La communication est essentielle à un entretien avec un employé, que vous envisagiez de trouver un emploi ou interrogiez un témoin à la suite d'une plainte. L'écoute est un élément important de la communication. L'écoute représente environ 45% des communications, selon une étude menée par les professeurs d'information agricole de l'Université du Missouri, Dick Lee et Delmar Hatesohl. Leurs recherches suggèrent que l'écriture ne représente que neuf pour cent du temps que nous passons à communiquer. Prendre des notes pendant les entretiens avec les employés peut affecter votre capacité à synthétiser les informations fournies par les candidats aux emplois et aux employés.
$config[code] not foundLa mise en scène
Lors d'un entretien d'embauche, il est d'usage de préparer le terrain avec un brise-glace et une explication du processus. Au cours des premières minutes de l'entretien, indiquez au candidat que vous prendrez des notes pendant l'entretien, car vous les aurez examinées au cours du processus de sélection. C'est une façon courtoise de dire que vous ne pourrez peut-être pas vous regarder dans les yeux 100% du temps. Cela prépare également le candidat à tout silence gênant pendant lequel vous écrivez au lieu de parler. Cela dit, ne laissez pas le candidat croire que vous allez enregistrer tous les mots qu'il dit. Et, si vous avez besoin d'un moment pour terminer, faites une brève note, regardez, souriez et dites quelque chose du genre «Bonne réponse, donnez-moi une seconde pour noter ceci» ou «une question intéressante, je vais l'écrire et faire bien sûr que je te trouve une réponse. "
Attention
Etre attentif lors d'une entrevue avec une employée potentielle indique que vous êtes intéressé par ce que la candidate a à dire sur ses antécédents professionnels, son intérêt pour votre organisation et les contributions qu'elle pense pouvoir apporter si elle est embauchée. Bien sûr, vous souhaitez capturer bon nombre des points clés soulevés par la candidate lorsqu'elle répond aux questions de votre entretien. Cependant, vous n'avez pas besoin de transcrire ses réponses textuellement. Développez une méthode abrégée pour prendre des notes lors d’une interview avec un employé afin de passer moins de temps à écrire et plus de temps à écouter et à comprendre.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingLes meilleures pratiques
Au cours d'un entretien d'embauche, évitez de prendre des notes sur la candidature ou le curriculum vitae du candidat. La rédaction de vos notes d’entrevue sur une page distincte atténue votre risque de responsabilité si vous rédigez des notes qui n’ont rien à voir avec les qualifications ou l’expertise du candidat. Les meilleures pratiques en matière de ressources humaines déconseillent vivement d’utiliser l’application et de les reprendre pour prendre des notes. Les types de notes que vous faites au cours d’une entrevue doivent être uniquement centrés sur l’aptitude du candidat à l’emploi - jamais sur des facteurs autres que les facteurs professionnels, tels que l’apparence, la nationalité, la langue, la religion, l’âge, un handicap ou tout autre facteur signalant pratiques d'emploi déloyales. Si vous interrogez et que les pratiques d'embauche sont jamais remises en question, les notes que vous rédigez sur votre candidature à l'emploi et à votre CV pourraient être assignées à production si un candidat non retenu engage des poursuites pour prouver que vous ou votre organisation avez eu recours à des pratiques de sélection discriminatoires.
Entretien d'investigation
Prendre des notes lors d'un entretien d'investigation est totalement différent de la prise de notes lors d'un entretien d'embauche. Lorsqu'un employé se présente à votre bureau pour déposer une plainte en milieu de travail, vous commencez toujours par expliquer pourquoi vous prenez des notes. Cependant, si vous prenez des notes au cours de ce type d’entrevue, c’est pour vous assurer de bien enregistrer chaque remarque de l’employé. Vous vous servirez de ces notes pour élaborer une déclaration écrite que l’employé pourra examiner et signer. Cette forme de prise de notes nécessite également une écoute attentive, mais peut également vous obliger à écrire davantage pendant que la salariée explique les détails de sa plainte. Utiliser un logiciel de traitement de texte est le moyen le plus efficace de prendre des notes pendant ce type d’entretien, surtout si vous dactylographiez rapidement.
Prise de notes du candidat
Lorsque vous êtes interviewé pour un travail de l'autre côté du bureau, prendre des notes peut suggérer que vous êtes totalement engagé dans le processus d'entrevue et que vous prenez votre candidature au sérieux. Cependant, avant de sortir votre bloc-notes, demandez à l’entrevue si elle prend la peine de prendre quelques notes. Il est peu probable qu'un recruteur ou un responsable du recrutement dise «Non», à condition de ne pas dire «Attends une seconde pendant que j'écris ce que tu viens de dire». Prendre des notes pendant votre propre entretien vous aide également lorsque c'est à votre tour de poser des questions sur le travail et l'entreprise.
