Une note contenant les mauvaises nouvelles sur les coupes budgétaires est aussi stressante pour la personne qui doit la rédiger que pour les employés qui la reçoivent. Mais il existe des moyens de préparer le bon type de mémo pour cette tâche malheureuse, et cela implique de garder à l'esprit des qualités telles que le ton, la franchise et l'empathie. Affrontez les mauvaises nouvelles dans votre mémo, expliquez ce qui se passera ensuite et vous ferez un long chemin vers une acceptation raisonnée de cette situation négative.
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Expliquez ce qui se passe dès que possible dans le mémo. Commencez par reconnaître que les nouvelles que vous allez livrer ne sont pas les bienvenues. Ensuite, exposez les raisons des réductions budgétaires en procédant de manière calme et rationnelle.
Décrivez ce que les coupes budgétaires signifient pour les emplois des employés. C'est la plus grande question que vous aurez et vous devez y répondre rapidement. Indiquez les départements de votre entreprise qui seront affectés par les réductions et le nombre d’emplois en attente.
Évitez d’utiliser un langage fâché, condescendant ou moqueur n’importe où dans votre mémo. Respectez vos employés en disant la vérité et avec compassion. Mais ne vous excusez pas et n'écrivez pas de manière excessive à quel point vous vous sentez contrarié. Vos employés sont susceptibles de considérer de tels commentaires comme peu sincères.
Exprimez votre intérêt pour les commentaires. Informez vos employés de la manière dont ils peuvent vous poser des questions sur les coupes budgétaires. Essayez d’anticiper le type de questions qu’ils vont poser et soyez prêt à donner des réponses crédibles et concises.
Remerciez les employés pour leur temps, non seulement pour la lecture du mémo, mais pour leur travail acharné et leur engagement au travail. Évitez la fausse compassion. Au lieu de cela, faites preuve d'empathie et d'inquiétude. Donnez-leur un soutien en incluant dans votre mémo des informations sur le conseil et les autres formes d'assistance aux employés disponibles.
Dirigez les employés vers les ressources humaines pour plus d'informations sur les coupes budgétaires. Ce service devrait informer les employés des dispositions telles que l’indemnité de licenciement, l’assurance et le placement, mais évite d’y envoyer des employés pour répondre à des questions concernant des préoccupations. Il est de votre responsabilité de mettre les employés à l’aise plus à l’aise, et ils devraient vous poser ces questions.
Inclure toutes les pièces jointes que vous pourriez avoir concernant les coupes budgétaires. Après avoir signé votre mémo avec un gage de disponibilité pour toutes les questions, vous pouvez également ajouter un post-scriptum qui oriente les lecteurs vers des graphiques et autres informations statistiques confirmant la décision de réduire le budget. Cela peut aider les employés à mieux comprendre la raison du déménagement.
Pointe
Éloignez les rumeurs en écrivant le mémo dès que possible. Les rumeurs sur de mauvaises nouvelles imminentes peuvent créer des problèmes de moral qui doivent être résolus rapidement.
Vérifiez soigneusement votre mémo pour des erreurs de grammaire, de langue ou d’orthographe. Les erreurs terniront l’importance grave de votre annonce.
