Pourquoi la paie est une fonction à externaliser

«… Une entreprise avait une personne qui assumait toutes les fonctions de traitement de la paie. La société sous-traite maintenant ses fonctions en raison de sa capacité à anticiper. Ils ont choisi d'externaliser les fonctions pour réduire le risque de non traitement de la masse salariale, gérer la croissance en anticipant les nouvelles responsabilités salariales liées à la croissance et à l'embauche de nouveaux employés, et suivre l'évolution des technologies, telles que les cartes de paiement. et dépôt direct. "

Dans l’idéal, la sous-traitance atteint trois objectifs principaux:

• Cela libère du temps et des ressources pour vous concentrer davantage sur votre cœur de métier.
• Il vous donne accès à plus de technologie et d’expertise pour bien gérer votre paie.
• Cela réduit les coûts et les risques.

Examinons chacun de ces avantages plus en détail et leur signification.

1. Concentrez-vous mieux sur votre activité principale

La paie est l’une de ces fonctions essentielles qui n’augmentera pas directement les ventes. Mais mal exécuté, il peut mettre votre entreprise dans un monde de blessures.

Et surtout, cela peut saper le temps et l'attention internes des activités principales.

Les entreprises doivent se conformer à un large éventail de lois concernant les employés, qu'elles soient fédérales, régionales ou locales. Il faut beaucoup de temps et d’attention aux détails pour les traiter.

Il existe des exigences juridiques évidentes, telles que la déclaration et le versement des impôts. Il existe des exigences relatives à la retenue d’impôt sur la paie de l’employé et au calcul de la partie des impôts de l’employeur. Dans certains cas, il existe des exigences de dépôt électronique. Vous devez également savoir quand déposer - aux niveaux fédéral, régional et local.

Les taxes, cependant, ne sont que le début.

«En tant qu'employeur, vous devez également comprendre les lois sur les salaires et les heures. Par exemple, vous devez savoir quand vous devez payer des heures supplémentaires », a déclaré Andy Childs, vice-président de Paychex, lors d'un récent entretien avec Small Business Trends. Paychex est l’un des plus importants services de paie du pays, desservant près de 600 000 petites et moyennes entreprises. Les règles de salaire et d’heure, dit Childs, peuvent être très techniques.

Il peut ensuite y avoir des exigences en matière de déclaration des nouveaux employés et des exigences en matière d’indemnisation du chômage et d’assurance contre les accidents du travail.

Childs a souligné qu’un problème encore plus important est la inattendu obligations de temps.

«Vous avez peut-être réservé un certain temps chaque semaine pour gérer la paie. Ensuite, vous obtenez une surprise inattendue sous la forme d'un avis de l'IRS. Mais il n’ya pas que l’IRS vous informe que vous devez une amende. Maintenant, vous devez parcourir vos archives et enquêter pour déterminer si vous avez réellement commis l'infraction. Tout à coup, vous êtes impliqué dans le règlement d'un différend », a déclaré Childs.

Et cela n'arrive jamais à un moment opportun pour un propriétaire de petite entreprise, at-il ajouté.

2. Accédez à l'expertise et à la technologie

Une autre raison pour externaliser est d'avoir accès à l'expertise et à la technologie.

Les employeurs doivent faire face à près de 10 000 juridictions fiscales fédérales, étatiques et locales à travers les États-Unis. Bien que la plupart des petites entreprises n’auront pas à se conformer à chacune de ces juridictions, cela souligne néanmoins la complexité des lois. Et chaque année, des centaines de nouvelles lois et réglementations sont adoptées.

Pour les petites entreprises plus grandes (50 employés à temps plein et plus), la loi sur les soins abordables impose à elle seule des exigences considérables en matière de rapport et de conformité. Lorsqu'on lui a demandé un exemple, Childs a indiqué les formulaires IRS 1094-C et 1095-C. Ces formulaires obligeront les employeurs à attester s'ils ont offert aux employés à temps plein la possibilité de souscrire à une assurance offrant une couverture minimale essentielle.

«Ces formulaires ne seront pas simples à remplir», a ajouté Childs. (Paychex a mis en place un centre de ressources en ligne sur les obligations de réforme de la santé en raison de la complexité de la loi.)

Les nouvelles technologies sont tout aussi importantes que l'expertise. Aujourd'hui, les employeurs comptent sur la technologie pour fonctionner plus efficacement. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, les employeurs ont plus de dossiers à conserver et ont également besoin de plus de rapports. Le manque de technologie devient un obstacle à la croissance de l'entreprise.

Les employés s'attendent également à la technologie. Aujourd'hui, les employés veulent des options telles que le dépôt direct et l'accès en libre service à leurs informations de paie en ligne. Les employeurs qui ne sont pas en mesure de proposer de telles options risquent de subir un désavantage concurrentiel.

