Vous n’allez probablement pas voler en première classe si vous voulez économiser sur les voyages d’affaires. Et si vous consultez plusieurs sites Web avant de réserver des vols et des chambres d’hôtel, vous faites déjà mieux que beaucoup de voyageurs. Mais faites-vous des recherches de billets d'avion à date flexible avant de planifier des voyages d'affaires? Cette stratégie, expliquée ci-dessous, peut vous faire économiser des centaines de dollars.
Que pouvez-vous faire de plus pour économiser de l'argent sur les voyages d'affaires? Utilisez quelques astuces dans chacune de nos cinq catégories d’épargne voyage.
$config[code] not foundNote de la rédaction: visionnez une vidéo présentant 10 façons de réduire les coûts de voyages d’affaires.
Façons d'économiser de l'argent sur les voyages aériens
Trouvez votre vol d'abord
Si vous pouvez choisir quand voyager pour affaires, vous pouvez économiser des centaines de dollars sur les billets d'avion. Avant de planifier votre voyage, commencez par effectuer une recherche flexible de billets d'avion sur une date sur plusieurs sites Web de voyages. Une fois que vous avez trouvé des vols bon marché, vérifiez si les dates et les heures vous conviennent et achetez les billets.
Par exemple, recherchez plusieurs vols bon marché, puis appelez la personne que vous rencontrez pour lui proposer une heure qui correspond à vos dates de vol les moins chères. Si cela ne fonctionne pas, essayez le deuxième meilleur.
Voyager avec bagage seulement
Évitez les bagages enregistrés pour éviter les frais. Grâce à l’emballage intelligent, il n’est possible d’emporter qu’un bagage à main pour la plupart des trajets courts. Par exemple, Delta Air Lines autorise un bagage à main pouvant aller jusqu’à 22 pouces sur 14 pouces et un «objet personnel» (porte-documents, grand sac à main, ordinateur portable). Vous pouvez même prendre un «article approuvé supplémentaire» (veste, parapluie).
Vérifiez les sites Web des compagnies aériennes
Les sites de voyage sont un excellent endroit pour commencer votre recherche, mais vous ne pouvez pas voir tous les billets disponibles. Par exemple, aucun des vols de Southwest Airline ne figure sur Expedia ou des sites similaires. Il est possible que tous les vols des autres compagnies aériennes ne soient pas répertoriés dans ces systèmes de réservation extérieurs.
En outre, les vols sont parfois moins chers sur les sites Web des compagnies aériennes. Commencez donc par les grands sites de voyage, puis consultez quelques sites de compagnies aériennes pour voir s’il ya d’autres combats ou si vous pouvez réserver ceux que vous avez trouvés à un prix inférieur.
Essayez les compagnies aériennes détestées
Spirit Airlines est la compagnie aérienne la plus détestée des États-Unis et pourtant, elle prospère car elle est bon marché. Les compagnies aériennes à bas prix Spirit, Frontier et autres ont des prix de base bas et font ensuite payer presque tout le reste - des voyageurs souvent surprenants. Mais si vous êtes assez flexible, vous pouvez économiser beaucoup. Ne choisissez pas vos sièges, n’imprimez pas vos cartes d’embarquement à la maison, payez vos bagages en ligne et lisez les petits caractères.
Si vous êtes vraiment déterminé à épargner et qu’il s’agit juste d’un voyage d’affaires pour la nuit, prenez moins de bagages à main. Ces compagnies aériennes facturent généralement les bagages de cabine. Par exemple, Frontier indique que votre «objet personnel» gratuit peut être un sac à dos, un sac à main ou une mallette allant jusqu'à 18 sur 14 sur 8 pouces. Une mallette ou un sac à dos de cette taille peut suffire pour un court voyage.
Utiliser le stationnement hors site
Conduisez-vous votre propre voiture à l'aéroport? Découvrez l’un des sites de stationnement à prix réduit dans les aéroports, comme Premier Parking. Vous devrez passer quelques minutes de plus en navettes, mais vous pouvez économiser jusqu'à 70% par rapport au stationnement sur les terrains gérés par l'aéroport.
Louez votre voiture garée
Si vous souhaitez un parking gratuit en vol, utilisez un service tel que FlightCar. Ils ne facturent rien et louent votre voiture. Ils disent: «Au cours d'un voyage moyen de cinq jours, les membres économisent 100 $ en frais de stationnement et gagnent 30 $ en revenus de location."
Utiliser les alertes par courriel pour les billets d'avion
Configurez des alertes sur les billets d'avion sur Airdare Watchdog pour tous les itinéraires au départ de votre domicile ou pour des itinéraires spécifiques de ville à ville. Lorsque les tarifs aériens sont proposés à des prix «bien inférieurs à la norme», vous recevrez un courrier électronique. Cette configuration fonctionne bien si un voyage d’affaires vers une destination spécifique serait utile mais est facultatif. Il suffit d'aller quand et si vous obtenez un tarif bon marché.
