Le courrier électronique peut constituer un moyen rapide et efficace de rester en contact avec des collègues, mais une utilisation incorrecte n’est pas seulement peu professionnelle, elle peut aussi vous coûter cher. Quelques conseils peuvent vous aider à conserver une étiquette professionnelle en matière de courrier électronique.
Commencez par adresser l'e-mail au destinataire en utilisant le titre approprié, par exemple, Monsieur, Madame, Madame, Madame, etc. Le manque de formalité est l'erreur la plus courante. Quel que soit le moyen de communication utilisé, certaines étiquettes sont essentielles. Si vous voulez vous adresser personnellement au destinataire par son titre officiel, faites-le également dans vos courriels.
$config[code] not foundSi l'e-mail est envoyé à plusieurs destinataires, vous pouvez remplacer Chers Messieurs, Mesdames, Messieurs, Personnel de (Nom de l'entreprise), etc.
Ignorez une ligne et entrez votre contenu - la déclaration d’information à laquelle s’adresse l’article. Cela ne devrait jamais contenir d’argot, de blasphème, de nudité, de sarcasme, de plaisanteries, de dégradation d’un individu ou de toute autre information pouvant être interprétée comme insultant pour n’importe qui.
Gardez votre message direct et au point. Basez-vous sur des faits, pas sur des émotions.
N'oubliez jamais que les courriels sont facilement transmis. Même si les destinataires prévus ne transmettent pas le courrier électronique, certaines entreprises surveillent la correspondance par courrier électronique à l'insu de l'utilisateur de l'ordinateur. De plus, une fois imprimé, que ce soit électroniquement ou autrement, il peut être référencé pour une durée indéterminée. Un destinataire amical aujourd'hui peut être un adversaire demain.
Passer une ligne et fermer avec une signature appropriée. Cela devrait inclure votre nom complet, le nom de la société, le département, le cas échéant, l'adresse de la société et les coordonnées du téléphone.
Exemple:
Meilleures salutations;
John Smith, rédacteur en chef ABC Entertainment 123, rue principale, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Téléphone: (213) 456-7485 Cellulaire: (213) 654-8768
Dans l’objet, attribuez un titre à l’email afin de l’identifier facilement.
Toujours vérifier l'orthographe! Les fautes d'orthographe ont une incidence négative sur l'auteur.
Relire. Puis laissez-le reposer pendant 20 minutes ou le plus longtemps possible et relisez-le. Si un point important ou une question est traitée, demandez à une autre relecture individuelle avant de l’envoyer aux destinataires.
Il est très facile d'appuyer sur le bouton d'envoi, mais contrôlez l'envie, car une fois l'e-mail envoyé, vous ne pouvez plus corriger les erreurs.
N'utilisez pas d'émoticônes, aussi mignons qu'ils puissent paraître.
Aussi, évitez d'utiliser trop de couleurs. Essayez de garder les couleurs à deux maximum par email.
Toujours BCC (Blind Carbon Copy) vous-même pour que vous ayez des copies de votre correspondance même si votre programme de messagerie enregistre automatiquement des copies des courriels envoyés.
Vous allez bientôt vous habituer à la formalité. Les destinataires apprécieront votre professionnalisme et vous aideront à éviter les erreurs potentiellement préjudiciables.
