En ce jour de bureau électronique, il est possible de prendre la notion de dépôt de documents pour acquis. L'élaboration de politiques de classement efficaces permet de garder les documents importants disponibles et les documents actifs faciles à retrouver. Quelle que soit la quantité de documentation réalisée sur les ordinateurs, il restera toujours une certaine quantité à imprimer et à classer à la main. Continuez à classer vos dossiers et vous pourrez gérer un bureau plus efficace.
$config[code] not foundResponsabilité
Quel que soit le degré de détail d'une politique de classement de bureau, une personne doit être chargée de la mettre en œuvre quotidiennement pour qu'elle soit efficace. L'autorité de dépôt délégataire peut varier en fonction du volume d'informations à classer, de la complexité du système de classement et de la fréquence à laquelle les informations sont récupérées et doivent être re-classées.
Avec une bonne politique de classement, le classement ne doit être effectué que par la personne responsable. Si quelqu'un d'autre supprime un document, il doit exister une règle selon laquelle le document est placé dans un panier "en" que la partie responsable doit classer. S'il y a plusieurs personnes responsables du classement, vous devez créer un système sur chaque dossier dans lequel la dernière personne qui a classé quelque chose doit signer ses initiales. Afin de maintenir un bon système de classement, les personnes responsables doivent être tenues pour responsables.
Code de couleurs
Selon PowerHomeBiz.com, l’un des moyens de garder vos fichiers organisés est de les coder par couleur. Vous pouvez colorier les fichiers en utilisant des autocollants colorés ou acheter des dossiers de différentes couleurs à utiliser dans vos armoires.
Lorsque vous séparez par couleur, il peut s'avérer plus efficace d'utiliser le système de codage par couleur pour les titres plus complets, puis un système différent pour les sous-titres. Par exemple, tous les documents financiers peuvent être placés dans des fichiers verts mais les documents relatifs aux informations fiscales disposeraient de leur propre système. Expérimentez avec le codage couleur de votre système de codage couleur. Les dossiers verts peuvent être utilisés pour les documents financiers, mais des autocollants d'onglet rouge peuvent être apposés sur les informations relatives aux taxes.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingActif et Archivage
Vos fichiers les plus utilisés seront ceux qui doivent être considérés comme actifs, et ceux qui ne seront pas référencés régulièrement peuvent être archivés. Un système de fichiers actif est dynamique et laisse place à l’extension et à l’addition. Une fois qu'un document est considéré comme ayant dépassé sa phase active, il est déplacé vers l'archivage. Gardez vos fichiers actifs à la disposition de ceux qui en auront besoin et continuez à les organiser tous les jours.
