Nous vivons dans une économie mondiale. Ces jours-ci, votre personnel ou vos subordonnés directs ne se trouvent peut-être pas dans le même bâtiment que celui dans lequel vous travaillez. Ils peuvent même ne pas se trouver dans la même ville, le même État ou le même pays. Cependant, en tant que responsable ou superviseur, vous êtes toujours responsable de l’administration et du suivi de leur performance, du traitement de tout problème éventuel et de la gestion de l’administration de la paye, le tout de loin.
Assurez-vous qu'une description de travail écrite est disponible pour chaque employé que vous supervisez. Envoyez à chaque employé une copie de sa description de travail pour vous assurer que vous avez les mêmes attentes en matière de tâches et de performances.
$config[code] not foundDémarrer un fichier pour chaque employé. Joignez une copie de la description de poste de cet employé, de son dossier personnel de tous les anciens responsables, des évaluations antérieures, des registres de présence et de toute autre information pertinente.
Une visite de première main dans l'environnement de travail de l'employé est le meilleur moyen de se faire une idée précise de ce que fait l'employé et des défis qu'il peut rencontrer. Cela vous donne également l’occasion de faire connaissance avec l’employé à un niveau plus significatif, de rencontrer les autres employés avec lesquels l’employé a des contacts réguliers et de nouer une sorte de lien avec l’employé. C'est aussi l'occasion pour l'employé de faire votre connaissance, de connaître votre style de management et votre personnalité.
Achetez le déjeuner de vos employés lors de votre visite et passez du temps dans une entreprise sociale extérieure. Apprenez à le connaître en tant que personne, découvrez ses goûts et ses aversions, discutez de ses aspirations futures avec la société et donnez-lui la possibilité de vous poser des questions. Partagez quelque chose sur vous-même pour établir un lien entre vous deux.
Prenez une photo de votre employé à ramener à votre bureau avec vous. Affichez-le sur un tableau d'affichage ou accrochez-le à votre bureau pour le voir souvent et vous rappeler de la personne derrière la voix au téléphone ou dans les communications par courrier électronique que vous échangez.
Indiquez à votre employé que vous souhaitez conserver les lignes de communication ouvertes. Il peut vous appeler ou vous envoyer un courrier électronique à tout moment pour vous poser des questions, des préoccupations ou tout simplement des nouvelles et des mises à jour sur ce qui se passe dans son bureau. Découvrez si son moyen de communication préféré est le téléphone ou l'e-mail, ou peut-être la vidéoconférence. Honorer sa préférence lors de la communication avec lui.
Communiquez souvent avec votre employé - au sujet du travail et d’autres questions que vous pourriez partager avec l’employé autour du refroidisseur d’eau s’il se trouvait dans votre bureau. Restez accessible. Invitez votre employé à rendre la pareille s'il le veut bien. Appelez simplement pour demander comment les choses se passent de temps en temps et pour demander s’il a des préoccupations ou quoi que ce soit que vous puissiez l’aider. Ne vous contentez pas d'être une mauvaise nouvelle à l'autre bout du fil - l'un de ces gestionnaires qui ne contactent leurs employés que lorsque quelque chose ne va pas ou pour émettre une directive spécifique.
Planifiez des visites régulières (au moins une fois par an ou deux fois par an) dans les bureaux distants de chaque employé pour entretenir votre relation. Trop de temps entre les visites physiques peut amener l’employé à se sentir laissé pour compte ou oublié, sans importance pour vous et pour l’entreprise.
Communiquez avec les autres personnes avec lesquelles vos employés interagissent localement à l'occasion pour savoir comment se passe leur point de vue, leur expérience en matière de relations avec votre employé et pour aider à évaluer les performances de votre employé de leur point de vue.
Renseignez-vous sur les problèmes éventuels, les plaintes des clients ou les problèmes qui pourraient devoir être résolus afin de véritablement découvrir ce qui se passe et améliorer la situation. Posez des questions et obtenez le point de vue de l'employé sur la situation. Ne présumez pas le pire. Obtenez les faits dont vous avez besoin pour former un point de vue plus objectif si vous le pouvez plutôt que de simplement considérer la "plainte" d'une personne comme un évangile.
N'oubliez pas que les communications par courrier électronique peuvent parfois être mal interprétées. Adressez donc vos messages avec soin.
Évaluez régulièrement les performances de vos employés - à la fois des éléments de performance mesurables et des évaluations de performance subjectives. Faites-lui savoir à quoi s'attendre de vous et quand il faut s'y attendre en termes d'évaluation des performances (c'est-à-dire, sera-ce annuel, tous les six mois ou à un autre intervalle; les évaluations de performance seront-elles corrélées avec des ajustements de salaire ou des bonus, etc.).
Félicitez votre employé lorsque son rendement le justifie ou qu'il fait quelque chose de plus que sa description de travail. Reconnaissez-le de manière tangible, par exemple une note personnelle ou un petit cadeau que vous pouvez envoyer par la poste.
Cherchez à comprendre votre employé et son travail et à l'aider à grandir et à se développer au sein de son poste actuel ou de l'entreprise. N'oubliez pas que son succès - et le succès de tous vos employés - a une incidence directe sur votre succès en tant que gestionnaire.
Pointe
Lorsque vous supervisez des employés sur de longues distances ou dans des endroits éloignés, ne pas se perdre de vue ne doit pas être totalement absent.
Attention
Superviser des employés à distance peut être extrêmement difficile, encore plus que de superviser des employés sur votre site.
