Si vous avez constitué votre entreprise sous la forme d’une société S ou d’une société C, la plupart des États exigent que vous teniez un registre minutieux des activités de la société. Chaque fois que votre conseil d’administration se réunit, votre société doit conserver un enregistrement dans ses dossiers à des fins de conformité réglementaire.
Il existe une longue liste de transactions possibles et de résolutions que vous devrez peut-être conserver. Cela peut inclure n'importe quoi allant de:
$config[code] not found- La nomination d'un nouvel officier.
- La démission d'un administrateur.
- Achat d'assurance.
- Stock de vente
- Obtenir une ligne de crédit / carte de crédit au nom de la société.
Tenir des registres peut être une tâche ardue, en particulier pour le propriétaire de petite entreprise. Cependant, il est essentiel d’avoir un bon procès-verbal pour maintenir votre société en règle et maintenir votre bouclier de responsabilité personnel. Vous trouverez ci-dessous certaines informations essentielles à connaître pour la rédaction des procès-verbaux de vos réunions.
Que sont les procès-verbaux?
Les procès-verbaux des réunions gardent un compte-rendu officiel de ce qui a été fait ou discuté lors des réunions formelles, y compris les décisions prises ou les actions prises.
Elles sont prises lors d'une réunion formelle du conseil d'administration ou des actionnaires d'une société, telles que les réunions initiales et annuelles. En règle générale, les procès-verbaux des réunions sont enregistrés par le secrétaire de la société (ou une autre personne nommée à la réunion).
Que devrait-on inclure dans les procès-verbaux?
Le compte rendu de votre réunion n’a pas besoin d’inclure tous les détails. Il vous suffit de documenter les informations clés et toutes les décisions prises ou actions prises. En général, vos procès-verbaux doivent être suffisamment détaillés pour servir de «mémoire institutionnelle» de votre société.
Un procès-verbal typique comprendra les éléments suivants:
- Informations de base sur la réunion: date, heure, lieu.
- Qui a assisté, avec une note spéciale dans les cas où les participants sont venus en retard ou sont partis tôt.
- Points de l'ordre du jour avec une brève description de chaque élément.
- Actions de vote avec un compte détaillé de la façon dont chaque personne a voté, avec les abstentions éventuelles.
- Heure à laquelle la réunion a été levée.
Dans la plupart des cas, il n’est pas nécessaire de créer des minutes à partir de zéro. Vous pouvez trouver des modèles gratuits en ligne pour servir de point de départ. Choisissez votre type de procès-verbal / documentations, remplissez les espaces vides et imprimez-le, et vous aurez rempli vos obligations en matière de conservation des documents.
Qui est tenu de conserver les procès-verbaux des réunions?
La majorité des États exigent des sociétés S et C qu'elles documentent les principales décisions de l'entreprise et les principales réunions que vous tenez.
Actuellement, les états suivants ne pas exiger des procès-verbaux pour être gardé:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Dakota du nord
- Oklahoma
De plus, les sociétés à responsabilité limitée ne sont pas tenues de conserver les minutes.
Que dois-je faire avec les minutes après leur enregistrement?
Les procès-verbaux ne doivent pas nécessairement être déposés auprès de l'État, mais peuvent plutôt être conservés avec vos autres registres d'entreprise, tels que les statuts constitutifs, les règlements et les résolutions.
Comme pour les autres documents, vous devez conserver les procès-verbaux au moins sept ans. Les membres de la société, tels que les actionnaires, les dirigeants et les administrateurs, ont le droit de consulter le procès-verbal de la réunion sur «demande raisonnable» adressée à la société.
Bien que vous n’ayez pas besoin de déposer ces documents auprès de l’État, ils doivent tout de même être considérés comme des documents importants et sont essentiels pour protéger le bon statut de votre société et votre statut de responsabilité limitée.
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