Le personnel administratif du bureau fournit une assistance aux employés de bureau. Ils tiennent des registres et des systèmes de classement et sont souvent chargés de la saisie des données.Ils peuvent mettre à jour une base de données de clients ou d’inventaire et produire de la correspondance pour le courrier. Ils lisent et envoient le courrier au service approprié. L’objectif général de tout administrateur de bureau est de faciliter le travail de son superviseur.
Gestion de base de données
On ne s'attend généralement pas à ce qu'un membre du personnel administratif du bureau construise une base de données mais il doit entrer les détails et être en mesure d'appeler des enregistrements répondant à certains critères avec un préavis. Ils doivent également produire des rapports basés sur les informations de la base de données. Ces rapports sont généralement transmis aux cadres supérieurs ou présentés lors d'une conférence.
Préparation de la correspondance
La correspondance peut être une lettre individuelle ou un bulletin d’information destiné à tous les clients. Le personnel administratif du bureau doit préparer des mémos et des annonces et les envoyer à tout le personnel. Le personnel administratif du bureau est censé traiter les demandes de renseignements par courrier électronique et soit répondre, soit le transmettre au service approprié.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingGestion des horaires
Prendre rendez-vous, planifier des conférences et informer le personnel des horaires de travail impliquait traditionnellement de noter tous les rendez-vous dans un agenda central et d'envoyer des mises à jour hebdomadaires ou quotidiennes au personnel. Maintenant, la plupart des programmes sont finalisés électroniquement avec des programmes de gestion de données tels que Outlook, iCal ou Eudora. Cela permet à un membre du personnel d'administration du bureau de mettre à jour et de publier plusieurs calendriers par voie électronique. Cela permet aux autres membres du personnel de consulter les calendriers simultanément, en effectuant les ajustements nécessaires.
Répondre aux téléphones
Le personnel administratif du bureau répond au téléphone et traite avec les clients ou les transfère à un service mieux à même de répondre à leurs questions. Il est également du devoir du personnel administratif du bureau d’enregistrer des messages détaillés ainsi que les coordonnées de l’appelant.
