Il y a un projet d'écriture devant vous… et une feuille de papier vierge. En sueur froide, vous commencez à penser qu'il serait peut-être plus facile de faire appel à un rédacteur (après tout, vous ne vous êtes pas lancé en affaires pour devenir écrivain). Pensez encore. En cinq étapes simples et avec un peu de pratique, vous pouvez être votre propre rédacteur et réinvestir l'argent que vous auriez dépensé en aide extérieure pour votre entreprise.
Pourquoi l'écriture commerciale est-elle importante?
La raison pour laquelle l'écriture, ou tout type de communication d'entreprise, est importante est la même raison pour laquelle nous nous engageons dans les affaires: créer des résultats commerciaux positifs. Une rédaction professionnelle efficace peut favoriser des résultats commerciaux positifs de plusieurs manières, notamment:
- Créer de la valeur pour les parties prenantes
- Aider à aligner les parties prenantes avec les stratégies et les objectifs de l'entreprise
- Permettre à l'auteur de s'engager dans un apprentissage continu
Les suggestions d'écriture ci-dessous amélioreront votre manière d'écrire, du courrier électronique informel à la proposition commerciale complète. (La seule chose qui va varier est le temps consacré à chaque tâche d'écriture.)
Étape 1: Connaissez votre public.
Etes-vous en train de communiquer haut, bas ou latéralement? Votre public est-il interne ou externe à votre organisation? Ce sont les questions les plus fondamentales liées à votre public. Si vous vous arrêtez ici dans votre enquête, vous n’avez probablement pas assez d’informations pour aller plus loin dans le processus d’écriture.
Apprenez à connaître votre lecteur de toutes les manières possibles. Si c’est une personne en particulier, ont-ils un assistant qui puisse vous donner un aperçu? Peut-être que les rapports directs de la personne peuvent vous donner des indications? Existe-t-il un profil de la personne qui vous aidera à déterminer ses intérêts et son style de communication? Si vous vendez ou communiquez avec les autres acteurs de la chaîne de commandement, les réponses à ces questions peuvent être un facteur déterminant pour savoir si votre auditoire lit et agit conformément à votre écriture.
Prenez un moment pour examiner le style de communication préféré de votre lecteur. Pensez à la façon dont ils communiquent avec vous et les autres. Veulent-ils que vous «alliez au but» ou commencent-ils par demander comment va votre famille? La sagesse qui prévaut dans la communication écrite américaine est d’aller droit au but; toutefois; De nombreux professionnels préfèrent d’abord établir une relation et ne liront pas votre courrier électronique s’ils se sentent dévalorisés par une communication propice aux affaires. Connaître son public, c'est savoir où placer son argument principal: au début ou à la fin.
La chose la plus importante à retenir lors de l'examen de votre auditoire est de savoir ce qui les intéresse. Il n’ya rien de mal à la question «qu’en est-il pour moi?» Si vous ne le demandez pas au nom de votre lecteur, votre message risque d’être oublié.
Étape 2: Choisissez le canal de communication.
Une fois que vous connaissez votre public, vous pouvez prendre une décision éclairée quant au canal à utiliser. Les canaux ou modes de communication peuvent être divisés en internes ou externes, formels ou informels. Encore une fois, ce n’est que la première étape. Déterminez si le lecteur transmettra vos informations. Si oui, à qui le transmettra-t-il? Ces questions vous aideront à déterminer si vous avez besoin d’une brochure, d’une lettre, d’une note de service, d’un courrier électronique ou d’une autre forme de rédaction professionnelle.
Un exemple: Nous écrirons à notre superviseur pour le convaincre qu’une nouvelle politique doit être mise en place concernant les congés payés. Comme il s’agit d’une demande interne plus formelle, nous utiliserons un format de mémo. La note de service sera rédigée de manière à ce que le superviseur puisse en discuter avec le directeur des ressources humaines.
Étape 3: Verbalisez l'action souhaitée.
Au cours des ateliers d'écriture professionnelle, les participants comprennent souvent le public et le canal de communication, mais au moment où ils doivent identifier leur objectif général, ils se disent: «Je veux qu'ils le lisent». Cet objectif ne correspond pas à l'objectif de l'entreprise. écrire - pour changer le comportement. La verbalisation de ce que vous voulez du lecteur encourage des actions spécifiques. Voulez-vous que le lecteur suive une nouvelle politique? Voulez-vous qu'ils appellent pour une offre de projection ou d'essai? Suggérez-vous un changement ou faites-vous une demande qui nécessite une action immédiate?
Si vous n'êtes pas certain de l'action idéale qui en résultera, votre lecteur ne sera pas clair non plus - et aura moins de chances d'agir. D'un autre côté, en ayant une idée claire de l'objectif de votre communication, vous aurez plus de chances de convaincre votre lecteur d'agir. Le temps presse. Vous n'avez qu'un moment pour faire savoir au public que ce que vous avez à dire est précieux et nécessite une action concrète.