Façons d'économiser de l'argent sur le transport terrestre
Essayez des forfaits de vols ou de location de voitures
Expedia et d’autres sites de voyage vous offrent la possibilité d’emballer votre location de voiture avec votre billet d'avion. Voir ce qu'ils ont à offrir. Vérifiez ensuite si vous louez une voiture séparément pour voir si vous pouvez économiser en groupant vos achats ou si vous feriez mieux de payer vos billets d'avion et votre location de voiture séparément.
Utilisez la bonne carte de crédit pour louer une voiture
Si vous avez une carte de crédit qui fournit une assurance voiture de location, utilisez-la pour payer votre location. Puis déclinez la couverture exonération des dommages par collision offerte par le loueur. Cela peut vous faire économiser en moyenne 20 $ par jour.
Ne pas payer à l'avance pour l'essence de voiture de location
Les sociétés de location de voitures offrent généralement trois choix lors du retour de leur voiture. Renvoyez-le avec le réservoir d'essence plein, payez un prix exorbitant par gallon pour le remplir à votre retour ou payez à l'avance pour un réservoir plein et ne vous inquiétez pas. Mais comme l’a reconnu un ancien agent de location de voitures, «Si vous ne remettez pas la voiture sur le terrain avec un réservoir vide, vous perdez de l’argent en prépaiement pour l’essence». Remplissez le réservoir peu de temps avant de rendre la voiture.
Apprenez à utiliser Uber
De nombreux utilisateurs ont trouvé qu’Uber était souvent meilleur marché que les taxis normaux, et le site Web de la société indique clairement qu’il n’est pas nécessaire de laisser un pourboire. Apprenez à utiliser les outils de l'application Uber pour pouvoir consulter les tarifs et confirmer votre devis.
Réserver un hôtel proposant une navette pour l'aéroport
Vous pouvez facilement dépenser 35 $ ou plus en taxi de certains aéroports à un hôtel du centre-ville. Utilisez TaxiFareFinder.com pour vérifier les tarifs pour votre destination. Ensuite, vérifiez les options de votre hôtel et voyez lesquelles offrent une navette gratuite aller-retour pour l'aéroport. Cela vaut la peine de payer 25 $ de plus pour une chambre si vous économisez deux billets de taxi de 35 $.
Façons d'économiser sur les hôtels
Commencer en ligne
Effectuez une recherche sur «hôtel» ainsi que le nom de votre destination. Le moins cher peut être inférieur aux normes que vous souhaitez, alors vérifiez les avis et augmentez votre prix jusqu'à ce que vous trouviez un lieu qui vous plaira.
Essayez les sites Web de coupons
HotelCoupons.com propose des coupons imprimables pour de nombreux hôtels. Il suffit d'entrer un code postal pour votre destination et voir ce qu'ils ont. Ensuite, recherchez l’hôtel par son nom en ligne et vérifiez les tarifs pour vous assurer de conclure une affaire. Les offres de coupon sont généralement meilleures.
Utilisez les bons de route
De nombreux hôtels publient encore des coupons dans les livrets de réductions pour voyageurs trouvés dans les stations-service situées le long des principales autoroutes. Recherchez-les à chaque arrêt avant votre arrivée, puis consultez les avis en ligne avec votre smartphone pour vérifier si l'emplacement est acceptable.
Commencer une guerre d'enchères
Les réservations d'hôtel peuvent généralement être annulées sans frais jusqu'à 24 ou 48 heures avant l'arrivée. Avant la date limite, appelez les autres hôtels et dites-leur: «J'ai une réservation chez (nom de l'hôtel) et je me demandais si vous pouviez battre leur prix.» S'ils offrent un meilleur prix, réservez-le, puis retournez au d'abord pour voir s'ils vont baisser le prix encore plus loin.
Inscrivez-vous avec AAA
Le coût d'une adhésion AAA varie d'un pays à l'autre, mais est généralement inférieur à 80 USD pour un plan de base. En plus de l'assistance routière en cas de problème de voiture, la carte AAA vous permet de bénéficier d'autres réductions liées aux voyages, notamment une réduction de 10% sur de nombreux hôtels.
Façons d'économiser de l'argent sur les repas
Profitez du petit-déjeuner à l'hôtel
Si votre hôtel propose un petit-déjeuner complet ou même des bagels, du café et du jus d'orange dans votre chambre, prenez-en suffisamment pour pouvoir prendre un déjeuner plus léger ou plus tard. En fait, tenez compte de cet avantage lorsque vous choisissez un hôtel. Si les prix sont à peu près les mêmes, celui avec petit-déjeuner peut facilement vous faire économiser 10 $ à 20 $.
