Les propriétaires de petites entreprises comptent parmi les travailleurs les plus durs. Vous avez du mal à joindre les deux bouts et à garder une trace de tout ce qui se passe dans votre entreprise. De nombreuses petites entreprises en démarrage fonctionnent avec un maigre budget et sont absolument tributaires de la rétention de leurs précieux clients pour préserver leur budget.
Non seulement cela, mais les propriétaires de petites entreprises savent comment porter beaucoup de chapeaux (et fière allure en eux!). Il se peut qu'une minute vous passiez des appels de vente, qu'une minute, vous saisissez des données, débranchez le copieur, traitiez une facture client ou commandiez des fournitures de bureau. Vous faites tout.
$config[code] not foundLes propriétaires de petites entreprises font face à tant de responsabilités… et puis il y a les dépenses! Quiconque s’est lancé dans les premières années d’une start-up ou a dirigé un petit bureau peut vous le dire: tout ce qui est inscrit au budget est scruté de près, des trombones aux logiciels. Quelques centaines de dollars peuvent faire la différence entre payer un loyer et payer un loyer de bureau (ou diable, même payer votre loyer).
Il n’est donc pas étonnant que les propriétaires de petites entreprises se sentent parfois stressés et épuisés. C’est une énorme responsabilité et, bien que la gestion d’une petite entreprise soit très agréable et que vous soyez votre propre patron (hourra!), Vous êtes également très inquiet. Si une date limite est manquée ou si un client part, cela peut vous arrêter.
Libérez-vous de la folie du tableur
De nombreux propriétaires de petites entreprises proposent des systèmes de tableurs élaborés pour suivre tout cela. Après tout, vous devez trouver un moyen de garder un œil sur chaque contact client, ses commandes et les documents associés à ces commandes, les délais, les objectifs du projet et les jalons.
Il ya ensuite les calendriers: en tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous aurez besoin de cinq ou six calendriers différents (au moins). Un calendrier de production, un calendrier pour suivre les ventes et les rendez-vous des clients, votre propre calendrier bien sûr, un calendrier communautaire pour coïncider et chronométrer vos événements avec des événements significatifs… la liste est longue.
Vous voudrez probablement configurer une feuille de calcul pour savoir quand vos clients ont envoyé un courrier électronique et quand vous avez mis à jour leurs informations de contact, lesquelles devront être mises à jour dans votre système de messagerie. Vous aurez également besoin d’un tableur contenant vos systèmes de messagerie, vos mises à jour de médias sociaux, vos outils d’analyse, vos programmes logiciels ainsi que vos logiciels de facturation, de comptabilité et de vente. Oh… et bien sûr, vous voudrez créer une feuille de calcul à partir de vos feuilles de calcul.
ARRÈTE LA FOLIE!
Vous avez besoin d'un programme de gestion de projet
Il existe un logiciel de gestion de projet qui repose sur une idée fausse courante et qui n’est destiné qu'aux grandes entreprises. En réalité, même si cela est absolument essentiel pour les petites entreprises. Les grandes entreprises peuvent se permettre de perdre un client ici et là, mais pas les petites entreprises. Les grandes entreprises ont plusieurs personnes qui gèrent et travaillent sur une tâche et peuvent toutes garder trace d'une partie seulement du projet. Pour les propriétaires de petites entreprises, vous devez suivre TOUT.
C’est pourquoi, en tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est essentiel d’avoir un excellent logiciel de gestion de projet. Il s’agit de vous libérer pour faire ce que vous devez faire. Passer des heures à essayer de parcourir des fichiers Excel volumineux pour trouver la réponse à une question simple peut être exaspérant et vous faire perdre du temps et de l’argent. En affaires, la tendance vers les outils de gestion de projets intelligents se poursuit et elle ne fait que se renforcer.
Le facteur de coût
Ce qui est étonnant avec les logiciels de gestion de projets, c’est qu’ils ne sont pas aussi coûteux que vous pourriez le penser. Selon le nombre d'utilisateurs, vous pouvez accéder à de nombreux programmes gratuitement et la plupart pour moins de cent dollars par mois.
Une autre préoccupation concerne le temps nécessaire pour «déplacer des données» et configurer le logiciel. Trouvez un programme de gestion de projet qui s'intégrera avec les systèmes déjà en place et utiliserez vos calendriers et vos programmes de contact avec les clients, tels que Gmail et Google Agenda, MailChimp et Evernote. Une fois que vous vous êtes engagé à utiliser un programme de gestion de projet, celui-ci peut être opérationnel en une journée.
S'organiser
Pensez au logiciel de gestion de projet comme un classeur, un calendrier et un grand tableau blanc. Imaginez que vous soyez assis dans votre bureau, il y a vingt ans, entouré d'une carte de visite et d'un fichier Rolodex pour chaque client. Vous avez des copies papier de chaque document que vous avez envoyé. Vous avez des livres de comptabilité et des fichiers sur des fichiers. Vous disposez d'un grand tableau pour suivre chaque projet de votre pipeline et de plusieurs calendriers différents pour suivre les dates d'échéance de chaque projet.
Vous sentez-vous déjà dépassé?
Un excellent logiciel de gestion de projet offre un accès et une organisation à toutes ces données dans la paume de votre main ou sur l'écran de votre bureau. C’est un chef de projet virtuel qui vous rappelle les échéances et vous donne un petit coup de pouce lorsque vous devez contacter une personne.
En tant que propriétaire de petite entreprise, la question ne devrait pas être de savoir si vous pouvez vous permettre de consacrer du temps et de l’énergie à utiliser un programme de gestion de projet - mais comment pourriez-vous vous permettre de ne pas le faire?
Photo d'un petit groupe de travail via Shutterstock
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