Un coordinateur de bureau aura diverses tâches à remplir, à répondre aux dirigeants et / ou à la direction de second niveau. Le coordinateur de bureau est également connu sous d'autres titres, par exemple secrétaire, assistant de bureau ou assistant administratif, comme indiqué dans le manuel Occupational Outlook Handbook, édition 2010-11. Le titre du poste variera selon l'industrie, mais la description de base du travail reste la même.
Administratif
Pour la plupart des organisations, le coordinateur de bureau est la première ligne qui présente une image professionnelle au public. Les tâches du poste comprennent la planification de rendez-vous, la réponse aux demandes de renseignements, la rédaction de mémos et autres correspondances, la création et la maintenance de bases de données et la compilation de divers rapports.
La technologie
Les compétences en informatique dont un coordinateur de bureau a besoin comprennent le traitement de texte, la création / maintenance de bases de données et la publication assistée par ordinateur. La connaissance des outils du système d'exploitation de l'ordinateur est importante. Expérience avec divers systèmes téléphoniques est un atout.
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Les coordinateurs de bureau sont souvent responsables de l'inventaire, de l'achat et du réapprovisionnement des fournitures de bureau.
De coordination
Le coordinateur de bureau relève des superviseurs, des administrateurs, des directeurs généraux d’exploitation ou des propriétaires d’entreprise. La hiérarchie variera en fonction de l'organisation. Les communications comprennent généralement des rapports sur le fonctionnement quotidien du bureau.
Autres tâches
La description de travail d'un coordonnateur de bureau peut également inclure la gestion des registres financiers, le paiement des factures, le versement de la petite caisse et la conservation des reçus, le remboursement des employés, la mise à jour des registres de paie et la gestion des avantages sociaux des employés, y compris les régimes d'assurance.