Étape 4: Pensez comme un journaliste.
Comme un journaliste, répondez aux «Cinq questions»: qui, quoi, où, quand, pourquoi (et comment). Rappelez-vous que la rédaction professionnelle est plus claire au moment voulu. Ne donnez pas d’historique et d’arrière-plans «intéressants», sauf s’ils sont directement liés à ce que vous voulez que le lecteur fasse.
Si vous avez un lecteur qui aime beaucoup de détails, pensez à répondre aux questions suivantes dans votre écriture:
- Pourquoi le lecteur se soucie-t-il?
- Comment le lecteur en profite-t-il?
- Que doit faire le lecteur?
- Quand le lecteur devrait-il le faire?
- Que se passe-t-il si le lecteur prend des mesures?
- Que se passe-t-il si le lecteur n'est pas passer à l'action?
- Qui d'autre en profitera? Pourquoi?
- Où va le lecteur pour plus d'informations?
Étape 5: Fermez la vente.
Demandez la vente à la fin de votre communication d'entreprise. Demandez au lecteur l'action que vous attendez et quand vous l'attendez. C’est la technique de «fermeture» la plus efficace avec un public américain. Si vous écrivez pour un public international, différentes étapes sont nécessaires. Cependant, fournir une fin convaincante renforcera votre communication.
Examinons un exemple qui utilise les cinq étapes du processus d’écriture.
Pour: Evan Datta De: Soma Jurgensen, x555 Date: 29 décembre 2010
Re: Efficacité croissante des demandes de congés payés Lors d’une récente réunion du personnel, votre volonté d’améliorer l’efficacité de nos processus nous a émus de donner la priorité à notre temps et de découvrir plus d’équilibre entre travail et vie privée en tant qu’organisation. Vos idées réfléchies ce jour-là m'ont inspiré pour offrir une idée personnelle. Veuillez considérer ce mémo comme une demande de changement dans un processus qui coûte à notre entreprise d'innombrables heures d'inefficacité et de retravail. Armé de cette demande de changement, vous pouvez ajouter une autre tactique pour défendre votre stratégie de concentration sur les personnes en rationalisant les processus. La politique actuelle est que les employés envoient un courrier électronique à leur superviseur pour le PTO. Le superviseur examine ensuite le nombre de jours dont dispose l’employé et remplit partiellement un formulaire que l’employé doit remplir et signer avant d’approuver la demande. Alors que notre société a augmenté le nombre d’employés relevant de chaque gestionnaire au cours de la restructuration de l’année dernière, la demande de temps pour les gestionnaires concernant les demandes d’APT a augmenté de façon exponentielle. Avec un seul assistant, le directeur des ressources humaines est inondé de demandes de demandes d’accumulation d’employés PTO individuelles. Le résultat est un temps considérable passé à rechercher et à satisfaire les demandes, ce qui a également conduit à de nombreuses erreurs. En utilisant l'intranet de la société pour distribuer les formulaires et en personnalisant le système SIRH avec les identifiants de connexion des employés, une grande partie de la recherche et des formulaires pourrait être effectuée par les employés eux-mêmes. Le nouveau système fonctionnerait comme suit: L'adoption de ce changement de procédure libérera du temps pour les employés, les gestionnaires et les ressources humaines. Le temps gagné peut être consacré à des contacts personnels avec des employés qui ont plus que des questions de routine à améliorer le service à la clientèle fourni par les ressources humaines. Le maintien de la politique actuelle entraînera une perte de temps et de ressources. Pour plus d'informations sur les frustrations liées à la politique actuelle, l'assistant en ressources humaines et moi-même sommes disponibles pour nous rencontrer après le début de l'année. Nous sommes disponibles pour fournir des détails spécifiques à l’appui de ce changement lors d’une réunion avec le directeur des ressources humaines. Ce nouveau processus peut être mis en œuvre en six mois, ce qui permet à la société de tirer parti de cette année civile (2011) et de mettre rapidement en évidence votre stratégie de concentration sur les personnes en rationalisant les politiques. Je vous contacterai dans la semaine du premier de l'année afin de discuter plus en détail de cette opportunité. Si vous avez des questions entre-temps, contactez-moi s'il vous plaît à mon poste dans l'en-tête du mémo. Cordialement, XXXX
Remarques de clôture Rappelez-vous ceci: même consacrer quelques secondes à organiser vos pensées en utilisant ce processus en cinq étapes peut améliorer votre travail, quel que soit le contenu. Suivre chaque étape mutuellement inclusive peut vous permettre, en tant que rédacteur économique, de faciliter une communication solide produisant des résultats positifs pour votre entreprise.
