Dans de nombreuses entreprises, le service des ressources humaines gère tous les dossiers du personnel de chaque employé, passé et présent. Ces enregistrements étaient traditionnellement conservés sur papier, posant des problèmes de stockage, d’aptitude à localiser les enregistrements et de longévité. Passer à un système informatisé de gestion du personnel peut aider à résoudre certains de ces problèmes.
Espace
Tenir des registres papier prend beaucoup de place. Plus une entreprise a d'employés, plus elle a besoin d'espace pour stocker tous les enregistrements, en particulier si elle conserve des enregistrements pour les anciens employés. Un système informatisé permet à une entreprise de transférer des documents papier sous forme numérique, ce qui ne prend que l'espace nécessaire pour l'ordinateur. La plupart des ordinateurs disposent de beaucoup d'espace disque pour stocker tous les enregistrements d'employé requis. Une entreprise est alors libre d'utiliser l'ancien espace de stockage pour les enregistrements papier d'un autre bureau ou d'un autre type de stockage.
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Les enregistrements papier, quelle que soit leur qualité de classement, peuvent prendre plusieurs minutes pour rechercher chaque information. Vous devez trouver le dossier du bon employé, ce qui est généralement facile tant que les dossiers sont conservés dans le bon ordre alphabétique, mais cela peut prendre du temps en fonction du nombre de classeurs que vous devez parcourir pour y accéder. Après cela, vous devez toujours localiser le document dont vous avez besoin, ce qui peut prendre du temps, surtout si le dossier de l'employé est volumineux. Toutefois, si le système de gestion du personnel est stocké sur un ordinateur, la recherche des informations recherchées à l'aide des fonctions de recherche de l'ordinateur prend quelques secondes. Les employeurs peuvent également consulter les fichiers de plusieurs ordinateurs et même de bureaux situés dans plusieurs villes.
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En plus de gagner du temps lors de la recherche de documents spécifiques dans des dossiers papier, les employeurs peuvent gagner du temps par d'autres moyens. Si un employeur a besoin du dossier papier de quelqu'un en raison d'une mesure disciplinaire ou d'un examen de performance, il devra attendre que quelqu'un le localise pour le lui remettre. Lorsque le système est informatisé, elle peut simplement rechercher les informations sur son ordinateur sans avoir à attendre. Le classement des documents s'effectue également plus rapidement, ce qui permet de gagner du temps.
Statistiques
Les employeurs s’appuient parfois sur des statistiques pour évaluer leurs employés et les besoins de l’entreprise. Lorsque les dossiers du personnel sont informatisés, un employeur peut demander à l'ordinateur de rassembler des statistiques spécifiques, telles que les niveaux de production, les absences ou les taux de roulement, afin de trouver des moyens d'améliorer l'entreprise. Ces statistiques peuvent donner à un employeur une mine d'informations importantes. Si la haute direction demande ces statistiques, l'ordinateur facilite la compilation des informations et peut rapidement créer un graphique pour mieux illustrer les statistiques.
Les tendances
Certains employés affichent des tendances dans leurs habitudes de travail qui peuvent renseigner un employeur sur des problèmes potentiels. Par exemple, un employé peut avoir l'habitude d'appeler malade une fois toutes les deux semaines le même jour de la semaine. Certains employés choisissent le lundi ou le vendredi de prolonger une fin de semaine, tandis que d’autres choisissent un itinéraire plus discret en utilisant une journée au milieu de la semaine. Un système informatisé de gestion du personnel peut aider un employeur à identifier des tendances de ce type plus facilement que le recours à des enregistrements papier et à la mémoire.
