Vous devez avoir vu ces vidéos de chaînes de montage dans des usines. Un flux continu d'objets parfaitement conçus et d'aspect identique traversant l'atelier presque comme par magie. Si seulement vous et moi pouvions produire des résultats à ce niveau d’efficacité, de rapidité et de précision, jour après jour.
Principales causes de faible productivité
Malheureusement, le fait d’être humain ne nous donne pas les outils nécessaires pour atteindre la précision et la productivité d’une chaîne de montage. Cependant, nous travaillons sur nos lieux de travail sous forme de drains de productivité. Voici un aperçu des suspects habituels.
$config[code] not foundManque de planification
Un thème récurrent dans de nombreuses équipes est la manière désorganisée dont chaque membre aborde un problème. Quand il n’ya pas d’orientation claire sur ce qu’il faut faire en ce qui concerne une tâche à accomplir, chaque membre décide de s’y attaquer de sa propre manière.
Cela pourrait signifier que plus d'une personne fait le même travail, sans le savoir, ce qui est l'une des grandes pertes de productivité. Parfois, des tâches inutiles sont effectuées. À d'autres moments, trop de temps est alloué à des tâches insignifiantes. Chacun de ces scénarios sont des pertes de productivité et représentent une lourde perte de ressources pour une organisation. Mais ils sont entièrement évitables avec une planification préalable.
Tout comme chaque film a un script pour que vous sachiez exactement quelle scène suit quelle scène, créez un script pour votre équipe. Si votre travail est basé sur un projet, établissez un plan d’action détaillé avec des responsabilités clairement définies et un calendrier défini pour que toutes les personnes concernées restent sur la bonne voie.
Si vous ne gérez généralement pas de projets, mais plutôt des processus de routine; clarifiez comment vous et votre équipe allez aborder chaque processus et assurez-vous qu'il n'y a pas de goulots d'étranglement imprévus. Utilisez des outils tels que 10 000 pieds ou Resource Guru pour mieux planifier vos ressources.
Trop de courrier électronique
Même en cette ère de médias sociaux et d'un million d'applications à démarrer, le courrier électronique parvient à régir nos journées au travail. Même il y a un an, nous avions collectivement envoyé 182,9 milliards de courriels chaque jour.. Avec environ 2,92 milliards d'internautes dans le monde en 2014, on compte plus de 62 courriels par tête, chaque jour. C’est une autre des grandes pertes de productivité au travail et suffisamment d’e-mails pour vous tenir occupé toute la journée.
Ne laissez pas le courrier électronique régir votre journée de travail. Planifiez votre journée au cours de vos 10 premières minutes de travail avec une liste de tâches claire. Allez-y sur votre liste et quand vous prenez une pause de votre travail, vérifiez cette boîte de réception débordante. La raison pour donner la priorité à votre liste de tâches à faire par courrier électronique est simple. Ce que vous avez mis sur cette liste sont des choses qui sont une priorité pour vous. Le courrier électronique, c'est quoi autres veulent que vous fassiez et respectiez leurs priorités, pas les vôtres.
Être un peu égoïste à cet égard fera des merveilles pour votre productivité quotidienne. Si vous avez besoin de communiquer rapidement avec quelqu'un, dirigez-vous simplement vers son bureau pour passer un peu de temps face à face. Vous n'avez pas le temps pour ça? Optez plutôt pour le service de messagerie instantanée de votre bureau. Slack et HipChat sont deux exemples de services de messagerie instantanée extrêmement populaires et extrêmement polyvalents pour votre lieu de travail.
Rencontre Mania
Trop de réunions et trop peu de travail est un autre des problèmes de productivité et une plainte fréquente sur les lieux de travail du monde entier. L'obsession de convoquer une réunion de membres de l'équipe pour chaque petite tâche les éloigne du travail réellement productif qu'ils auraient pu accomplir et brise le rythme du travail.
Pire encore, de nombreuses réunions incluent des personnes qui n’ont que peu ou rien à voir avec le sujet à l’étude. C’est une perte de temps colossale pour ces membres et une valeur nulle pour la réunion.
Évitez une telle perte de productivité en limitant le nombre de réunions que vous et votre équipe appelez. Au lieu de cela, investissez dans un outil de collaboration tel que Wrike, qui vous permettra de créer des plans, de discuter des idées, d’affecter des tâches et de suivre les contributions individuelles, le tout dans un "centre de commande" intégré à Word, Excel, Gmail, Dropbox., et à peu près toutes les autres applications régulières que vous pourriez utiliser. Pas plus de réunions inutiles pour chaque petite mise à jour de chaque membre de l'équipe.
Trop de pauses
Tout travail et aucun jeu ne font de Jack un garçon ennuyeux. Cependant, notre esprit de convertir les lieux de travail en lieux décontractés a souvent pour résultat que les bureaux ont plus de personnes qui sortent à l’extérieur qui font une «pause cigarette» que de personnes qui travaillent à leur bureau.
Viennent ensuite les pauses café sans fin et les travaux personnels qui s'insinuent dans les heures de travail et dérobent les heures productives de nos horaires sans même que nous nous en rendions compte.
Encouragez votre équipe à prendre des pauses dans leur travail pour se ressourcer de temps en temps, mais tenez-vous clairement contre les pauses trop fréquentes qui ne servent que peu ou pas du tout à perdre du temps.
Beaucoup de gens sur votre lieu de travail fument? Créez une zone non fumeur à proximité de votre zone de travail afin que vos collègues ne soient pas obligés de prendre l’ascenseur pour chaque pause fumée. Mieux encore, encouragez votre équipe à se battre et à se détendre dans la salle de jeux ou à la cafétéria.
Mots de séparation
Les pertes de productivité et la faible productivité ne sont pas que des problèmes qui dérangent votre équipe. Selon une étude Gallup de 2013, plus de 70% des travailleurs américains sont «activement désengagés».
Imaginez l’état de notre économie si ces travailleurs pouvaient être ramenés à un mode de production actif! Vous n'êtes peut-être pas encore en mesure de transformer l'ensemble de l'économie, mais avec quelques changements simples, vous pouvez certainement inverser la productivité de votre propre lieu de travail.
Photo de bureau occupé via Shutterstock
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