Dites-nous si cela semble familier. Vous avez besoin que tout le monde assiste à une grande réunion ou participe à une conférence téléphonique, ce qui signifie que tout le monde va s'éloigner de son bureau pendant quelques heures. La réunion est importante, mais le travail que la réunion va interrompre l'est également.
Il existe des moyens de répondre aux deux besoins au travail. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour organiser des réunions tout en maintenant la production, en améliorant l'efficacité, l'automatisation et l'utilisation de la technologie.
$config[code] not foundEfficacité
- Passez en revue vos processus internes. Certaines tâches faisant partie de votre routine quotidienne pourraient vous échapper. Une fois que vous connaissez leur nature, vous pouvez séparer les tâches importantes de celles qui ne sont plus nécessaires.
- Déléguer. Assurez-vous de communiquer avec votre équipe sur ce qu’elle peut faire pour rationaliser les projets. Sachez ce que vous pouvez faire vous-même et ce qui nécessitera des renforts.
- Prendre des pauses. Cela peut sembler contradictoire, mais il faut parfois arrêter de travailler pour continuer à travailler. Comme le dit Forbes: «Une fois sédentaire, l’enzyme lipoprotéine lipase (LPL), responsable de la décomposition des graisses dans le sang et de sa conversion en énergie, diminue de manière significative, entraînant la formation de cellules adipeuses. En bref, une absence de mouvement équivaut à une baisse d'énergie. "
- Planifiez votre journée autour du déjeuner. Beaucoup d’entre nous sont plus précis le matin, alors utilisez ce temps pour des travaux qui nécessitent une analyse en profondeur et une réflexion approfondie. Rédigez des rapports et rédigez des chiffres dès que vous vous assoyez. Après le déjeuner, lorsque vous aurez fait le plein, concentrez-vous sur des tâches qui nécessitent une interaction et un partage d’idées, telles que des réunions et des téléconférences.
- Fais une liste. Mettez tout ce que vous devez faire par ordre de priorité et le temps que cela prendra. En cochant chaque tâche, vous pouvez découvrir quelles heures de la journée sont les plus productives.
Automatisation
- Automatiser les tâches de médias sociaux. Hootsuite est probablement le plus connu, mais il existe également de nombreuses autres applications et outils de médias sociaux. Par exemple, Buffer vous permet de programmer des publications selon un modèle spécifique. Donc, si vous vouliez, par exemple, poster les jours de la semaine à 10 heures, Buffer peut vous aider à le faire. Une autre plateforme, Dlvr.it, vous permet de synchroniser votre site avec Facebook, Twitter et LinkedIn.
- Créez des modèles pour les documents couramment utilisés. Supposons que vous envoyiez le même type de facture ou de lettre chaque semaine. Vous pouvez gagner du temps en créant un modèle à cet effet. Il vous suffit ensuite de saisir les noms, dates et numéros appropriés.
- Utilisez les calendriers en ligne dans le nuage et partagez-les. Assister à des réunions peut prendre du temps, mais il en va de même pour la planification de réunions. En faisant savoir à vos collègues et à vos clients ce que vous allez faire et quand vous le ferez, vous pourrez économiser beaucoup de courriels et d’appels.
- Automatisez le suivi client et les tâches similaires. Après avoir examiné les processus internes, vous constaterez peut-être que vous pouvez automatiser un certain nombre de tâches récurrentes qui vous font perdre du temps en 30 minutes ou moins.
- Créez des réponses «prédéfinies» pour les courriels nécessitant encore et toujours le même temps de réponse. De cette façon, vous n’avez pas à taper le même courriel chaque fois que vous répondez. Ou mieux encore, si la même question vous est posée à plusieurs reprises, créez une page de FAQ ou un document et publiez-la en ligne ou transmettez-la à vos collègues, afin que les réponses soient disponibles et que les exigences en matière de communication soient réduites.
La technologie
- Placez des listes de contrôle dans le Cloud afin de pouvoir les prendre avec vous et les partager.. Forgett vous permet de les partager ou de les garder privés, et vous permet même d'ajouter des gifs animés. Et Checkli a beaucoup des mêmes fonctionnalités et vous permet de créer des versions PDF de vos listes.
- Familiarisez-vous avec les macros (aka raccourcis). Les programmes tels que Microsoft Word ont des macros en tant que fonctionnalité intégrée qui permet aux utilisateurs d'effectuer des tâches de routine automatiquement. Il est facile de les créer et de les personnaliser. Certains sont assez faciles (contrôle i pour italique). Une fois que vous les maîtriserez, vous gagnerez du temps au fur et à mesure que vous écrivez. Pour en savoir plus sur la création de macros pour Microsoft Word, visitez la page de support technique de Microsoft Office. Et dans l’esprit de cet article, enregistrez cette information en tant que document et partagez-la avec vos collègues et votre personnel pour les aider à rationaliser leurs besoins.
- Si vous souhaitez apprendre à créer des modèles dans Word, Excel ou Powerpoint, le mieux est de voir ce que Office a à dire.. Cet article est également utile car il est consacré à la collaboration en équipe.
- Utilisez un logiciel de comptabilité pour rationaliser les tâches de facturation. Il n’est pas nécessaire de générer manuellement des factures pour les clients facturés au même montant tous les mois pour le même service.
- Utilisez des étiquettes, des dossiers et des balises dans votre boîte de réception. Cela aide à trier et à organiser les éléments et, plus important encore, à récupérer rapidement les messages.
Il se passe des choses importantes lors de vos réunions et ce n’est pas une bonne idée de les aborder avec inquiétude à propos de ce qui vous manquera. En suivant quelques-uns de ces conseils sur la manière de tenir des réunions, vous pourrez réduire certaines tâches moins importantes au bureau afin de vous concentrer sur les tâches plus importantes dans la salle de conférence.
Image de réunion via Shutterstock
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