Les conférences et les événements professionnels sont plus avancés que jamais sur le plan technologique. Si vous organisez un événement, vous pouvez utiliser différentes méthodes pour connaître les participants et établir des liens avec eux. Et vous pouvez utiliser le CRM pour collecter des informations et les organiser de manière à ce que votre entreprise puisse en tirer parti.
Vous trouverez ci-dessous des conseils sur l'utilisation de la gestion de la relation client pour les événements, notamment le type d'informations à collecter et la manière de les collecter, auprès d'experts en gestion de la relation client. Vous pouvez faire de votre prochain événement un succès à plus d’un titre.
$config[code] not foundFais quelques recherches
Avant l'événement, prenez une liste des personnes qui se sont inscrites pour y assister. Dans votre programme CRM, assurez-vous de disposer d'un enregistrement de contact pour chaque participant et entrez toute autre information pertinente que vous pourriez avoir. Pensez à utiliser un programme tel que Nimble qui vous aide à rassembler et à organiser des informations sur les personnes via leur empreinte en ligne.
Vous devez également décider de certains objectifs pour l’événement - que voulez-vous apprendre? Avec qui voulez-vous vous connecter? Que voulez-vous accomplir d'autre?
Connectez-vous avec les principaux participants
En outre, envisagez de vous connecter individuellement avec certains des principaux acteurs tels que des conférenciers ou des présentateurs avant l'événement. Le PDG de Nimble Jon Ferrara recommande aux organisateurs d’événements, voire à ceux qui souhaitent en tirer le maximum, de tirer parti des contacts préalables.
Il recommande de se connecter sur les médias sociaux en partageant une partie de votre contenu ou en offrant de précieux commentaires. Une fois que vous avez noué des contacts avec une personne à quelques reprises, vous pouvez suggérer une réunion ou demander des informations supplémentaires pour améliorer la qualité de la manifestation.
Configurer des listes
Également avant l'événement, vous devriez avoir quelques listes établies qui vous aideront à identifier et classer les personnes présentes. Selon Brent Leary, cofondateur de CRM Essentials, cela vous aidera à organiser et à décider de la meilleure façon de nouer des contacts et de faire un suivi auprès des personnes par la suite.
Par exemple, vous pouvez chercher à entrer en contact avec des personnes chargées du marketing dans leur entreprise et détenant le pouvoir d'achat. Vous établiriez des contacts différents avec ces personnes par rapport à ceux qui travaillent dans le secteur de la gestion et n’ont pas leur mot à dire dans les achats marketing.
Poser des questions à l'événement
Pour obtenir les réponses les plus utiles des utilisateurs, vous devez poser vos questions pendant que l’information leur reste à l’esprit. Il existe différentes manières de rassembler les informations dont vous avez besoin. Mais si vous demandez aux gens de faire part de leurs commentaires alors qu’ils assistent à la manifestation, vous obtiendrez probablement plus de réponses et d’informations plus précises.
Automatiser autant que possible
Pour vous simplifier la tâche, ainsi qu'à ceux que vous espérez obtenir, à la fois pendant et après l'événement, de vos réactions, Leary suggère d'automatiser autant que possible le processus. Configurez les contacts des participants dans votre système CRM avant l'événement. Ensuite, lorsque les gens répondent à vos questions ou parcourent leurs badges lors de différentes sessions de l’événement, vous pourrez automatiquement collecter ces informations à la fin de l’événement.
Soyez bref
Lorsque vous demandez aux participants de répondre à des questions lors de l'événement, vous souhaitez obtenir autant d'informations que possible. Mais vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’ils passent un sondage d’une heure. Donne la priorité aux informations que vous souhaitez obtenir des personnes et ne posez que les questions essentielles. Vous pourrez peut-être en savoir plus lors de vos contacts ultérieurs.
Découvrez qui et pourquoi
Quel type d'informations devriez-vous essayer de recueillir? Cela dépendra en grande partie de vos objectifs. Mais vous devez absolument obtenir deux informations, quels que soient 1.) qui sont les participants et 2.) pourquoi ils sont venus. Cela signifie au moins obtenir des informations de base telles qu'un titre de poste, puis déterminer exactement pourquoi chaque personne a décidé d'assister à la réunion.
Utilisez votre logiciel de sondage préféré
Pour collecter réellement ces informations, Leary suggère d'utiliser un certain nombre de programmes d'enquête qui fonctionnent avec votre CRM. Par exemple, Salesforce peut s'intégrer à plusieurs programmes de commentaires, notamment GetFeedback, SurveyMonkey et QuestionPro.
Si vous utilisez un programme qui se connecte automatiquement à votre CRM, cela vous évitera d'avoir à saisir manuellement toutes les données que vous collectez à une date ultérieure. En fonction de la taille de votre événement, cela pourrait vous faire gagner beaucoup de temps.
