Comment faire le suivi des recettes des employés

L'utilisation de dossiers électroniques a considérablement augmenté la productivité sur le lieu de travail. Disposer d'informations facilement et rapidement accessibles dans un tableur électronique ou une base de données a révolutionné le lieu de travail moderne. Cependant, le suivi des dépenses des employés, qui nécessite généralement la présentation de reçus en papier, est resté une pierre d'achoppement chronophage pour de nombreuses entreprises. L'adaptation rapide de la technologie mobile et du stockage de données dans le nuage a finalement créé une solution à ce problème: des applications de gestion des dépenses en ligne directement reliées à des bases de données.

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Recherchez les applications en ligne de gestion des dépenses des employés pour déterminer celle qui répond le mieux à vos besoins. Les fonctionnalités et les fourchettes de prix varient considérablement, allant de quelques dollars seulement pour les applications conçues pour les petites entreprises à des milliers de dollars pour les logiciels d'entreprise personnalisés intégrés à une base de données comptable propriétaire.

Configurez le système de gestion des dépenses des employés en ligne sur le réseau de votre lieu de travail. La plupart des systèmes de base pour petites entreprises sont des installations simples, mais il est toujours judicieux de consulter un informaticien lors de l’installation de nouveaux logiciels sur un réseau. Les applications de suivi des dépenses plus complexes conçues pour les grandes entreprises sont généralement installées et configurées par les employés du fournisseur travaillant avec le personnel informatique de l'entreprise.

Configurez des comptes d'employé individuels pour renseigner le nouveau système de gestion des dépenses d'employé. Une fois tous les comptes configurés, les employés pourront acheter des articles et des services avec des cartes de crédit d'entreprise et un reçu électronique sera automatiquement envoyé à la base de données centrale. Les employés peuvent également soumettre une copie numérisée d'un reçu à l'aide de leur smartphone. Cela signifie que non seulement les employés n'ont pas à s'inquiéter d'économiser des reçus sur papier, mais que les comptables et les comptables n'ont plus à entrer péniblement chaque reçu dans la base de données.

Organiser une formation pour tous les employés sur l’utilisation du nouveau système de gestion des dépenses des employés. Les fournisseurs peuvent aider à la formation pour les applications d'entreprise.