Qu'est-ce que Kanban et en quoi cela peut-il profiter à votre entreprise?

Bien que la technologie numérique ait simplifié nombre de nos méthodes de travail, elle a également introduit des complexités dans le flux de travail des opérations quotidiennes. La gestion efficace de ces complexités était l’une des nombreuses raisons pour lesquelles les développeurs de logiciels ont commencé à utiliser Kanban.

Aujourd'hui, le Kanban est utilisé par tous, des pigistes aux petites entreprises en passant par les entreprises mondiales du monde entier.

Qu'est-ce que le Kanban?

L'histoire

Le Kanban a été mis au point par un ingénieur industriel de Toyota, Taiichi Ohno, dans les années 1940 pour supprimer les goulots d'étranglement du processus de fabrication. Il était en partie inspiré par la façon dont les supermarchés géraient leurs stocks sur leurs étagères.

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Ohno a traduit ce que les supermarchés ont fait pour déplacer leurs stocks en faisant en sorte que le processus de fabrication chez Toyota corresponde à la consommation de matières premières et aux niveaux de production ou de stocks.

Kanban, ce qui signifie que les panneaux de signalisation en japonais ont été appliqués à l'aide de cartes illustrant le processus de fabrication en usine. En regardant simplement les cartes, l’entrepôt a pu reconstituer les matières premières avant qu’il ne soit épuisé afin que la fabrication puisse continuer.

L’entrepôt a également utilisé le système pour s’assurer qu’il n’était pas à court de matériel, ce qui s’est traduit par une entreprise globalement plus productive.

En termes simples, Kanban utilise des indices visuels pour indiquer l’étape de tout processus. Cela peut être n'importe quoi, de votre agenda personnel du mois à un projet avec des équipes de centaines de personnes dispersées à travers le monde.

Utiliser le Kanban

Kanban a une structure simple de trois colonnes étiquetées avec To-Do, Doing, and Done. Mais ne laissez pas la simplicité vous tromper, car elle est très flexible et peut être adaptée à un projet de toute taille.

Vous pouvez créer plus de colonnes et leur attribuer différentes balises en fonction de votre organisation ou d'un projet particulier. Cependant, il est important de garder à l’esprit les six principes de Kanban.

Elles sont:

• Visualisation - Rendez visible chaque aspect du projet. Le masquage ralentit le processus et empêche l'utilisation du système.
• Limiter le travail en cours - Limitez le flux de travail à chaque étape du travail en cours pour éviter les goulots d'étranglement.
• Gestion des flux - Surveillez et signalez chaque état dans le flux de travail pour que les choses se passent sans encombre.
• Rendre les politiques explicites - Assurez-vous que toutes les personnes impliquées ont une compréhension explicite des politiques. Cela signifie pas de rationalisations subjectives, ce qui peut ralentir les processus.
• Utilisation des boucles de rétroaction - Kanban utilise des boucles de rétroaction pour effectuer des ajustements en comparant les résultats attendus aux résultats réels. Il utilise la réunion de stand-up; l'examen de la prestation de services; la revue des opérations; et les pratiques d'évaluation des risques pour la rétroaction.
• Evolution collaborative ou expérimentale - Kanban cherche toujours à apporter de petites améliorations incrémentielles pouvant avoir un impact sur l’organisation dans son ensemble et à l’échelle. Le système vous permet de suivre et de comprendre vos inefficiences, car chaque processus est clairement identifié et documenté.

Comprendre et mettre en œuvre ces principes garantira que votre système Kanban fonctionnera comme prévu.

Avantages de Kanban

Kanban introduit un nouveau niveau d'efficacité dans un projet car il vous permet de voir où en est votre projet à un moment donné. Vous pouvez approfondir l'analyse et voir qui fait quoi, ce que chaque membre de l'équipe doit faire et ce qu'il lui faut pour aller de l'avant.

Le système Kanban est facile à mettre en œuvre, réduit les pertes, améliore la communication, résout les problèmes plus rapidement et améliore la qualité des résultats.

Implémentation du Kanban

Kanban peut être implémenté avec un tableau physique ou en utilisant la technologie numérique, ce qui est plus efficace.

Trello est l'une des applications de gestion de projets Web les plus populaires utilisant le système Kanban. La société propose un niveau gratuit ainsi que des éditions professionnelles et d'entreprise avec davantage de fonctionnalités. Mais à la base, le système Kanban est utilisé de manière globale pour gérer vos projets.

Parmi les autres fournisseurs utilisant des systèmes basés sur Kanban, citons Asana, Jira, Kanbanachi, Zenkit et d’autres.

Voici un exemple de tableau Kanban créé pour écrire cet article en utilisant Trello.

Essayez Kanban aujourd'hui et voyez comment il peut améliorer votre flux de travail.

Image: Trello

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