S'il y avait un seul mot pour décrire comment les petites et moyennes entreprises ont changé au cours de la dernière décennie, ce mot serait probablement «technologie».
En relativement peu de temps, la technologie a permis aux petites entreprises de:
- Allez principalement des entreprises locales pour accéder aux marchés mondiaux.
- Opérer avec des travailleurs distants et répartis, en réduisant les frais généraux de bureau.
- Augmenter le débit avec l'automatisation.
- Servir mieux les clients grâce à la technologie.
- Égalisez les chances pour faire concurrence aux plus grandes entités.
- Détachez les propriétaires et le personnel de nos bureaux, intégrant mieux le travail et la vie.
Comment votre entreprise se compare-t-elle à la petite entreprise du XXIe siècle? Jetez un coup d’œil à la petite entreprise d’aujourd’hui et à ses meilleures pratiques pour voir comment vous comparez. Les petites entreprises d’aujourd’hui suivent ces cinq meilleures pratiques:
Meilleure pratique 1: Partager des fichiers dans le nuage
Vos fichiers les plus importants, qu'il s'agisse de documents photos ou vidéo, ne doivent plus être stockés sur votre disque dur ou sur un serveur sur site. Ou (horreur) dans des classeurs en papier.
Prenons un scénario. Imaginez faire une présentation client. Dans le passé, vous deviez télécharger la présentation et l’emporter avec vous. Si vous avez oublié ou si vous aviez besoin de modifications de dernière minute, un assistant devait éventuellement vous envoyer le fichier par courrier électronique sur la route. Dans le passé, j’ai perdu plus de temps à essayer simplement de coordonner des présentations tout en voyageant que je ne me souviens pas.
C’est tellement plus facile aujourd’hui. Il s’agit simplement d’extraire des fichiers du nuage, que vous soyez à une conférence ou au siège de votre client, dans une ville lointaine.
Le partage de fichiers dans le cloud est plus que pratique lorsque vous voyagez. Les petites entreprises d’aujourd’hui exploitent des bureaux virtuels à l’aide d’outils de nuage afin de permettre la collaboration avec leurs partenaires et leurs employés partout au pays et dans le monde.
Et vous n’aurez jamais à vous inquiéter d’une panne matérielle causant un sinistre si vous avez stocké tous les fichiers et toutes les données dans le cloud. J'y suis allé, j'ai fait cela - et passer des heures à essayer de récupérer des fichiers perdus n'est jamais joli.
Il existe un certain nombre d'outils pour aider aujourd'hui. Par exemple, Microsoft OneDrive vous permet de synchroniser et de stocker des fichiers afin qu'ils puissent être accessibles à partir de n'importe quel navigateur ou appareil mobile. Mieux encore, vous pouvez configurer les ordinateurs de manière à tout enregistrer sur OneDrive par défaut, de sorte que vous et votre personnel ne soyez jamais obligés de transférer manuellement quoi que ce soit sur le cloud.
Cela signifie que vous pouvez partager et collaborer de n'importe où. Office 365 vous permet de créer des réseaux virtuels comprenant jusqu'à 300 utilisateurs pouvant partager des fichiers via des versions Web de Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
Si votre entreprise a besoin de croître rapidement, vous pouvez évoluer à moindre coût via SharePoint sur Microsoft Azure.
Meilleure pratique 2: amplifier la puissance du travail d'équipe grâce à la collaboration
La technologie a également permis aux travailleurs de collaborer de n’importe où. Un véritable bureau virtuel a vu le jour, dont les employés n’ont plus besoin d’être dans la même ville ni même sur le même continent.
Par exemple, de nombreux outils techniques peuvent vous permettre, à vos partenaires et à vos employés, de co-créer des fichiers dans Word, PowerPoint et OneNote.
Skype for Business vous permet de participer à des réunions et de les organiser par messagerie instantanée, partage d'écran, conversation ou chat vidéo. Chez Small Business Trends, toute notre équipe compte sur Skype pour collaborer. Par exemple, nous organisons les réunions de notre équipe de direction via Skype tout en affichant des rapports de réunion sur des documents Cloud partagés. De plus, nous utilisons Skype pour rester en contact avec des pigistes et des partenaires, car il est tellement omniprésent que presque toutes les personnes que nous rencontrons ont un identifiant Skype.
