciales peut constituer un avantage considérable. Masjedi dit que les avocats en particulier ont tendance à apprécier la possibilité de passer et de recevoir des appels professionnels sur une ligne distincte, même s'ils utilisent réellement leur téléphone portable personnel, car cela leur permet d'éviter de donner leur numéro personnel.
Explorez toutes les nouvelles fonctionnalités innovantes
Il existe d'innombrables façons d'utiliser différents systèmes de communication. Donc, si vous souhaitez une fonctionnalité ou une capacité, il y a probablement un fournisseur qui la propose. Par exemple, Masjedi dit que certaines entreprises apprécient vraiment la fonctionnalité vFax de Nextiva, qui leur permet d’envoyer des documents virtuels sous forme de fax même si vous n’avez pas de télécopieur réel.
En savoir plus sur l'analytique
L'analyse peut être une autre fonctionnalité utile. Même si vous ne les utilisez pas actuellement, ils peuvent aider votre entreprise de différentes manières. C’est donc un facteur qui mérite d’être examiné.
Recueillir les données pour développer votre entreprise
Les informations analytiques peuvent vous fournir des données que vous pouvez utiliser pour développer vos opérations. Masjedi a offert cet exemple:
«Si vous êtes un nettoyeur à sec et que vous fermez tous les jours à 5 heures, mais que vous voyez que les appels arrivent pour une raison quelconque le samedi jusqu'à 19 heures, vous saurez que vous devez peut-être le laisser ouvert deux heures de plus le samedi, " il a dit.
Utiliser les appels enregistrés pour former les employés
De nombreux systèmes téléphoniques vous offrent également la possibilité d’enregistrer des appels. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour évaluer le service téléphonique et même utiliser les appels pour former les employés et améliorer votre service.
Tirez parti de la technologie pour optimiser votre équipe
Vous pouvez également utiliser l'enregistrement et l'analyse des appels pour surveiller les habitudes des employés. Vous ne voulez pas voir les membres de l’équipe consacrer toute la journée à des appels inutiles. Vous pouvez donc utiliser les données pour vous assurer que tout le monde est à la tâche.
Ne comptez pas sur votre fournisseur pour chaque petite mise à jour
Un autre avantage principal de la VoIP et des services similaires est qu’ils donnent aux utilisateurs la possibilité de mettre à jour eux-mêmes une partie de leur service. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas faire appel à un service ou à une aide. Mais si vous souhaitez simplement mettre à jour votre message sortant ou un message de petite taille, vous pouvez le faire sans avoir à attendre ou à appeler un représentant de la société à votre adresse. Par conséquent, si cela vous importe, recherchez un fournisseur qui vous offre la possibilité de gérer vous-même certaines parties de votre compte.
Mais assurez-vous qu'ils vous aideront quand vous en aurez besoin
Mais un bon service reste essentiel pour vos opérations. Assurez-vous que votre fournisseur est ouvert et disponible pour vous aider pour tout ce dont vous pourriez avoir besoin, pas seulement un petit ensemble d'options sur leur menu de téléphone préenregistré.
Photo de canettes via Shutterstock
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