Lorsqu'il s'agit de traiter la documentation, aucun détail n'est trop petit pour les procédures d'intégration ou les attentes des employés. Mais quand est-il utile de voir certaines réglementations imprimées? Nous avons posé à neuf membres du Young Entrepreneur Council (YEC) la question suivante:
"Quels documents assurez-vous d'avoir des copies physiques de toujours à portée de main autour du bureau et pourquoi?"
Voici ce que les membres de la communauté YEC avaient à dire.
$config[code] not foundLes copies physiques de documents sont utiles pour:
1. Notre énoncé de mission et nos valeurs d'entreprise
«Notre équipe a défini notre culture en huit locataires appelés« The Modify Way », et ils sont restés sur le mur depuis. Ce document décrit comment les fans, les investisseurs, les partenaires commerciaux et les employés peuvent s’attendre à ce que l’équipe Modify agisse. En le postant, nous pouvons rester concentrés et fidèles à nous-mêmes. Le rendre public et important nous oblige également à évaluer et à actualiser à mesure que notre culture se développe. »~ Aaron Schwartz, Modify Watches
2. Preuves de conception
«En tant qu’agence de création de marques et de design, nous passons la plupart de notre temps à travailler sur des écrans pour mobile et sur le Web. Mais souvent, regarder des écrans pendant des heures interminables donne également l’impression que vous êtes dans un vortex. Nous imprimons tous les travaux que nous réalisons pour les clients, y compris les logos, les palettes de couleurs, les structures filaires, les écrans d'applications mobiles, etc., afin d'obtenir un meilleur contexte et une expérience concrète pour les travaux au-delà de l'écran.
3. Reçus de dépenses
«Croyez-le ou non, de nombreuses organisations exigent toujours des copies physiques des reçus pour obtenir un remboursement, et numériser un reçu et l'envoyer par courrier électronique ne suffira tout simplement pas. Pour cette raison, je conserve tous les reçus sur papier dans un dossier jusqu'à ce que je reçoive le paiement. Si un reçu est envoyé par courrier électronique, je prends l'habitude de l'imprimer et de le placer également dans le dossier. au travail
4. Documents d'assurance
«Conserver des copies papier des documents d’assurance, même si vous en avez une copie numérique, est particulièrement important lorsque des problèmes se posent. Par exemple, si vous enregistrez vos documents d’assurance sur un disque dur de bureau qui est corrompu par la suite, il peut être difficile d’accéder rapidement à une autre copie. Avoir une copie papier des documents d'assurance importants fournit un accès immédiat en cas de panne de courant. ”~ Kristopher Jones, LSEO.com
5. Plan stratégique de notre entreprise
«Votre plan stratégique est le guide de votre entreprise pour se développer et réussir dans l’avenir. Chaque employé doit pouvoir accéder au plan stratégique et le consulter pour s’assurer que ce qu’il fait fait progresser votre entreprise.Lorsque les employés savent comment lier leurs tâches à votre vision stratégique, votre entreprise se trouve sur un terrain beaucoup plus solide. »~ Nicole Munoz, Start Ranking Now
6. Panneaux de vision
«À l'heure actuelle, tous les documents de l'entreprise sont virtuels et se trouvent sur le cloud entre différentes plates-formes, notamment Google Drive, Dropbox, Adobe Echosign et Podio. Les seuls documents physiques que nous avons tous à portée de main sont les tableaux de bord créés au début de l’année. Ceux-ci aident les employés à se rappeler de leurs objectifs professionnels et personnels. Tout le reste est facilement accessible sur le cloud. "~ Marcela De Vivo, Brilliance
7. rien
«Nous essayons de rendre tout ce qui est électronique et de le mettre dans notre tableau de bord. Ainsi, nos employés locaux et distants peuvent tous accéder à tout. Nous avons quelques affiches obligatoires pour la conformité des lieux de travail, des sauvegardes de documents clés en ligne en cas de sinistre et des reçus de stockage. Mais dans l’ensemble, nous avons mis en ligne toutes nos idées, matériaux et documents de base pour l’accès de l’équipe. »~ Peter Boyd, PaperStreet Web Design
8. Tout ce qui concerne les taxes
«Je mets à peu près tout dans les disques durs cryptés et le cloud, mais la seule chose à laquelle je refuse de détruire ou de sacrifier des copies physiques est tout ce qui a trait à l'impôt. Cela signifie des reçus, des factures, des contrats, des déclarations de revenus, des relevés, des notifications, etc. Je range les copies chez moi et à mon bureau dans des endroits sécurisés et je garde tout cela bien organisé pour qu’il soit facile à conserver. Ne jouez pas avec l'IRS! "~ Robby Berthume, Bull & Beard
9. Posters légalement requis
«Les affiches sur la législation du travail ne sont pas les documents les plus passionnants, mais le département américain du Travail et le département américain du Travail exigent légalement que les employeurs les affichent de manière ostensible au bureau. Vous pouvez utiliser l'outil de conseil en affiches du ministère du Travail pour identifier les affiches dont vous avez besoin ou faire appel à une entreprise d'affiches de conformité. ”~ Roger Lee, Captain401
Impression d'une photo de presse via Shutterstock
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