Utiliser la technologie mobile
D'après Leary, une tendance croissante au cours des dernières années au cours de plusieurs événements auxquels il a assisté consiste à demander aux gens de répondre aux questions posées lors d'un événement à l'aide de leurs appareils mobiles. Comme la plupart des gens transportent leur téléphone partout, cela est une façon de faciliter le processus pour les participants, observe-t-il.
Donner aux gens des options
Vous pouvez également proposer quelques options supplémentaires afin que les utilisateurs puissent choisir la méthode qui leur convient le mieux. Par exemple, Leary indique que certains événements utilisent des messages texte, tandis que d'autres ont même des applications mobiles dédiées. En offrant différentes options, vous pouvez augmenter le nombre de réponses des personnes. Cela vous donne la meilleure chance d'obtenir des commentaires précis sur votre événement.
Suivre l'activité des participants
Mais vous pouvez également obtenir des informations de personnes sans avoir à leur demander quoi que ce soit. Une méthode répandue de collecte d'informations par les organisateurs d'événements consiste à utiliser des badges que les participants peuvent numériser lorsqu'ils assistent à différentes sessions ou segments de l'événement.
Par exemple, si votre événement met en vedette des conférenciers sur divers sujets, vous pouvez en savoir plus sur les participants en consultant les séances de discussion auxquelles ils ont assisté. Si vous souhaitez contacter spécifiquement des personnes travaillant pour des sociétés de commerce électronique, par exemple, vous pouvez créer un segment pour les personnes ayant assisté à des sessions liées à ce secteur.
Surveiller les médias sociaux
Les médias sociaux sont un autre outil utile pour surveiller les commentaires et connaître les participants. Les événements désignent souvent des hashtags que les gens peuvent utiliser pour partager leurs commentaires et se connecter avec d'autres. En parcourant les posts sous le hashtag de votre événement, vous apprendrez ce que les gens en pensaient. Mais vous apprenez aussi des détails de base qui peuvent vous aider à communiquer avec eux à l'avenir.
Ajouter des informations aux enregistrements de contact
Après l’événement, assurez-vous que les informations que vous avez collectées sur chaque participant sont entièrement mises à jour dans votre CRM. Vous devriez avoir les informations de contact avec tous les commentaires que vous avez recueillis. Prenez les détails que vous avez rassemblés et séparez chaque participant en segments que vous avez désignés avant l’événement.
Suivi peu de temps après
Vous pouvez également continuer à recueillir des informations auprès de personnes peu de temps après l'événement. Par exemple, envoyez un message rapide par courrier électronique pour les remercier d’avoir participé. Ensuite, si vous le souhaitez, demandez-leur s’ils répondraient à quelques questions de suivi. Celles-ci pourraient être plus de questions sur eux-mêmes. Ou vous pouvez demander comment ils ont apprécié l'événement ou ce qu'ils changeraient. Ces commentaires vous aideront à améliorer les événements que vous planifiez à l’avenir.
Décidez comment vous connecter avec les gens qui avancent
En utilisant les différents segments dans lesquels vous avez séparé vos participants, vous pouvez maintenant décider de la manière dont vous souhaitez vous connecter davantage à chaque groupe. Par exemple, envoyez des informations à des personnes en fonction de leurs intérêts ou de leurs industries. Ces segments peuvent être basés sur les informations que vos participants vous ont fournies avant de vous présenter à votre événement. Mais ils peuvent aussi être basés sur les sessions auxquelles ils ont assisté et les retours qu’ils ont offerts lors de l’événement. Si vous essayez d'identifier des personnes travaillant dans le secteur manufacturier, par exemple, vous pourrez peut-être le faire en fonction des informations que vous avez collectées. Il en va de même pour tout autre segment ou niche auquel vous souhaitez vous connecter.
Établissez des liens significatifs
Enfin, n'oubliez pas de ne pas compter sur l'automatisation pour toutes vos interactions avec les clients, clients et autres contacts. Les noms sur votre liste ne font pas seulement partie de segments de marketing, mais de vraies personnes. Traitez-les en conséquence. Rappelez-vous que l’automatisation peut faciliter la tâche à un grand nombre de personnes en même temps. Mais il y a certaines personnes que vous devriez atteindre à un niveau personnel. Dans une interview téléphonique avec Small Business Trends, Ferrara explique:
«Vous devez ajouter une valeur réelle à la conversation. Si vous établissez des conversations authentiques et que vous les payez avec le temps, cette personne commencera à vous voir comme un conseiller de confiance et sera plus susceptible de revenir non seulement, mais aussi d'amener des amis. "
Photo de l'événement via Shutterstock
4 commentaires ▼
