La gestion de pharmacie nécessite une combinaison de compétences comprenant la gestion de compte, la gestion du personnel, la gestion du marketing, les ventes et les stocks et une forte dose de service à la clientèle. Les directeurs de pharmacie de vente au détail sont responsables de l’ensemble de l’espace de vente au détail, à l’exception du service des ordonnances, qui relève du pharmacien. En dépit de la double intendance de l'espace pharmacie, le responsable est responsable de la plupart des problèmes en dehors du dispensaire.
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Les directeurs de pharmacie sont responsables de la gestion des comptes allant des paiements versés aux fournisseurs en passant par les assurances de tiers et tous les périphériques pouvant entrer en jeu. Tous les produits encaissés par la pharmacie doivent être comptés quotidiennement et comparés aux dépenses de manière à ce que l'argent qui entre ne soit jamais en deçà de l'argent qui sort. Comme la plupart des comptes traités ont des échéances différentes, il est essentiel de garder le contrôle de toutes les finances à tout moment. La plupart des pharmacies sont payées principalement par des compagnies d'assurance tierces pour les médicaments sur ordonnance qu'elles délivrent. Les paiements arrivent sur une base mensuelle et doivent être vérifiés pour leur exactitude et leurs défauts par rapport au journal des prescriptions du mois. En cas de divergence, le responsable doit contacter la compagnie d’assurance fautive et réclamer la différence.
Personnel
La gestion des personnes est une partie importante de tout poste de directeur de magasin de détail. Le personnel des pharmacies va des registres et aides aux stocks à temps partiel aux pharmaciens agréés et aux techniciens en pharmacie. Les directeurs de pharmacie sont chargés de créer un horaire de travail pour tous les membres du personnel. Un pharmacien agréé doit être présent à tout moment, sinon le magasin ne peut pas ouvrir légalement. Cela signifie que le responsable doit s’assurer qu’un pharmacien est toujours à l’horaire et sur place, et qu’il faut remplir un formulaire en cas de maladie ou d’autre absence. Il existe des cas où un département de pharmacie est équipé de portes déroulantes séparées qui peuvent être verrouillées même pendant que le reste du magasin est ouvert. Dans de tels cas, le magasin peut fonctionner même s'il n'y a pas de pharmacien sur les lieux.
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Les médicaments sur ordonnance et autres articles contrôlés, tels que les objets tranchants ou l'insuline, doivent être commandés régulièrement afin qu'ils soient en stock en cas de besoin. La plupart des entreprises de distribution de médicaments effectuent deux livraisons par jour. Ainsi, même lorsque l'offre est faible ou complètement épuisée, les remplacements peuvent être effectués plus tard dans la journée dès la réception d'une deuxième livraison. En règle générale, les fournisseurs de produits pharmaceutiques stockent également des articles en vente libre qui jouent un rôle déterminant dans la solvabilité financière du magasin. Dans la plupart des cas, les pharmacies tirent davantage de leurs ventes de médicaments en vente libre que de leurs dispensaires. D'où le nombre croissant et la variété de produits proposés par les grandes chaînes de pharmacies du pays qui tirent plus de profits du comptoir que du dos.
Des périphériques
La direction de la pharmacie propose une liste de tâches périphériques ne relevant pas du domaine médical ni du domaine OTC. De nombreuses pharmacies vendent des articles tels que des billets de loterie, de la bière et du vin ou des produits d'épicerie. Ces articles ont tendance à avoir leurs propres comptes à gérer, leurs propres problèmes d’entreposage (un magasin sécurisé pour les articles de loto, une caisse réfrigérée pour certains produits d’épicerie) et leurs propres grossistes. Les détaillants de billets de loterie sont tenus de payer les gagnants jusqu’à concurrence d’un montant déterminé par le gouvernement de l’État, ce qui peut entraîner une confusion comptable. Les produits d'épicerie ont des dates d'expiration qui doivent être surveillées en permanence, de sorte que les anciennes marchandises ne finissent pas dans la cuisine du client.
Commercialisation
Alors que les grandes chaînes ont tendance à dicter des périodes et des directives promotionnelles à partir d’un bureau central, les directeurs de pharmacie indépendants sont souvent responsables de la conception de leurs propres campagnes spéciales et autres campagnes marketing. Comme la responsable connaît le coût de gros de chaque article, ce qui se vend le mieux et le moins et comment les consommateurs achètent le magasin, elle est la mieux adaptée à la gestion des promotions. Les promotions peuvent inclure des prix spéciaux, la création de circulaires, la distribution et des publicités générales pour le magasin. Les promotions doivent être maintenues toute l'année et nécessitent souvent des ajustements en fonction des saisons et des habitudes d'achat des consommateurs. Les dépenses de chaque campagne doivent être intégrées au budget et prises en compte dans les calculs mensuels des profits et pertes.
