La plupart des propriétaires de petites entreprises voyagent hors de la ville pour affaires. Certains le font fréquemment; d'autres que de temps en temps. Dans les deux cas, le coût peut augmenter. Certifier a indiqué que le coût annuel moyen d’un voyage d’affaires aux États-Unis est de 949 USD pour les billets d’avion, les frais d’hôtel et autres frais. Le fait de pouvoir déduire les frais de déplacement peut constituer un allégement financier considérable pour une petite entreprise. Toutefois, les règles fiscales applicables aux voyages d’affaires ne sont pas toujours simples, ce qui impose un certain nombre de limitations aux déductions pour les frais de déplacement du propriétaire.
$config[code] not foundRègles fiscales pour les voyages d'affaires
Les déductions pour le voyage dépendent du but de votre voyage
Les propriétaires d'entreprise peuvent essayer de combiner plaisir et travail en prenant le temps de se consacrer à leurs activités personnelles au cours d'un voyage d'affaires. Cela peut être souhaitable, en particulier pendant la saison estivale, lorsque les membres de la famille peuvent accompagner un propriétaire d'entreprise lors d'un voyage. Ce que cela signifie en termes de déduction fiscale dépend du fait que le voyage soit national (aux États-Unis) ou étranger.
Pour les voyages intérieurs, vous pouvez déduire 100% de votre billet d'avion sur un voyage si le but est: principalement pour le business. C’est le cas même si vous passez du temps à faire du tourisme, à rendre visite à la famille ou à jouer au golf. Il n’existe aucune marge de manœuvre pour déterminer la signification de «principalement», mais si vous n’auriez pas fait le voyage, mais que vous n’auriez pas besoin de faire des affaires, vous passerez probablement le test. Cependant, votre hôtel / motel et vos repas les jours de la journée ne sont pas déductibles. Et vous ne pouvez déduire aucun des coûts pour les compagnons non professionnels.
Si le voyage n'est pas principalement pour affaires, aucune partie du billet d'avion n'est déductible. Vous pouvez toutefois radier des dépenses d’affaires, telles que le déjeuner avec un fournisseur.
Les règles pour les voyages à l’étranger se trouvent dans la publication IRS 463.
Franchise seulement 50% des repas
Même si votre voyage est entièrement professionnel, vous ne pouvez déduire que la moitié de vos frais de repas. Cela inclut vos propres repas ainsi que ceux pour lesquels vous payez en hébergeant des hommes d’affaires, tels que des clients, des fournisseurs et des prospects.
Le coût de la participation à des congrès peut être déductible avec restrictions
Vous pouvez déduire les frais de participation à un congrès si votre présence profite à votre entreprise. Cependant, il existe un certain nombre de limitations:
- Vous ne pouvez pas déduire de frais pour votre famille ou d’autres personnes qui ne vous accompagnent pas pour affaires.
- Vous ne pouvez pas déduire de frais pour des conventions tenues en dehors de la zone Amérique du Nord (la liste des pays est répertoriée dans la publication IRS 463), sauf s'il est raisonnable de tenir la convention en dehors de cette zone (en fonction des activités, de l'organisation sponsor et d'autres facteurs) et de la réunion. est directement liée à votre entreprise.
- S’il s’agit d’un navire de croisière, les frais déductibles sont limités à 2 000 dollars par an.
Vous devez avoir de bons dossiers pour réclamer des déductions
Le droit fiscal impose des règles de justification particulières en ce qui concerne les frais de déplacement. Les reçus ne sont pas suffisants pour déduire les frais de voyage. Vous avez également besoin d'un enregistrement, tel qu'un agenda, un compte de dépenses ou une application, contenant les informations suivantes:
- Coût de chaque dépense de voyage distincte, telle que logement, repas et frais accessoires
- Dates de départ et de retour pour chaque voyage
- Destination du voyage
- Objet commercial de la dépense ou de l’avantage commercial acquis ou attendu.
Les taux journaliers peuvent réduire la tenue de registres
Vous pourrez peut-être utiliser certains taux journaliers fixés par le gouvernement pour justifier le coût des voyages d'affaires. Cela élimine la nécessité de suivre le montant des dépenses. Il existe différents montants journaliers:
- Un taux quotidien fédéral (fixé par la General Services Administration) pour l'hébergement, les repas et les frais accessoires,
- Un repas standard et
- Un taux IRS élevé-bas pour l'hébergement, les repas et les frais accessoires.
Même si votre entreprise utilise des taux journaliers pour les employés de base (tels que les rembourser à ces taux), les propriétaires d’entreprise (ceux qui possèdent plus de 10% des actions de la société ainsi que les travailleurs indépendants) ne peuvent pas utiliser les taxes fédérales. taux diem ou taux élevé-bas de l'IRS pour l'hébergement; seul le coût réel de l'hébergement est déductible. Ils peuvent utiliser l'indemnité de repas standard. Si les propriétaires utilisent l'indemnité de repas standard, cela ne fait que soulager le besoin de conserver les reçus; d'autres enregistrements sont encore nécessaires.
Conclusion
Établissez de bonnes pratiques commerciales pour suivre les frais de déplacement afin de pouvoir réclamer les déductions auxquelles vous avez droit. Collaborez avec votre CPA ou un autre conseiller fiscal pour optimiser les résultats fiscaux de vos voyages d’affaires.
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