Avez-vous des documents contenant des informations à partager et des informations que vous ne souhaitez pas partager? Microsoft GigJam offre un moyen révolutionnaire de partager les bonnes informations avec les bonnes personnes en temps réel.
Meilleure pratique 3: placez la sécurité au cœur des opérations
À l'ère d'Internet, la sécurité des données est tout aussi importante que la sécurité physique de vos bureaux.
Il existe divers outils pour protéger vos données d’entreprise dans un monde de logiciels malveillants, de phishing, de programmes de redirection de fichiers hôtes, etc. La chose la plus importante que les petites entreprises modernes intègrent est d’intégrer si profondément la sécurité dans leurs activités quotidiennes que vous et vos employés ne la considérez pas comme un événement spécial. La sécurité informatique est tout simplement présente à tous les niveaux, à tout moment.
La protection des données est intégrée à Enterprise Data Protection et à Office 365 Mobile Device Management pour tous les périphériques, même dans des situations de type «apportez votre propre périphérique».
Vous pouvez accéder au contenu en toute sécurité avec l’authentification multifactorielle n'importe où lorsque vous vous éloignez du réseau de l'entreprise. Des mises à jour de sécurité pour Office 365 sont fournies tous les mois afin de vous assurer que vos données sont en sécurité.
Oh, et n'oubliez pas la protection antivirus gratuite de Windows Defender intégrée à Windows 10 et la protection de connexion à l'analyse du visage de Windows Hello pour chaque travailleur.
Meilleure pratique 4: Tirer parti de la puissance de l'IA
La technologie est devenue plus qu'un outil dans le monde des affaires. Aujourd'hui, la technologie sous forme d'intelligence artificielle fonctionne presque comme un travailleur humain.
L'assistance virtuelle peut être activée à partir d'un ordinateur de bureau ou d'un appareil mobile et fournir des informations essentielles en une fraction du temps nécessaire pour effectuer la recherche vous-même ou pour l'attribuer à un membre du personnel.
Cortana, par exemple, peut gérer votre calendrier et vous donner des rappels de rendez-vous, suivre vos colis, vos équipes, vos centres d'intérêt et vos vols. Cortana peut envoyer des courriels et des textes, créer et gérer des listes et ouvrir n'importe quelle application de votre système.
Une autre itération de cette technologie intelligente - les bots - peut répondre aux questions simples des clients et fournir des informations essentielles pour un meilleur service client.
Grâce à Microsoft Bot Framework, vous pouvez créer vos propres robots pour interagir avec les utilisateurs du système et les clients par SMS, Skype, votre site Web ou la messagerie Office 365.
Meilleure pratique 5: travaillez en déplacement ou à distance
Travailler à distance apporte de nombreux avantages.
Il y a moins de temps perdu à faire la navette et moins de stress. De plus, les employés qui travaillent à domicile sont souvent plus heureux, mieux connectés à leur travail et plus productifs quand ils ont le choix.
La technologie facilite la communication.
Par exemple, toute mon entreprise travaille virtuellement. Tout le monde dans Small Business Trends travaille depuis son bureau à domicile. Sans fichiers partagés, outils de collaboration et divers appareils mobiles, nous ne serions pas en mesure de fonctionner.
Il y a aussi des avantages commerciaux difficiles. En exploitant virtuellement la technologie, ma société a pu maximiser sa rentabilité et autofinancer sa croissance, car ses frais généraux sont faibles.
De plus, nos travailleurs adaptent les emplois à nos vies - et non l’inverse. Nous ne sommes pas attachés à nos bureaux. Si nous avons besoin d'accéder à un fichier, nous pouvons le consulter sur nos appareils mobiles, où que nous soyons. Nous sommes libres de voyager ou simplement de faire des courses pour garder corps et âme ensemble.
J'espère que je vous ai donné un aperçu de la PME moderne, y compris cinq meilleures pratiques. Il est important de comprendre que Microsoft peut être votre partenaire pour transformer votre entreprise en une PME moderne et adopter pleinement ces meilleures pratiques. C’est pourquoi je suis ravi d’être un ambassadeur Microsoft Small Business, car j’ai utilisé la puissance de la technologie pour gérer mon entreprise dans le monde d’aujourd’hui de manière rentable et efficace. Et Microsoft a été essentiel pour permettre cela.
Au moment d’écrire ces lignes, Anita Campbell participait au programme Microsoft Small Business Ambassador.
Photo de l'homme d'affaires moderne via Shutterstock
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