La tenue des dossiers est une partie essentielle de nombreux types d'entreprises aujourd'hui. Que vous travailliez dans un cabinet médical, une université, un cabinet d’avocats ou une autre institution, la gestion des formulaires qui permettent à ces entreprises de fonctionner est souvent un travail à temps plein en soi. Parfois, la quantité de paperasse générée par l'organisation peut sembler écrasante. Les problèmes courants rencontrés par la gestion des enregistrements peuvent être atténués par la mise en place de systèmes pour les gérer.
$config[code] not foundRecords perdus
Les enregistrements perdus peuvent aller d'un inconvénient mineur pour les entreprises à un énorme problème qui prend des mois, voire des années, à résoudre. Par exemple, si les clients demandent régulièrement des documents à la société et que vous ne pouvez pas les fournir rapidement (ou pas du tout), vous risquez la perte de leur entreprise à l'avenir. Si des documents importants sont nécessaires pour une affaire juridique, telle que la défense de la société contre une action en justice, le fait de ne pas fournir les documents appropriés peut coûter d’énormes sommes d’argent, voire même entraîner la dissolution complète de l’entreprise. Une façon d'éviter de perdre des enregistrements est de disposer d'une organisation et d'un processus de stockage détaillés.
Record Organisation
La bonne organisation des fichiers est l’une des pierres angulaires d’une bonne gestion des enregistrements. Généralement, les entreprises organisent les fichiers chronologiquement par année, puis par ordre alphabétique du nom du client. Outre les copies papier des archives de votre entreprise, le stockage électronique est une option viable qui vous permet de gagner du temps et de l’espace que votre entreprise peut consacrer à d’autres utilisations. Cependant, même si vous choisissez de sauvegarder la majorité des fichiers de valeur sur les ordinateurs de votre organisation, les copies papier ont leur place dans le stockage des enregistrements et dans l'organisation. Les documents originaux, tels que ceux portant des signatures notariées, doivent souvent être conservés pendant un certain nombre d'années, voire parfois indéfiniment.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingStockage des enregistrements
En fonction du type d'entreprise pour lequel vous conservez des enregistrements, ainsi que de la durée d'activité de la société, vous risquez de manquer d'espace pour tous les classeurs que vous devez conserver. Une solution potentielle à ce problème consiste à ne conserver aucun enregistrement superflu. Déterminez combien de temps votre entreprise a réellement besoin de ces formulaires. Aux fins de l’impôt fédéral, la majorité des documents peuvent être éliminés après une période spécifiée, selon les instructions de l’Internal Revenue Service (IRS), en fonction du type de déclaration produite (voir la section Ressources). Différentes entreprises, telles que les cabinets juridiques et médicaux, ne sont tenues de conserver les informations sur leurs clients que pendant un certain nombre d'années, en fonction de l'état dans lequel elles exercent leurs activités. Une autre solution consiste à stocker les enregistrements dans une installation distincte, telle qu'une unité de stockage locatif. De cette manière, ils ne prennent pas beaucoup de place dans les locaux de votre entreprise que vous pourriez utiliser pour gérer l’organisation. Gardez toutefois à l'esprit que ces unités peuvent être coûteuses en fonction du nombre d'enregistrements que vous devez stocker.
