Le rôle des assistants administratifs est d’appuyer le personnel professionnel afin qu’il puisse s’acquitter de ses tâches efficacement. Que ce soit au gouvernement, dans le monde des affaires ou dans des organisations à but non lucratif, les administrateurs veillent au bon fonctionnement du bureau en s’occupant des éléments essentiels tels que la paperasse et les enregistrements informatiques. Ils exécutent généralement certaines tâches administratives, mais les tâches spécifiques dépendent du niveau de travail et du type de bureau.
$config[code] not foundResponsabilités au jour le jour
Les assistants administratifs s'acquittent de tâches telles que l'organisation de réunions, la planification de rendez-vous, la tenue de l'agenda du bureau, la réponse aux appels téléphoniques et la révision de la correspondance. Ils maintiennent les fichiers et les bases de données du bureau et créent des feuilles de calcul et des présentations informatiques. Souvent, leurs responsabilités incluent également l'achat de fournitures et la gestion de la salle des fournitures.
Leur service à la clientèle consiste notamment à recevoir les visiteurs du bureau et à veiller à ce qu’ils obtiennent l’assistance dont ils ont besoin.
Fonctions supplémentaires
L’autre travail des assistants administratifs dépend souvent de l’industrie. Dans les cabinets juridiques, les administrateurs aident à préparer les documents juridiques, tandis que dans les cabinets médicaux, ils facturent les compagnies d'assurance. Parmi les tâches des bureaux d’école, la tenue des dossiers des élèves et la communication avec les parents font partie de leurs tâches.
Le niveau et le titre du poste déterminent le niveau de responsabilité qui incombe à un assistant administratif. Les administrateurs débutants se concentrent sur les fonctions de bureau et les tâches informatiques de base, mais les administrateurs expérimentés dotés de compétences informatiques avancées assument généralement des tâches administratives, notamment la supervision du personnel de bureau et la formation des nouveaux employés. Les adjoints administratifs des cadres peuvent également effectuer des recherches, rédiger des rapports, rédiger des procès-verbaux lors de réunions, superviser d'autres administrateurs et prendre des dispositions pour leur voyage.
Connaissances et compétences
La capacité organisationnelle est essentielle car la tâche principale de l’administrateur consiste à tenir les dossiers du bureau et à assurer le suivi des réunions et des rendez-vous. Les administrateurs doivent également être capables de bien communiquer en anglais oralement et par écrit et d’effectuer des recherches sur Internet. Le poste exige une connaissance approfondie du matériel de bureau, y compris des ordinateurs, des photocopieurs, des systèmes téléphoniques, des télécopieurs et du matériel de vidéoconférence.
En fonction du poste et du secteur, Les administrateurs doivent maîtriser divers programmes informatiques, tels que la messagerie électronique, la comptabilité, les bases de données, les tableurs et les logiciels de traitement de texte..
Se qualifier pour le poste
Les assistants administratifs doivent avoir au minimum un diplôme d'études secondaires, y compris des cours de bureautique et de logiciels. Une formation supplémentaire en anglais et en informatique est utile, et de nombreux administrateurs ont suivi des cours dans une école technique ou un collège ou possèdent un diplôme d’associé. Les employeurs forment également généralement les nouveaux employés aux procédures de leur bureau et au vocabulaire de l'entreprise en question, par exemple le vocabulaire juridique.
Les administrateurs peuvent obtenir une certification volontaire de l'Association internationale des professionnels de l'administration.. La certification nécessite de deux à quatre ans d'expérience, selon la formation de l'administrateur, et les candidats doivent également passer un examen.
