Avec toutes les méthodes de communication disponibles, vous penserez peut-être que vos employés n'auraient pas besoin de formation en messagerie entre bureaux. La vérité est que la variété des options rend souvent difficile le choix du bon chemin. L'établissement de quelques règles et meilleures pratiques garantit que les employés font les bons choix lorsque plusieurs bureaux dialoguent. Lorsque vous avez des protocoles clairs, il y a moins de conflits et de malentendus.
$config[code] not foundCréation de politiques et de procédures
La rédaction, la rédaction, la révision et la publication des politiques et procédures formalise les interactions fondamentales qui se produisent dans votre entreprise. Si vous ne prenez pas le temps d’examiner ces situations, des violations de la sécurité et des problèmes de confidentialité pourraient nuire à vos opérations. Vous devez définir des normes pour la collecte, le traitement, le transfert et l'utilisation des informations entre les bureaux, à l'aide de courriers électroniques, d'enveloppes spéciales pour le courrier postal et d'autres méthodes accélérées. Veillez à protéger les données du personnel et des clients et assurez-vous de votre conformité légale. Par exemple, formez les employés à la détection des courriels suspects représentant du phishing ou d’autres activités Internet frauduleuses.
Développer des modèles
La formation des employés sur la communication entre bureaux devrait indiquer comment utiliser les modèles de courrier électronique, de lettres d’information, de présentations et d’autres informations de bureau. En créant un format standard, vous imposez l'utilisation du logo, des polices et des couleurs de la société. Leur publication sur un site intranet de la société les rend facilement accessibles à tous les employés. La formation implique de décrire le but du modèle, comment le personnaliser et l’utiliser.
Exercices de jeu de rôle
Une communication interoffice inefficace se produit lorsque les personnes ne s’expriment pas clairement, s’écoutent attentivement et se respectent complètement. En effectuant des exercices de renforcement d'équipe, vous donnez à votre personnel la possibilité de s'exercer à communiquer dans un environnement de travail non menaçant. Par exemple, divisez en paires un groupe d’employés de différents endroits. Demandez aux participants de réfléchir à une conversation difficile, telle que mettre fin à un employé. Une personne joue le rôle du gestionnaire et l'autre personne joue le rôle de l'employé. Après cinq minutes de diffusion du message, demandez aux participants de discuter de la conversation et de ce qui a ou non facilité le processus. Nous ne pouvons pas éviter les désaccords ou les négociations sur le lieu de travail. Cependant, en apprenant à déchiffrer des schémas qui ne contribuent pas à la résolution, nous pouvons converser sans nous défendre, écouter le vrai sens de ce qui est dit, rester calme malgré les accusations et la colère et nous concentrer sur une résolution productive des problèmes.
Récompenser et reconnaître les bons communicateurs
Une fois que vous avez établi des modèles de communication efficaces, perpétuez la tendance en récompensant et en reconnaissant les personnes qui dispersent les conflits et collaborent. Par exemple, vous pouvez récompenser les joueurs de l'équipe qui utilisent les médias sociaux de manière responsable pour promouvoir les produits de l'entreprise en distribuant de petits jetons de votre appréciation, tels que des cartes-cadeaux, des billets de cinéma ou des coupons. Vous pouvez également remercier publiquement les employés pour leur capacité à tenir les gens informés lors de réunions d'entreprise, d'événements et de cérémonies. Par exemple, fournissez un certificat de réussite pour le meilleur bulletin d’information distribué dans votre entreprise.
