Travaillant sous les responsables des achats, les assistants aux achats coordonnent les activités d’achat, garantissant une acquisition efficace des biens à des prix équitables.Ils conseillent les gestionnaires sur les produits à acheter, maintiennent la communication avec les fournisseurs, suivent les commandes et tiennent des registres d’achat précis. Les assistants aux achats, qui ont généralement besoin d’un diplôme de lycée et d’une expérience du support administratif ou de bureau pour pouvoir être embauchés, peuvent travailler pour des entreprises, des autorités locales, des agences gouvernementales ainsi que des organisations à but non lucratif. Selon Simply Hired, un site Web sur les ressources professionnelles, les assistants aux achats gagnaient un salaire annuel moyen de 42 000 dollars à compter de février 2014.
$config[code] not foundFournir des conseils
Pour s'assurer qu'une entreprise achète des produits de qualité, les assistants aux achats fournissent des informations sur les différentes marques de produits disponibles sur le marché. Dans une université, par exemple, l’assistant peut utiliser ses connaissances des produits de papeterie pour conseiller les professeurs sur les meilleurs produits à utiliser. Lorsque les services de l’établissement passent des demandes d’achat, il les examine pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude. Si une demande est inexacte - par exemple, un département commande un nombre exceptionnellement élevé de papier pour copieur - il appartient à l’assistant d’enquêter sur le problème avant de contacter les fournisseurs.
Arranger des contrats
Après avoir reçu les commandes, l’assistant d’achat coordonne l’achat et la livraison ultérieure des marchandises. Si l'organisation souhaite passer un contrat avec un fournisseur, l'assistant demande aux fournisseurs de faire des offres, avec les listes de prix des produits commandés. Elle peut ensuite collaborer avec le responsable des achats pour examiner les offres et choisir un fournisseur fiable offrant les meilleurs prix. L'assistant contacte le fournisseur sélectionné et planifie une réunion au cours de laquelle il peut négocier les conditions de fourniture et signer le contrat d'approvisionnement.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingSurveillance du rendement de l'entrepreneur
Les assistants aux achats surveillent les performances des fournisseurs sous contrat. Par exemple, lorsqu’un fournisseur livre des articles de papeterie à l’université, l’assistant vérifie la qualité du papier, des limes à ressort, des instruments de rédaction et d’autres éléments nécessaires à la copie, afin de s’assurer qu’ils respectent les spécifications de l’institution. Si certains produits ne sont pas de la qualité requise, l’assistant demande au fournisseur de livrer les produits de remplacement. Les assistants aux achats informent les gestionnaires des performances des différents fournisseurs et recommandent souvent des actions appropriées - telles que des résiliations de contrats - pour lutter contre les fournisseurs sous-performants.
Maintenir les registres d'achat
Les assistants aux achats ont pour tâche de conserver des dossiers à jour des documents d'approvisionnement, tels que les bons de commande, les offres et les examens des fournisseurs. Pour ce faire, ils doivent développer et mettre en place un système de classement adapté. Par exemple, si ces assistants choisissent un classeur en acier plutôt qu'un système de classement électronique, ils peuvent placer des documents similaires ou régulièrement utilisés dans le même tiroir. Ainsi, si les responsables des achats exigent des offres soumises par certains fournisseurs, ils peuvent récupérez-les facilement.
Utiliser les compétences pertinentes
Pour être efficaces, les assistants aux achats doivent être des personnes organisées, attentives aux petits détails et possédant de solides compétences en mathématiques. Par exemple, ils utilisent des compétences organisationnelles pour travailler efficacement avec plusieurs documents d'achat et des compétences en mathématiques pour calculer avec précision le coût total des commandes. Les compétences en communication verbale sont également importantes, car les assistants communiquent souvent avec les fournisseurs.
