Les procès-verbaux des réunions constituent un enregistrement important de ce qui s’est passé lors d’une réunion. Ils incluent les points discutés, les décisions prises, les tâches accomplies et déléguées et les délais d’achèvement fixés. Idéalement, les procès-verbaux des réunions sont utilisés par les participants et ceux qui ont manqué la réunion comme référence pour les actions à entreprendre. Les procès-verbaux sont également utilisés à l'avenir en tant que ressource si quelqu'un souhaite revenir en arrière et faire référence à une heure ou à un projet spécifique. Les notes des réunions financières doivent être particulièrement détaillées et spécifiques car elles traitent de chiffres et de statistiques importants. Si vous êtes en charge de prendre des notes de réunion du comité des finances, assurez-vous que celles-ci respectent le protocole de la société et respectez les directives de base pour prendre des notes de réunion efficaces.
$config[code] not foundNotez le nom de la société, la date et l'heure en haut du document. Incluez également toute autre information pertinente, telle que le nom du département ou de l’équipe spécifique, ou toute raison spécifique pour laquelle la réunion a été convoquée.
Enregistrez les participants. Les participants à une réunion du comité des finances comprennent généralement un président de conseil, des membres du conseil et du personnel directement lié aux états financiers de l'entreprise, tels qu'un comptable ou un responsable des finances. S'il s'agit d'une réunion des finances publiques, le directeur municipal et même le maire peuvent être présents. De plus, des entreprises extérieures peuvent être représentées à la réunion si un débat doit avoir lieu sur un projet particulier. Assurez-vous de noter les titres des gens. Si vous en avez besoin, distribuez une feuille de présence afin d’obtenir le nom exact des participants. Vous pouvez également enregistrer les noms des participants qui ne pourraient pas être présents mais qui pourraient avoir besoin d'une copie du procès-verbal.
S'il y a un ordre du jour, enregistrez vos notes pour chaque sujet au fur et à mesure que le sujet est discuté. Les sujets abordés lors d'une réunion du comité des finances incluent souvent le budget, les états financiers, les états financiers ou de revenus d'un projet particulier, les allocations futures, les modifications ou les mises à jour du calendrier budgétaire. Incluez les principaux points de discussion et les points secondaires sous forme de prose ou de puce, selon le protocole de la société. Notez qui parle, tous les noms ou numéros qui sont mentionnés, ainsi que toute personne à qui une tâche est désignée et une date d'échéance pour la tâche.
Enregistrez "Autres affaires". Une fois que les points de l’ordre du jour ont été couverts, créez une nouvelle section intitulée Autres affaires. Ici, vous noterez tous les nouveaux éléments à discuter. Encore une fois, notez le conférencier, les dates ou les nombres discutés, les tâches assignées et les dates d'échéance.
Relisez et corrigez les informations manquantes. Avant de soumettre vos notes de réunion, assurez-vous qu’elles sont lisibles et grammaticalement correctes, qu’elles ne contiennent pas de fautes de frappe et que les noms ont été épelés correctement. S'il y a des informations manquantes dont vous savez qu'elles ont été discutées, essayez de les localiser. Essayez d’écrire le procès-verbal le plus tôt possible après la réunion tout en vous rappelant ce qui a été discuté.
