Les appels téléphoniques sont un moyen de communication essentiel pour un cabinet médical.Pour cette raison, de nombreux médecins ont répondu à leur téléphone 24 heures sur 24, sept jours sur sept, en utilisant un répondeur téléphonique en dehors des heures de bureau. Des procédures d'appels téléphoniques efficaces et efficientes répondront aux besoins des patients et du personnel de manière professionnelle.
Traitement des appels entrants
Savoir quelles informations sont nécessaires des patients. Lorsque vous répondez au téléphone, concentrez votre attention sur l'appelant. Parlez clairement et lentement. Enregistrez des notes pendant que vous conversez. Demandez à l'appelant d'indiquer son nom. Adressez-vous à l'appelant par son nom pendant la conversation. De nombreux appels concernent des patients qui doivent prendre rendez-vous, mais certains nécessitent un avis médical d'une infirmière ou d'un médecin. Si un rappel est nécessaire, enregistrez le nom et le numéro de téléphone de la personne. Demandez-lui d'épeler son nom. Si vous souhaitez accéder à ses dossiers afin de répondre à sa demande, demandez des informations d'identification telles que la date de naissance. Cela garantit que les enregistrements corrects seront consultés car le nom du patient et la date de naissance doivent être identiques. Faites des notes claires et brèves sur la nature de l'appel. Notez l'heure, la date et vos initiales. Indiquez au patient à quel moment il peut s'attendre à un retour d'appel. Souriez pendant que vous parlez. Des effets souriants comme tu parles. Avant de terminer l'appel, demandez si vous avez répondu à toutes les questions de l'appelant.
Traitement des demandes de renouvellement des ordonnances
Lorsqu'un patient demande un renouvellement d'ordonnance, vous aurez besoin des informations suivantes: nom et numéro de téléphone du patient, nom du médicament, durée de la prise par le patient, symptômes, nom de la pharmacie et numéro de téléphone de la pharmacie. Informez le patient si vous appelez pour confirmer que le renouvellement a été commandé.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTraitement des demandes des patients à parler avec un médecin
Votre médecin déterminera ce qui constitue une urgence nécessitant sa présence immédiate au téléphone. En règle générale, les médecins ne répondent pas aux appels téléphoniques, à l'exception des autres médecins et des membres de leur famille. Tous les autres appels, à l'exception des appels d'urgence, sont renvoyés à leur convenance au cours de la journée ou en fin de journée. Assurer le patient que le médecin rappellera, et fournir une heure approximative de la journée si cela est possible.
Autres essentiels du téléphone de bureau
Ne pas boire, manger ou mâcher de la gomme tout en répondant au téléphone. Répondez au téléphone à la troisième sonnerie. N'utilisez pas de termes ni d'expressions non professionnels. Demandez toujours avant de mettre un appelant en attente. Revenez avec l'appelant dans les 30 secondes. Si nécessaire, demandez si vous pouvez rappeler le patient dans quelques minutes. Évitez de mettre plusieurs appels en attente en même temps. Rappelez-vous toujours que vous êtes dans un cadre professionnel.
Un grand cabinet pédiatrique répond régulièrement au téléphone en indiquant son nom commercial et en disant: «Veuillez patienter» avant que l'appelant puisse prononcer un mot. Cette manière peu professionnelle provoquait. Elle a cessé lorsqu'un des médecins de la clinique a téléphoné et a reçu le même traitement que les parents du patient. Il a immédiatement révisé leur protocole de réponse téléphonique.
