Que pensez-vous: sous-estimons-nous tous l'importance du courrier électronique? Peut-être parce qu'il se perd dans le spam ou à cause de canaux alternatifs tels que Twitter, LinkedIn et Facebook? Une personne intelligente m'a rappelé récemment que la messagerie électronique est la colonne vertébrale des médias sociaux.
Et dans un récent article sur l'étiquette dans le forum OPEN d'American Express, Steve Strauss, expert en petites entreprises, a écrit:
“Le courrier électronique est désormais la forme dominante de communication d'entreprise et doit être traité comme tel. Certaines politiques uniformes aident tout le monde à rester sur la bonne voie. "
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Je dis que même avec le «e» devant, c’est toujours du courrier. C'est votre communication d'entreprise. Ce n’est pas que des ventes. Et notre immersion dans des communications texte rapides et négligentes ne signifie pas que nous ne devrions pas prêter attention à nos propres courriels. Et si vous voulez le faire - et y faire face, vous le faites - faites-le correctement. Je pense que ma liste ici n’est rien que nous ne sachions tous déjà, mais nous aurons peut-être besoin de rappels. J'espère que ça aide:
1. Soyez bref. Nous sommes tous occupés. La plupart d'entre nous parcourons nos courriels, recherchent les points clés et tentent d'y accéder rapidement. Je n’ai jamais écrit quoi que ce soit qui n’était pas plus utile quand on le coupait à la moitié de sa longueur.
2. Faire de la ligne d'objet un résumé. Celui-ci semble évident, mais analysez vos propres courriels et vous constaterez que la plupart des sujets sont au mieux désordonnés. Nous avons des fils qui se développent comme des boules de neige attachées au sujet du premier message, sujet qui a depuis longtemps été changé. Nous avons abordé des sujets tels que les manchettes, essayant de nous amener à continuer à lire. Ne ressemblez pas à un spammeur. Décrivez votre message dans votre sujet.
3. Commencez et terminez par «vous». C’est l’un des principes fondamentaux de l’écriture de lettres commerciales: Adressez aux intérêts de votre lecteur. Commencez votre premier paragraphe avec le mot «vous» et incluez quelque chose comme «vous m'avez demandé…» ou «vous vouliez…» ou «vous avez mentionné» ou «vous avez besoin». Commencez votre dernier paragraphe avec «vous» et soulignez ce que votre lecteur va sortir de faire ce que vous demandez.
4. Un seul sujet par message. Vous constaterez que les résultats réels de vos courriels augmentent considérablement lorsque vous divisez vos courriels en un seul message pour chaque sujet. Les messages supplémentaires que vous souhaitez inclure risquent davantage de se perdre. Casser les messages.
5. Utilisez le ton approprié. Soyez prudent et soyez correct avec le ton. Le sarcasme, la parodie et l'ironie sont difficiles à mettre en texte dur et froid en noir et blanc. Les tons sont très facilement incompris. Ne jamais écrire un email qui pourrait être mal interprété et transmis à quelqu'un hors de son contexte. Ne jamais écrire un email qui serait embarrassant si cité.
6. N'envoyez pas de copies supplémentaires. C’est un message, pas une archive ou un coffre-fort. Nous détestons tous que ces copies supplémentaires soient envoyées par courrier électronique à toute personne susceptible de vous accuser vaguement de ne pas avoir envoyé, traité ou suivi quelque chose. Envoyez votre courrier électronique aux personnes auxquelles il est destiné et à personne d’autre.
7. Respecter l'orthographe et la grammaire. Utilisez au moins un correcteur orthographique, mais reconnaissez que les correcteurs orthographiques ne détectent pas beaucoup d’erreurs flagrantes. Utiliser «là» pour «leur», par exemple, ou la confusion très courante d'apostrophes et de pluriel, comme si chaque mot du pluriel avait besoin d'une apostrophe. Essayez cette recherche google ou mon favori personnel, 10 erreurs d’orthographe courantes sur oatmeal.com. Ces erreurs font à vos communications ce qu’un gros morceau d’épinard pris entre vos dents fait à votre sourire.
8. N'oubliez pas que ce n'est pas privé. Le courrier électronique de votre entreprise appartient à la société et votre courrier personnel peut être appelé devant le tribunal. Les personnes qui veulent et savent comment snoop dans les emails. N'écrivez jamais dans un courrier électronique quoi que ce soit qui soit gênant pour vous ou votre destinataire, inapproprié, fanatique, illégal ou stupide.
9. Le courrier électronique n’est pas pour les arguments. Les mots en colère ne sont pas biodégradables. Ne discutez jamais dans un courrier électronique. Marchez dans le couloir ou prenez le téléphone. J’ai moi-même appris la chose à la dure, pensant que ma brillante utilisation de la langue anglaise pourrait, d’une manière ou d’une autre, faire valoir un argument meilleur que je ne le pouvais avec un discours désuet. Ça ne fait jamais. Le courrier électronique ne gagne presque jamais un point ou arrête un argument. Cela aggrave presque toujours les choses, pas mieux.
10. Attention à ces discussions. La plupart de nos logiciels de messagerie électronique construisent de longs courriers électroniques, comme les enfants construisent des boules de neige en descente. Chaque nouvel email est rassemblé ci-dessous dans le fil de discussion. Y a-t-il quelqu'un qui ne se soit pas rendu compte, trop tard, consterné, trop tard, que vous aviez accidentellement envoyé un fil de discussion contenant trop d'informations ou des commentaires embarrassants sur quelqu'un en cours de route? Ne vous détestez pas quand cela se produit? Et puis, mis à part ce problème, il y a juste la surabondance d'informations inutiles puisque chaque nouvel email dans le fil inclut tous les emails précédents. Pensez à la quantité de boues que nous envoyons par le biais du pipeline. Est-il nécessaire de rappeler à tout le monde, dans chaque courrier électronique, tout ce qui a été dit dans tous les courriers électroniques associés?
