L'embauche d'un nouvel employé peut prendre beaucoup de temps et d'efforts. À partir du jour où un poste est affiché jusqu'à l'arrivée du nouvel employé, le délai peut aller de quelques semaines à plusieurs mois. Avant de classer tous ces CV et notes, prenez quelques minutes pour envoyer des lettres à ceux qui n'ont pas été embauchés. Ce n’est peut-être pas aussi agréable que d’écrire la lettre d’offre, mais ils méritent également de connaître le résultat de leurs efforts.
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Avant de commencer, contactez votre service des ressources humaines pour savoir s'il dispose déjà d'une lettre de stock à cette fin. Si oui, utilisez ces modèles. Même s'ils ne disposent pas des modèles, il peut exister des exigences spécifiques ou un langage que vous devez inclure dans toute lettre de rejet. Suivez leurs directives pour éviter tout problème des candidats.
Composer une seule lettre
Créez une lettre pouvant être utilisée par tous les candidats. Commencez par un bref merci pour leur intérêt pour le poste, puis indiquez que quelqu'un d'autre a été choisi pour le poste. Le cas échéant, félicitez le groupe dans son ensemble pour ses compétences et ses qualifications avec le mot "Tous les candidats étaient hautement qualifiés et vous auriez été un atout précieux pour notre équipe". Ajoutez un second paragraphe avec quelques notes de procédure indiquant que les curriculum vitae seront conservés dans le dossier, qu’ils pourront appeler s’ils ont des questions ou que vous espérez qu’ils postulent pour des emplois futurs. Si les ressources humaines requièrent un langage spécifique, ajoutez-le comme troisième paragraphe. Terminez la lettre en les remerciant encore pour leur temps et leur intérêt.
Rester simple
Gardez la lettre courte et simple. Transmettez le message qu'ils n'ont pas obtenu l'emploi, mais qu'ils devraient postuler à nouveau. Bien que les nouvelles puissent être négatives, le ton général de la lettre reste positif et encourageant. Limitez le corps de la lettre à deux ou trois paragraphes, avec pas plus de six ou sept phrases. Utilisez un format de lettre commerciale traditionnel avec un langage formel mais convivial.
Le rendre personnel
Une fois le modèle créé, créez une lettre distincte pour chaque demandeur. Ajoutez leurs nom et adresse en haut de la lettre et modifiez les salutations pour les adresser par leur nom. Imprimez la lettre sur le papier à en-tête de la société, puis signez chaque lettre et envoyez-la par la poste. Les courriels peuvent également convenir, mais une lettre imprimée et personnalisée leur indique que vous avez pris leur temps et leurs efforts au sérieux. Un candidat peut ne pas être le meilleur candidat pour ce poste, mais s'il est traité avec respect, il peut s'intégrer parfaitement à un futur emploi ou devenir l'un de vos meilleurs clients.