Faites déjeuner votre repas principal
La plupart des restaurants facturent moins pour le déjeuner que pour le dîner, même lorsque le repas est identique. Ainsi, lorsque vous voyagez pour affaires, faites du déjeuner votre repas principal de la journée. Mangez tard et mangez suffisamment. Vous pourriez vous en tirer avec une collation pour le dîner.
Utiliser les coupons en ligne
RetailMeNot.com facilite la recherche de coupons de restaurant. Il suffit d'entrer un nom et voir ce qu'ils ont. Par exemple, une recherche vient de donner un apéritif gratuit chez Chili’s et 15% de la facture chez Outback Steakhouse.
Pour rester simple et bon marché, cherchez par la fenêtre de votre hôtel un restaurant à distance de marche et son nom Google ainsi que «coupon». Vous pourriez économiser sur le repas et sur l'essence. Imprimez les coupons à l'aide de l'ordinateur invité dans le hall de l'hôtel ou apportez votre smartphone pour que le caissier numérise si cette option est proposée.
Explorez les menus en ligne d'abord
Si vous envisagez de payer un repas d’affaires avec d’autres personnes, consultez les menus en ligne avant de choisir un restaurant. De cette façon, vous pouvez trouver l'endroit le plus abordable qui réponde à vos exigences. La plupart des restaurants ont maintenant des menus complets affichés en ligne avec les prix.
Obtenez des repas d'épicerie
Pour que votre budget de repas reste très bas, trouvez une épicerie près de votre hôtel. Achetez des salades préparées et des ingrédients pour des sandwichs. Pour un repas chaud, dirigez-vous vers la section charcuterie et voyez ce que vous pouvez rapporter à votre chambre d'hôtel. Si vous dînez dans des épiceries, vous ne dépenserez peut-être que 15 dollars par jour pour les repas d'un voyage d'affaires.
Façons d'économiser de l'argent sur les taxes
Prendre l'indemnité journalière M & IE
Pour les repas pris au cours d'un voyage professionnel, l'IRS indique que vous pouvez déclarer la dépense en utilisant le coût réel ou une «indemnité de repas standard». Elle est déterminée à l'aide des tarifs journaliers publiés sur le site Web de la General Services Administration (GSA). Entrez votre destination pour trouver l'indemnité de «repas et frais accessoires». Si vous pensez dépenser moins que cela, utilisez l’allocation comme déduction.
Par exemple, supposons que vous restiez cinq jours à Denver pour affaires. Votre chambre d'hôtel comprend un copieux petit-déjeuner et vous mangez autrement dans des sandwicheries. En conséquence, vous dépensez environ 20 USD par jour pour les repas, ce qui vous permet d’obtenir une déduction fiscale totale de 50 USD pendant votre voyage (la moitié de vos dépenses de 100 USD). Mais le tarif journalier M & IE pour Denver est de 66 $, vous pouvez donc l'utiliser pour une déduction de 165 $ (la moitié de 330 $). Si votre taux d'imposition combiné fédéral et État est de 35%, vous économiseriez environ 40 USD sur vos impôts en utilisant la deuxième méthode par rapport à la première.
Utiliser le taux de kilométrage standard pour les voitures économiques
Si vous utilisez une voiture à des fins professionnelles et que vous répondez aux critères de l'IRS pour l'utilisation du taux de kilométrage standard, vous économiserez un montant substantiel sur vos impôts, par rapport à la déclaration des dépenses réelles. C’est souvent le cas lorsque vous conduisez un véhicule économique et que vous n’avez pas emprunté pour l’acheter, auquel cas les intérêts seraient déductibles. Le taux standard pour 2015 est de 57,5 cents par mile.
Si vous ne savez pas quelle méthode vous convient le mieux, suivez les dépenses réelles et les kilomètres utilisés à des fins professionnelles. Voir quelle méthode vous donnera la plus grande déduction. Si votre déduction pour l'année est supérieure de 1 500 USD selon le taux de kilométrage standard et que votre taux d'imposition combiné fédéral et étatique est de 35%, vous économiserez 525 $ au moment de l'impôt.
Faites-en une affaire
L’IRS indique clairement que votre voyage doit porter principalement sur les affaires pour que vous puissiez déduire les coûts liés à votre arrivée à destination. Vous pouvez avoir un voyage latéral personnel (sans déduction pour ces dépenses). Toutefois, si le voyage est principalement personnel, vous rendre à votre destination n’est pas une dépense déductible, même si vous exercez une activité professionnelle pendant votre séjour. Alors, n'hésitez pas à associer travail et plaisir, mais pour économiser de l'argent sur les taxes, assurez-vous de documenter que la partie entreprise était l'objectif principal.
Quels sont vos moyens préférés pour économiser de l'argent sur les voyages d'affaires?
Photo de voyage via Shutterstock
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