Personne ne veut en savoir plus sur le décès d'un employé, mais lorsque vous le faites, vous devez avoir un plan en place pour la manière dont vous et votre entreprise allez le traiter. Ce plan devrait inclure une liste des formulaires que vous devez envoyer au bénéficiaire, à la famille ou au liquidateur de l’employé, ainsi que les étapes à suivre avant et après l’émission du dernier chèque de paie de l’employé. Les lois des États ont tendance à suivre les directives fédérales, mais vérifiez auprès de votre État.
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Inclure un formulaire de désignation de bénéficiaire dans les documents de tous les employés nouvellement embauchés. En remplissant ce formulaire, une employée indique qui doit recevoir son dernier chèque de paie en cas de décès de son emploi. Rappelez chaque année aux employés d’examiner le formulaire afin de s’assurer que ses informations sont à jour et conformes aux souhaits de l’employé. Si votre employé ne désigne pas de bénéficiaire, vous pouvez émettre le dernier chèque de paie à un exécuteur testamentaire ou à un proche parent, à condition qu'il dispose des documents nécessaires, tels qu'une lettre de testament ou d'administration originale, une copie certifiée conforme du certificat de décès et du document W concerné. -9 Formulaire.
Après avoir appris le décès d'un employé
Après avoir appris le décès d'un employé, préparez et envoyez un paquet d'informations à sa famille et / ou à la désignation de son bénéficiaire. Ce paquet devrait inclure des informations sur les avantages éventuels, les formulaires à remplir, des enveloppes de retour préaffranchies, le cas échéant, des informations de contact et des informations sur les éventuels salaires restant dus et leur date de paiement. Avisez immédiatement le service de la paie du décès de l'employé. Ce département devra geler le salaire de l'employé et arrêter tout dépôt direct en place jusqu'à ce qu'il reçoive les documents nécessaires, qui comprennent un certificat de décès et un formulaire W-9 pour le bénéficiaire ou la succession. Le service de la paie devrait également calculer le montant du dernier chèque de paie, ce qui devrait inclure les salaires et autres types de rémunération, tels que le temps de vacances ou le temps de maladie accumulé, le cas échéant. Si vous utilisez un service de traitement de la paie, vous devrez peut-être lui fournir une copie certifiée conforme du certificat de décès de l'employé avant de traiter le dernier chèque de paie de l'employé. Ces étapes sont importantes car une banque pourrait geler le compte bancaire du défunt, ce qui pourrait affecter la réception du dernier chèque de règlement.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTraitement du paiement final
Si l'employé a reçu un chèque de paie mais n'a pas encore encaissé son paiement, vous devez arrêter le paiement sur le chèque et émettre un nouveau chèque pour ce montant à son bénéficiaire ou à sa succession. Si un chèque de paie doit être versé à l’employé, remettez-le à son bénéficiaire ou à sa succession. Vérifiez les lois de l’État régissant toutes les conditions spéciales à remplir avant d’émettre le dernier chèque de paie.
Déclaration du revenu à l'IRS
Pour les salaires dus et versés au cours de la même année civile que le décès de l'employé, vous devez inclure le salaire dans le formulaire W-2 de l'employé et indiquer également le montant du dernier salaire dans le formulaire 1099-MISC au nom du bénéficiaire ou de l'exécuteur.. Si le salaire est payable après l'année du décès de l'employé, n'émettez pas de lettre W-2 au nom de l'employé pour l'année au cours de laquelle vous émettez le dernier chèque de paie. Au lieu de cela, émettez au bénéficiaire ou à l’exécutant un formulaire 1099-MISC qui comprend le montant du dernier chèque de paie. Vous pouvez obtenir des copies de ces formulaires auprès de l'IRS, qui peut également fournir des indications supplémentaires sur la manière de remplir et de délivrer ces formulaires.