De plus, l'explosion de l'utilisation des appareils mobiles ouvre de nouvelles perspectives technologiques. L’utilisation mobile en est encore à ses débuts en matière de masse salariale, mais elle «progresse rapidement chez Paychex», a déclaré Childs.

Les employeurs utilisent des appareils mobiles pour consulter certains rapports et rechercher des informations, telles que le montant dont ils ont besoin à la banque pour les dates de paie, a-t-il noté. Les employés commencent également à utiliser les applications mobiles pour vérifier leurs propres dossiers.

Childs s’attend à ce que l’utilisation mobile de la paie continue de croître, car elle permet aux propriétaires d’entreprise et aux dirigeants de quitter le bureau.

"Avec les applications de paie mobiles de Paychex, vous pouvez faire presque n'importe quoi depuis la plage - si vous le souhaitez", a ajouté Childs.

3. Réduire les coûts et les risques

L'externalisation de la masse salariale peut également aider à réduire les coûts et à limiter les risques. Selon Childs, les entreprises payent en moyenne 4% de plus que leurs employés, en raison de la différence de temps entre les heures de travail des employés et leurs antécédents précis.

«Le simple fait de disposer d’une solution de comptabilisation des temps et des présences plus précise peut faire économiser de l’argent», at-il ajouté. (Paychex a un calculateur d'économies ici.)

Ensuite, vous avez les sanctions potentielles pour violation de la déclaration et d'autres exigences. Selon les chiffres de l'IRS, 40% des petites entreprises paient une amende moyenne de 845 dollars par an pour les dépôts tardifs ou incorrects, a noté Childs.

Aujourd'hui, il existe des solutions externalisées pour les entreprises de la taille d'un employé, souligne Childs. Les solutions sont abordables, à partir de moins de 50 dollars par mois pour les petites entreprises, en fonction des besoins.

Un bon fournisseur de services de paie offre des fonctionnalités qui vont au-delà de ce que vous pouvez faire vous-même. Si vous n'avez jamais envisagé de solution externalisée, faites de cette année l'année de votre changement. Cela vous procurera une tranquillité d'esprit et vous permettra de gagner du temps dans votre entreprise.

Conseils pour choisir un fournisseur de paie externalisé

Si vous envisagez d’externaliser la masse salariale, il est évident que vous devez examiner les trois points typiques à prendre en compte lors du choix de tout type de fournisseur:

• prix
• un service
• réputation

Mais s’agissant de la masse salariale, il convient également de prendre en compte d’autres éléments:

Sécurité et fiabilité du fournisseur

Vous communiquez à votre prestataire de traitement de la paie les noms, adresses, numéros de sécurité sociale et numéros de compte bancaire de vos employés. Vous donnez une procuration pour déposer des documents en votre nom.

Choisissez un fournisseur financièrement solide avec de bons contrôles en place.

Sinon, vous pourriez trouver votre entreprise dans une impasse, comme certaines entreprises de la Caroline du Sud, lorsqu'un petit fournisseur de paie géré par une famille a été accusé d'avoir volé 11 millions de dollars à ses clients.

En 2014, les clients de Employee Services Net ont été choqués d'apprendre que le prestataire de traitement de la paie avait utilisé leur argent pour financer des modes de vie personnels somptueux, au lieu de le remettre aux autorités fiscales. Ces clients - toutes des petites entreprises - se sont retrouvés face à l'action de l'IRS. Pourquoi? Parce qu’en fin de compte, l’employeur est responsable même si le prestataire de traitement des salaires lui vole. (L'IRS a des conseils pour protéger votre entreprise si vous externalisez la paie.)

Expérience professionnelle au service d'entreprises comme la vôtre

Le fournisseur de services de paie a-t-il de solides antécédents en matière de service aux entreprises de votre taille? Le fournisseur a-t-il de l'expérience dans votre secteur?

Offres de services complémentaires

Pensez aux services plus vastes dont vous pourriez avoir besoin à mesure que votre entreprise se développe, tels que les avantages sociaux et les services de ressources humaines. La société de paie pourra-t-elle les fournir?

Capacités de conformité réglementaire

Le prestataire de services de paie dispose-t-il des ressources nécessaires pour se conformer aux lois et réglementations en plein essor relatives à l'emploi, aux soins de santé et aux impôts?

La technologie

Évaluer la technologie de la société de paie, y compris son état de préparation au mobile. L'entreprise de paie investit-elle dans les nouvelles technologies? Peuvent-ils suivre la technologie à mesure que la demande de la part des employeurs et des employés augmente?

Interfaces comptables

Votre comptable peut-il avoir facilement accès à votre liste de paie et à vos dossiers aux fins du rapprochement et de la production des déclarations de revenus?

Image de la paie via Shutterstock