Si vous êtes l'un des millions d'employés qui consacrent en moyenne 21% de leur temps à des réunions, vous savez qu'ils prennent beaucoup de temps et dérangent souvent votre liste de tâches à faire quotidiennement.Vous ne pourrez peut-être pas tous les annuler (bien que certaines entreprises souhaitent des jours sans réunion), mais vous pouvez les rendre plus productives. Voici comment animer une réunion sans mettre vos collègues en sommeil ni faire perdre du temps à qui que ce soit.
$config[code] not foundFixer un agenda
Cela semble facile, non? Mais si vous ne disposez pas d'un ordre du jour répertoriant des éléments spécifiques, il est fort probable que la réunion change de sujet et que les conversations tournent autour des scores des jeux aux petites plaintes. Prenez le contrôle en envoyant l'ordre du jour aux participants à l'avance. Demandez à tous les participants de se préparer à aborder les points inclus et d’offrir aux participants la possibilité d’ajouter un point à l’ordre du jour à la dernière minute s’ils estiment que cela est absolument essentiel pour la discussion.
Demandez à tous de contribuer
En plus d'établir un ordre du jour et de demander à tout le monde d'être préparé, franchissez une étape supplémentaire et attribuez des tâches spécifiques à chaque réunion. Cela peut être aussi simple que de laisser tout le monde passer une minute au début à présenter les points saillants de son travail / de son équipe pour la semaine ou le mois précédent. Pour les réunions portant sur des projets en cours, tout le monde peut avoir besoin d'être prêt pour discuter des résultats ou proposer des correctifs. Par exemple, j’ai déjà travaillé pour une entreprise où les employés gâchaient la cuisine et où aucune quantité de rappels des ressources humaines ne permettait de résoudre le problème. L’équipe de gestion a convoqué une réunion pour discuter des solutions. On nous a tous dit de proposer au moins deux idées. De cette façon, nous avons pu discuter d'idées concrètes et choisir de poursuivre les deux premiers. En prime, nous avons accompli la tâche en 45 minutes au lieu de l’heure complète allouée.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingLaissez les ordinateurs portables à votre bureau
Sauf si vous dirigez la réunion et donnez une présentation géniale (pas un autre PowerPoint, s'il vous plaît), laissez tomber l'ordinateur portable. Les experts expliquent en détail comment regarder nos écrans entrave l’interaction et l’empathie, ce qui rend plus difficile la recherche d’un consensus. En outre, les distractions font perdre du temps et font traîner les réunions plus longtemps que nécessaire. Si vous voulez prendre des notes, utiliser un crayon et du papier, des études ont montré que les personnes qui écrivent des choses à l'ancienne conservent en réalité plus d'informations, de toute façon.
Gardez la liste des participants courte
Vous n'avez pas besoin de la contribution de toute l'équipe aux premières étapes de la planification. Bien que vous ne souhaitiez pas laisser de côté les personnes essentielles au processus, vous n'avez pas besoin de 50 personnes non plus. Décidez des parties prenantes critiques pour chaque réunion. S'il s'agit d'un projet à long terme, ces parties prenantes évolueront avec le projet, mais posez-vous les questions suivantes avant d'envoyer une invitation: la personne est-elle un expert en la matière, prend-elle des décisions budgétaires ou financières et est-elle nécessaire à cette étape du processus? N'oubliez pas que ce n'est pas parce que quelqu'un ne fait pas partie de la réunion qu'il ne faut pas le tenir à jour. Désignez des personnes spécifiques pour partager des informations en dehors du groupe de base afin de vous assurer que les équipes ne se sentent pas laissées dans le noir.
