Dans le monde des affaires, les lettres commerciales de routine font partie des pratiques de communication essentielles entre entreprises, clients et fournisseurs. Une lettre commerciale sert à fournir au destinataire des informations importantes sur les modifications, mises à jour ou actualités qu'une organisation doit partager. Les lettres commerciales sont des documents officiels et, en tant que telles, doivent être écrites sur un ton professionnel. Les normes de formatage s’appliquent également pour garantir la cohérence et l’apparence professionnelle des lettres commerciales.
$config[code] not foundOuvrez votre application d'écriture sur votre ordinateur. Les lettres d'affaires courantes doivent être dactylographiées et non manuscrites. Créez un document vierge et enregistrez-le dans vos fichiers informatiques.
Espace bas environ six espaces du haut de la page. Vous souhaitez laisser de la place en haut de votre lettre pour le papier à en-tête de votre entreprise, sur lequel sera imprimée la lettre. Tapez la date à l'extrême gauche de la page. Écrivez la date, telle que "16 septembre 2011", plutôt que "16/09/11".
Déplacez-vous de deux espaces à partir de la date. Tapez le nom du destinataire, suivi de son titre professionnel. Par exemple, si vous adressez la lettre au PDG d'une entreprise, vous écrirez "John Smith, PDG". Ignorez une ligne et écrivez le nom de l'organisation du destinataire. Passer une autre ligne et inclure l'adresse complète à laquelle la lettre est envoyée.
Tapez votre salutation deux espaces en dessous de l'adresse intérieure. Pour une lettre d'affaires de routine, une salutation appropriée est "Cher M. Smith" suivie d'un colon.Vous devez toujours inclure un titre personnel, tel que "Dr.", "Ms." et "M.", sauf si vous ne connaissez pas le sexe du destinataire. Si vous n'êtes pas sûr du sexe du destinataire, gardez-le neutre en éliminant le titre personnel et en utilisant le nom complet dans la formule de salutation. Il est donc indiqué "Cher Chris Smith".
Sautez une ligne et commencez le corps de votre lettre. Mettez en forme le corps avec une justification à gauche, un paramètre de bloc afin que vos paragraphes aient l’air soigné. Tapez le corps de votre lettre de manière concise et professionnelle. Votre point principal devrait être énoncé au tout début. Vous pourriez écrire: "Cette lettre est une réponse à la fusion entre …". Évitez d’ajouter des bourrages et des charges au corps de votre lettre. Les destinataires ne veulent lire que ce dont ils ont besoin.
Laissez une seule ligne vide entre les paragraphes si le corps de votre lettre est plus long qu'un paragraphe.
Fermez la lettre commerciale en disant "Merci", "Cordialement" ou "Sincèrement". La fermeture doit aller un espace après la dernière ligne du paragraphe de votre corps. Sautez quatre lignes et tapez votre nom. L'espace vide sera utilisé pour votre signature humide une fois la lettre imprimée.
Énumérez toutes les pièces jointes que vous attachez. Ignorez une ligne après votre nom et écrivez Pièces jointes, suivies de deux points, puis du nom du ou des documents que vous envoyez avec la lettre.
